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文章目录
- [5 Day 4：多维表格和自动化工作流](#5 Day 4：多维表格和自动化工作流)
-
- [5.1 配置多维表格自动化规则](#5.1 配置多维表格自动化规则)
- [5.2 创建飞书文档模板库](#5.2 创建飞书文档模板库)
- [5.3 Day 4 完成清单](#5.3 Day 4 完成清单)
5 Day 4：多维表格和自动化工作流
Day 4的目标是为多维表格配置自动化规则，并创建标准化的文档模板库。这些自动化规则让AI-Native组织能够"自动运转"。
5.1 配置多维表格自动化规则
飞书多维表格内置了强大的自动化引擎，可以基于数据变化自动执行操作。我们将配置3条自动化规则。
规则1：新需求自动通知
步骤1：创建"新需求自动通知"规则
打开"敏捷项目管理"多维表格：
-
点击右上角的"自动化"按钮
-
点击"创建自定义流程"
-
流程名称：改为"新增记录通知"
-
触发条件：选择"添加新记录时"
-
附加条件：字段"类型" = "需求"
-
执行操作：选择"发送飞书消息"
-
接收方 ：选择"
[团队名]-项目管理"群 -
消息内容：
📋 新需求提醒
────────────
需求标题：{标题}
优先级：{优先级}
负责人：{负责人}
创建时间：{创建时间}
截止日期：{截止日期}
────────────
请相关负责人及时查看并安排排期。
规则2：Bug超期提醒
步骤2：创建"Bug超期提醒"规则
在"自动化"页面选择推荐流程里的"定时触发→发送飞书消息"：
-
触发频率：每天 08:00
-
查找记录：点击查找记录，增加筛选条件
-
筛选条件：类型 = "Bug" 且 截止日期 早于 今天 且 状态 != "已完成"
-
执行操作：选择"发送飞书消息"
-
群聊选择 ：选择"
[团队名]-项目管理"群 -
消息内容：
🐛 Bug超期提醒
────────────
以下Bug已超过截止日期但尚未修复：{遍历符合条件的记录}
- {标题} | 负责人：{负责人} | 截止日期：{截止日期} | 已超期！
请相关负责人尽快处理！
规则3：客户跟进提醒
步骤3：创建"客户跟进提醒"规则
打开"CRM客户管理"多维表格，创建自动化：
-
触发条件：选择"定时触发"
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触发频率：每天 10:00
-
筛选条件：下次跟进日期 = 今天
-
执行操作：选择"发送消息到飞书群"
-
群聊选择 ：选择"
[团队名]-客户支持"群 -
消息内容：
👤 今日客户跟进提醒
────────────
以下客户需要今天跟进：{遍历符合条件的记录}
- {客户名称} | 联系人：{联系人} | 状态：{客户状态} | 备注：{备注}
请跟进人及时联系客户！
💡 提示 ：
多维表格自动化中的变量语法是使用花括号
{字段名}来引用字段值。请确保你创建的字段名与自动化规则中引用的字段名完全一致。
5.2 创建飞书文档模板库
标准化的文档模板是AI-Native组织保持高效协作的关键。我们将创建2个核心模板。
模板1：PRD（产品需求文档）模板
步骤1：创建PRD模板
进入知识库 → "02-产品文档"子文档，新建文档，标题为"PRD模板"，然后填写以下内容：
markdown
# PRD - 产品需求文档
## 文档信息
- **需求名称**：[填写需求名称]
- **需求编号**：REQ-YYYY-NNN
- **撰写人**：[姓名]
- **创建日期**：YYYY-MM-DD
- **最后更新**：YYYY-MM-DD
- **状态**：[草稿 / 评审中 / 已通过 / 已拒绝]
## 1. 背景与目标
### 1.1 背景
[描述需求产生的背景。为什么需要做这个需求？]
### 1.2 目标
- **业务目标**：[期望达成的业务效果]
- **用户目标**：[用户能获得什么价值]
- **成功指标**：[如何衡量需求是否成功]
## 2. 用户故事
作为 [角色]，我希望 [功能/能力]，以便 [价值/目的]。
## 3. 功能需求
### 3.1 功能列表
| 序号 | 功能名称 | 描述 | 优先级 | 预估工时 |
|------|---------|------|--------|---------|
| 1 | [功能1] | [描述] | P1 | [X天] |
### 3.2 详细功能说明
[逐一描述每个功能的详细行为]
## 4. 非功能需求
- **性能要求**：[如页面加载时间 < 2秒]
- **安全要求**：[如数据加密存储]
- **兼容性要求**：[如支持主流浏览器]
## 5. UI/UX设计
[附上设计稿链接或直接插入设计图]
## 6. 技术方案
[简要描述技术实现思路]
## 7. 依赖与风险
### 7.1 依赖
- [依赖的系统/接口/资源]
### 7.2 风险
- [可能的风险和应对措施]
## 8. 发布计划
- **计划上线日期**：[日期]
- **灰度范围**：[如先开放10%用户]
- **回滚方案**：[如出现问题如何快速回滚]
## 9. 附录
- [相关文档链接]
- [参考资料]模板2：会议纪要模板
步骤2：创建会议纪要模板
在"02-产品文档"子文档中新建文档，标题为"会议纪要模板"，填写以下内容：
markdown
# 会议纪要
## 基本信息
- **会议主题**：[填写主题]
- **会议日期**：YYYY-MM-DD
- **会议时间**：HH:MM - HH:MM
- **参会人员**：[列出所有参会人]
- **缺席人员**：[列出缺席人及原因]
- **记录人**：[姓名]
## 会议议程
1. [议程项1] ------ [时长]
2. [议程项2] ------ [时长]
## 讨论内容
### 议题1：[议题名称]
- **讨论要点**：
- [要点1]
- [要点2]
- **结论**：[最终达成的共识]
### 议题2：[议题名称]
- **讨论要点**：
- [要点1]
- [要点2]
- **结论**：[最终达成的共识]
## 决策记录
| 决策内容 | 决策人 | 决策理由 |
|---------|--------|---------|
| [决策1] | [姓名] | [理由] |
## Action Items（行动项）
| 序号 | 任务描述 | 负责人 | 截止日期 | 状态 |
|------|---------|--------|---------|------|
| 1 | [任务1] | [姓名] | [日期] | 待开始 |
## 下次会议
- **计划时间**：[日期和时间段]
- **待讨论议题**：
- [议题1]
- [议题2]
## 备注
[其他需要记录的信息]步骤3：设为模板
创建完两个模板后，分别在每个文档的右上角点击"..."→"设为模板"。这样团队成员在使用飞书文档"从模板创建"时就能直接使用这些模板。
5.3 Day 4 完成清单
- 自动化规则"新需求自动通知"已创建并启用
- 自动化规则"Bug超期提醒"已创建并启用
- 自动化规则"客户跟进提醒"已创建并启用
- PRD模板已创建并设为模板
- 会议纪要模板已创建并设为模板
- 已手动测试至少一条自动化规则（如添加一条测试需求，确认群聊收到通知）