在定义和管理每个正在进行的项目的资源、任务、收益、风险和优先级时，项目组合管理已成为公司的战略要素。为了实现高效的项目组合管理，PMO 经理需要评估Excel 是否满足他们管理项目组合的需求，或者是否应该尝试不同的解决方案，例如项目管理软件。
Excel，经济灵活的工具
项目组合管理需要记录大量数据（预算、人员分配、时间记录、行动计划、甘特图等），这些数据必须是最新的并且随时可供项目组的所有成员使用。
许多公司和组织依赖它来管理项目组合。原因如下：
• Excel可免费用于项目管理目的，因为它默认包含在Microsoft 365套件中，无需额外成本。
• 它易于使用，大多数人都熟悉Excel，因此无需额外的培训成本。
• Excel具有灵活性和适应性，可以用于创建和管理各种资源，如仪表板、时间表、报告和数据分析，这些对于高效的项目管理至关重要。
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使用Excel管理项目组合的问题
Microsoft Excel 提供的功能使其成为单个项目管理等的理想工具。然而，在管理项目组合时，它并不是高效且受控的项目组合管理的最合适工具。有以下5个理由。
- 维护效率低、成本高
尽管Excel可以用于高级别的项目组合管理，但在Excel中开发项目管理解决方案（需要配置宏指令、复杂的公式等）是一项复杂的任务，一是需要花费大量的时间，二是需要外部顾问来帮助开发此方案，这就导致一定的成本支出。
另外，更新项目组合信息也是一项耗时的日常任务，如果由于某些项目的策略或优先级变化而必须更改大量数据，那么更改 Excel 电子表格中的数据可能需要花费几个小时来完成。
2.监控变化的可见度较低
Excel 的设计初衷并不是为了供多人同时处理其电子表格。在项目组合管理团队中，使用Excel可能会导致更新了错误版本的文档，也没有更改历史记录来查看团队电子表格中所做更改的作者是谁。
- 纠正错误的复杂性
在Excel中捕获与项目组合相关的所有信息可能需要使用公式甚至宏指令，以确保不同项目的通用信息（如优先级、预算、资源分配、截止日期、交付时间等）之间相互连接，并在一定程度上实现自动化。
然而，任何意外错误都可能导致文档中发布的信息显示不正确，而找到问题的根源可能非常困难。例如，如果错误出现在Excel宏的配置中，并且设计该宏的人员不再在组织中工作，则可能需要重新设计整个电子表格。
- 信息丢失的风险
尽管许多公司和组织已经使用Microsoft 365套件，允许在云中处理Excel文档并托管在OneDrive上，但出于公司文化或安全原因，项目组合管理团队仍更倾向于将电子表格本地存储在共享网络文件夹中。
这种做法肯定存在风险，因为团队成员可能会意外地将Excel保存在其计算机上，导致其他成员无法看到所做的更改。或者，它可能被错误地添加为从外部发送给无权访问该信息的人员的电子邮件的附件。
- 信息的可见性
Excel的设计目的不是按级别授予用户访问权限，因此团队中的所有成员将能够在Excel工作表中看到相同的信息，这会导致：一些成员不应访问文档的某些部分，或者不应更改文档的某些部分（如预算、人员分配）。此外，需要负责人验证后才能发布文档的更改。
为了实现高效的项目组合管理，日常使用的项目组合管理工具也必须高效。因此，由于上述原因，我们建议从现在开始使用专业项目管理软件来进行项目组合管理。
Excel与项目管理软件：与Excel相比，专业项目管理软件能带来什么？
对于管理多个项目组合的组织和公司来说，使用项目管理软件是最合适的解决方案。项目管理软件集成了一系列重要的战略特征，可以有效地管理项目组合：
• 创建和管理无限数量的项目组合，使日常工作中同时管理多个项目组合变得简单直观，无需费时更新Excel中的信息。
• 实现整个项目组合的战略协调，通过对项目进行排名和优先级，基于估计收益、成本和风险，为组织提供清晰的战略视角。
• 提供实时信息，确保使用的项目组合始终是最新版本，包括预算、截止日期和资源分配，从而最大程度地利用组织资源。
• 提供定制仪表板和管理报告，包括甘特图、仪表板、看板、总体规划和定制报告等，有助于可视化组织见解和高效解决方案。
• 与Excel数据集成，允许将数据直接提取到Excel中，同时节省购买在线数据处理工具的成本。
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8Manage PPM，企业所需的项目管理软件解决方案
如果你需要的是灵活且易于使用的解决方案，8Manage PPM就是您正在寻找的项目管理软件。PMO 经理、项目经理、IT 经理和战略经理可以受益于8Manage 中用于管理组织项目组合的所有功能。
诱因控制：项目失败的最大诱因是项目花费了时间和成本，但利害关系人不满意项目的成果。要避免以上诱因，最重要是控制 (i)需求、(ii)人力资源 和 (iii)项目执行效率。8Manage PPM从以上三个方面进行管理：需求管理帮助您应对坏的需求、冲突的需求、未记录的流程、优先级的改变和缺乏接触最终用户等问题；资源管理提供以合适的成本部署胜任资源、降低资源成本、提前控制项目成本和提高员工生产力等技巧；执行管理为项目团队提供有效的追踪并能在第一时间侦察异常，让项目团队发挥最有效的执行力。
端到端数据完整性：8Manage PPM 将项目信息统一储存在集中的数据库中。每个项目干系人看到的项目信息都来自同一个数据库，并实时显示或刷新。当项目干系人变更任务信息时，这次变更将实时录入数据库。同时，8Manage PPM 与客户关系管理 (CRM)、供应商关系管理 (SRM) 和 全自动化 (FAS) 系统预先建立集成，将四眼原则和 OLTP （实时联机交易处理）应用于端到端工作流。
功能丰富：8Manage PPM可以从立项-计划-实施-收尾等全过程监控，可以管理到项目的进度、人员、工时、沟通、变更、问题、风险、质量、交付、验收、成本及收入等方面。且提供广泛的报告和数据分析可能性，记分卡、可配置仪表板、报告等。
支持多种方法论：8Manage PPM 支持不同的方法论，不管是瀑布式项目管理还是敏捷项目管理。
结语
根据组织规模和管理的项目数量，Excel可以作为基本的项目管理解决方案。它具备创建和管理仪表板、时间表、预算等功能，适用于项目组合量较小的组织。特别是在变革管理尚未完善且项目数量较少的公司中，Excel可作为实施更全面项目管理解决方案的垫脚石。
然而，为了有效管理项目组合，8Manage PPM等项目管理软件是更适合的解决方案。这些软件提供了资源管理、自动化操作、创建自定义报告和分析等功能，同时管理访问权限、审核每个更改，并与公司战略保持一致。此外，它们提供广泛的功能来分析、跟踪和可视化相关信息，例如甘特图、总体规划、路线图和看板等。