使用采购管理软件构建更高效的采购模式

采购流程是企业整个采购部门的关键要素。无论企业规模大小,构建采购流程的模式都将直接影响企业控制成本、管理风险和保持流程弹性的能力。

下面我们将解释采购模式的类型、优缺点,以及如何确定哪种模式最适合你的采购部门。

集中采购的优缺点

在集中采购模式中,所有采购均由单个团队、部门或分支机构管理和处理。这意味着任何员工或团队的采购都必须通过单一采购流程提交、审核和批准。

在决定为企业集中采购时,需要考虑很多因素。大多数企业的主要驱动因素通常是节约成本,但也有其他重要因素需要权衡。

集中采购的优点

  1. 减少库存

通过集中采购,可以随时减少库存量,腾出宝贵的存储空间,并有助于降低账面成本。

  1. 改善现金流

当大批量采购时,可能会获得折扣,从而增加现金流。此外,一次性支付一大批货物的货款也有助于改善企业的现金流。

集中采购的缺点

  1. 合同不灵活

当承诺从单一供应商处大量采购某种产品时,可能会被不灵活的合同所束缚。利用供应商的优惠价格或在必要时改用其他产品时会受到限制。

  1. 交货期长

当大量采购时,可能需要更长的时间才能收到货物。如果需求突然激增或遇到其他生产问题,这可能会成为问题。

分散采购的优缺点

分散采购是指由各个专门团队、部门或分支机构进行采购和管理的模式。这意味着团队或员工根据其需求向各个部门或团队提出采购请求,而不是单个部门。

分散采购的优点

企业内部组织采购职能有许多不同方法。一些企业选择集中采购,而另一些企业则选择分散采购。每种方法都有自己的优缺点,在决定如何组建自己的采购部门之前,需要考虑这些优缺点。

  1. 加快采购流程

在分散采购模式下,采购流程会加快。

而在集中式系统中,企业的所有采购都由一个部门负责,可能会导致采购流程延迟。

这是由于,在采购之前必须获得多个来源的批准,采购团队需要从各部门获取采购申请、填写并提交最终审批。

  1. 供应商更加多元化

在分散式采购模式中,各个团队建立供应商关系,并能够根据当前情况确定最适合的供应商。

分散采购的缺点

  1. 可能导致重复采购

分散采购的主要缺点之一是可能导致重复采购。每个部门负责自己的预算,可能不知道其他部门采购了什么。

  1. 可能鼓励不必要的采购

分散采购也可能鼓励不必要的采购,因为每个部门都试图证明自己的预算是合理的。因此,采购部门应制定明确的指导方针和预期目标,以避免出现这种情况。

集中采购还是分散采购?哪种方式最适合你的企业?

这取决于具体需求和情况。如果需要快速应对市场变化,分散采购可能是最佳选择。如果想更好地控制供应链,集中采购可能是更好的选择。

根据采购项目的不同,一些企业会选择集中采购和分散采购相结合的方式。例如,他们可能会集中采购原材料,然后允许个别地点采购成品。在合同管理方面,许多企业选择集中采购部门。

企业规模也是考虑的因素。如果是大公司,集中采购更能发挥规模经济的优势。

如果是小公司,分散采购可能是更好的选择,可以更加灵活。例如,如果需要快速改变产品组合,分散采购会让你更快地做到这一点。

在决定分散采购还是集中采购时,必须考虑所有因素,做出最适合贵公司的决定。

使用8Manage SRM构建更高效的采购模式

无论选择集中式、分散式还是混合模式,都能从8Manage SRM自动化采购管理软件中受益。在该软件的帮助下,你可以更快、更省成本地完成更多采购工作。

-提出和审批采购申请

-电子化招投标

-简化流程并确保供应商合资格

-接收和匹配发票和订单

-自动进行采购付款

-评估供应商绩效和风险

-查看供应商生命周期中的所有活动

-维护库存记录的准确性,预测需求

-创建可定制的报告,包括支出和分析

通过8Manage SRM采购管理软件,企业可对采购每个环节进行严密的跟踪与管理,在实现采购活动自动化的同时,还实现了合规性、可视性和控制力,最终减少了错误、重复采购和超支,并提高了采购效益。

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