【办公场景】我在会后一小时交了方案(PS:无需魔法战胜甲方)

我是法老猫,一个想养猫又心疼家具,只能起名法老猫的人。

最近想起来做一个系列,怎么用大模型帮助我更好摸鱼,怎么让我+AI=更强大的我。

先挖坑,这个系列的目标涵盖日常工作场景、开发场景、自媒体场景、教育场景和一些小项目搞钱的场景。

会议场景

早上九点,甲方召唤我进入线上会议的魔法阵,开启了一场耗时两小时的灵魂提问大会。马上十一点,会议尾声,就在我开始盘算中午哪家店的时候,甲方大boss突然来了个"神转折":十二点前要一份方案。

当然上面故事是编的,现实中甲方一般没这么变态,吧?

现在留给我的时间只有一个小时,怎么按照与甲方两个小时的battle内容整理出一份方案?

第一步:录制

好在我在会议开始时征询了参会方意见,开启了录制:

在结束会议的时候,自动打开了录制文件的文件夹(这是在本地录制的情况下, 如果云录制会打开对应下载页)。

或者在历史记录中查看会议记录,找到录制的文件。

第二步:转文字

找到文件之后开始第二步,将录制的视频转为文字稿。

这里我用的通义听悟,其他的还没测评,但是通义听悟真好用啊!免费安利,就几个阅读不配他们打钱。

每天签到送10小时的时长,怎么着也够用了。

tingwu.aliyun.com/u/jpev8qdlz...

(ps:用上面的链接会给我送30个小时的时长)

目前支持三种方式:实时记录、上传音视频、播客链接转写。

实时记录:网页也能实时录音,实时转译内容。但是录音的时候无法区分发言者,在结束的时候可以选择人数,然后转译,等待一段时间后就可以区分发言者了。

上传音视频:我的会议录制视频就是用这个整理的。

播客链接转写:没用过不知道。

剩下的功能自己体验... 转写后把会议记录导出PDF。

第三步:分析

到了这里不得不说月之暗面(名字真牛啊)的kimi,无需魔法,直接使用,在写文档方面效果我认为不比GPT4差,更适合中国人体质。

kimi.moonshot.cn/ (.cn的域名,看着都亲切了)

微信扫码就能登录,基本无门槛。功能就是上面截图这些。

把会议记录的文档拖进去,然后试试按照下面的流程提问:

1、你是我的秘书,首先了解会议总结的方法和总结内容结构,在了解后帮我根据文件内容整理会议总结

2、按照会议内容逐项为我详细总结,总结完成一项后询问我是否满意,我如果满意则继续下一项,直到总结完成。

3、需要你根据上面总结的内容整理一份系统解决方案的大纲。

4、按照大纲逐项帮我编写文档,每次只完成一个二级章节,如1.1。每完成一项需要你询问我是否满意,如果满意则继续下一项,直到总结完成。

注意:因为大模型的偷懒特性,每一次尽量让完成少量任务,可以根据文档情况,要求输出二级章节或三级章节。

当然分析结果不一定是你最终想要的,可以在文档中进行多次调整。测试kimi的记忆力还不错,如果发现有遗忘,可以重新发一次总结的内容。

到这里已经完成了文档制作。

第五步:让方案更高大上

再往后就是怎么让方案看起来更专业,可以按需来:

  • 给方案加上流程图
  • 再给整点表格
  • 给方案做一套汇报PPT

流程图

还是用KIMI,找到你想要做流程图的章节,告诉KIMI:

我需要你理解【章节号】的内容,并根据内容梳理流程,使用mermaid输出

KIMI直接出图!!GPT才给了个Mermaid代码,我还得复制到mermaid.live 的在线工具里。

如果想修改流程图,可以切换到Code模式,将代码复制到mermaid在线工具里编辑。代码结构非常简单,有手就会。

或者也可以告诉kimi,让它修改。

给文档整点表格

当然还是KIMI干活:

我需要你把方案中的功能清单使用表格输出,表头:系统、子系统、功能、子功能、功能概述、备注。注意"备注"栏目需要空着。

上面方式会把功能清单使用MarkDown代码的方式输出表格,在页面上展示很好,但是复制到Word里调整格式非常麻烦,所以复制之后记得清除格式。

效果就不展示了,上面的Prompt发一次试试看。

给方案做一套汇报PPT

为了让甲方更满意,我决定为这个方案做一套会议PPT。

你非常擅长做PPT,现在请你先输出PPT的关键要素,在输出关键要素后,根据上面我们沟通的项目信息,为项目做一套PPT方案,并使用MarkDown代码格式输出。注意PPT中需要有详细的内容

在输出MarkDown代码后,打开MindShow,这个是我目前用到比较方便的PPT工具,但是导出PPT需要VIP,当然聪明的朋友可以用多个邮箱白嫖...

bash 复制代码
https://mindshow.fun/#/login?inviteCode=6451522

使用我的推广链接会给我再续上几天的VIP,谢谢!

在这里把kimi输出的MarkDown代码复制进去,然后挑选模板,导出PPT。

另外在这里复制一个PPT工具对比文档,从"熊猫Jay字节之旅"文章里复制:

工具 优势 劣势
爱设计 视觉效果更多样式丰富需付费,但有推广计划 无明显劣势
MindShow 免费模版多操作方便 视觉不够丰富.
闪击 相对简单 语法复杂些, 需付费
Process ON 老用户多, 除 PPT 外其他功能众多 需付费
WPS AI 不仅支持 PPT、还有 Word、Excel 视觉效果很好暂时完全免费 需要申请资格

第六步:写一封邮件发给客户

所有工作都要留痕,建议方案文件还是用邮箱发送更好。(如果甲方没有或者不方便...还是微信吧)

继续让kimi干活。

帮我写一封给甲方的邮件,这封邮件会把上面我们整理的方案发给他,需要你在邮件中简单介绍一下方案内容。

到此,结束,我已经能感受到甲方满意的冲我竖大拇指了。

场景扩展

举一反三,除了能在线上会议用,线下会议录音了也能用。

没有录音有自己的文字记录也能用,就是多了一步要OCR识别,这个以后再说。

除了办公,听课也能用,就算没听课把课程视频导入进来也能自动总结要点,导出的文档里加上时间甚至可以让分时段总结。

好了,本期结束,如果上面的内容有帮助,希望可以分享,阅读量、分享量就是对我的激励。

我的其他办公场景类文章:

做GPT合格甲方的三个小技巧,让她想清楚再回答

怎么用大模型做流程图

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