Excel基础:数据查看

本文详细介绍了Excel中的数据查看、行列大小调整、冻结、拆分、隐藏等操作,帮助您提升工作效率,文章结尾附加了一张思维导图,方便记忆。

文章目录

    • 一、切换和翻页
      • [1.1 切换工作簿](#1.1 切换工作簿)
      • [1.2 切换工作表](#1.2 切换工作表)
      • [1.3 数据翻页](#1.3 数据翻页)
    • 二、行列调整
      • [2.1 列宽调整](#2.1 列宽调整)
      • [2.2 行高调整](#2.2 行高调整)
      • [2.3 显示比例调节(缩放)](#2.3 显示比例调节(缩放))
    • 三、冻结窗格
      • [3.1 冻结首行/首列](#3.1 冻结首行/首列)
      • [3.2 自定义冻结](#3.2 自定义冻结)
      • [3.3 取消冻结](#3.3 取消冻结)
    • 四、拆分窗口拆分
      • [4.1 创建拆分](#4.1 创建拆分)
      • [4.2 调整拆分](#4.2 调整拆分)
      • [4.3 取消拆分](#4.3 取消拆分)
    • 五、隐藏
      • [5.1 隐藏行列](#5.1 隐藏行列)
      • [5.2 取消隐藏行列](#5.2 取消隐藏行列)
      • [5.3 工作表隐藏/取消隐藏](#5.3 工作表隐藏/取消隐藏)
    • 六、思维导图

一、切换和翻页

在同时处理多个工作簿(.xlsx文件)时,经常需要在工作簿/表间切换,掌握快速切换可以显著提高操作速度。

1.1 切换工作簿

切换工作簿都是可以直接从Windows的任务栏中选择,也可以采用下面的方法快速切换。

鼠标操作:

根据文件名选择特定的工作簿。

  1. 点击菜单栏的"视图"选项卡
  2. 在"窗口"组中找到"切换窗口"按钮
  3. 从下拉列表中选择需要切换的工作簿

键盘快捷键:

如果不是需要选择特定的工作簿,或者我们仅仅打开了2个工作簿,那么用快捷键切换速度会更快。

  • Ctrl+Tab/F6:在已打开的Excel工作簿之间快速

1.2 切换工作表

当有很多工作表时,可以直接点击标签来选择。如果工作表超出了状态栏,那么可以用快捷键来快速滚动。

基础操作:

  • 直接点击底部的工作表标签(Sheet1、Sheet2等)

键盘快捷键:

  • Ctrl+PageUp:向左切换工作表,按住PageUp会快速向前滚动
  • Ctrl+PageDown:向右切换工作表,按住PageDown会快速向前滚动

1.3 数据翻页

当工作表中数据量变大,一页显示不下时,则需要翻页来查看数据,翻页可以上下翻页或左右翻页。可以通过拖动滚动条或使用快捷键来完成。

垂直翻页:

  • 鼠标滚轮:自由滚动
  • PageUp:向上滚动一屏
  • PageDown:向下滚动一屏

水平翻页:

  • Alt+PageUp:向左滚动一屏
  • Alt+PageDown:向右滚动一屏

快速翻页:

• 按住Shift键拖动滚动条可加速滚动

• 点击滚动条空白处可快速定位

二、行列调整

当单元格的内容和单元格大小不符合时,可能出现内容无法完全显示或大量空白,这时需要调整单元格的大小来适配内容。

2.1 列宽调整

手动调整:

  1. 将鼠标移至列标(A、B、C等)右侧分割线
  2. 当光标变为双向箭头时,左右拖动调整

自动调整:

  • 双击列标右侧分割线:根据内容自动调整列宽
  • 选择多列后双击任一列右侧分割线:批量自动调整
    下面Excel中DEFG列的宽度和内容不匹配,DE列显示不完整,EF存在大量空白,选中4列后,双击任意两列中间的分割线,Excel自动完成调整。

    上面的操作也可以在选中多列后,通过菜单:开始 → 单元格 → 格式 → 自动调整列宽 完成

精确调整:

  1. 选中目标列(1列或多列)
  2. 右键点击选择"列宽"
  3. 输入具体数值(如8.5代表8.5个字符宽度)
    这种方式所有的列都会设置为相同的宽度,不考虑内容大小。

2.2 行高调整

行高的调整方法和列宽类似,这里不再演示,具体调整方法如下。

手动调整:

  • 拖动行号(1、2、3等)下方分割线上下移动

自动调整:

  • 双击行号下方分割线:根据内容自动调整行高
  • 选择多行后双击任一行下方分割线:批量自动调整
  • 菜单操作路径:开始 → 单元格 → 格式 → 行高

精确设置:

  1. 选中目标行
  2. 右键点击选择"行高"
  3. 输入具体数值(如15表示15磅高度)

2.3 显示比例调节(缩放)

缩放可以用来调整单元格显示大小,缩放是等比例放大/缩小,常用于将内容调整至合适查看的大小。

快速缩放:

  • Ctrl+鼠标滚轮:快速放大/缩小
  • 状态栏右下角滑块:拖动调节显示比例

精确缩放:

  1. 点击"视图"选项卡或右下角滑块旁显示比例数字
  2. 在"显示比例"组中选择"缩放"
  3. 输入具体百分比或选择预设比例

智能缩放:

智能缩放用于重点查看某区域内容,当选中区域后,将指定区域缩放为全屏大小。

  • 选择数据区域后,点击 视图 → 缩放 → 缩放到选定区域,全屏显示选中区域
  • "100%"按钮可快速恢复默认比例

三、冻结窗格

冻结窗格的意思是被冻结的窗格将永远显示活动窗口中,常用来在冻结标题,在翻页后方便对照数据。

3.1 冻结首行/首列

冻结首行/首列后,翻页时,首行/首列不会因为翻页而消失,方便对照查看数据的含义。

操作:视图 → 窗口 → 冻结窗格 → 冻结首行/首列

3.2 自定义冻结

冻结首行/首列,只能冻结第一行/第一列,当需要冻结多行时,可以使用自定义冻结。

  1. 选中冻结列右方和冻结行下方的第一个单元格
  2. 视图 → 窗口 → 冻结窗格

3.3 取消冻结

视图 → 窗口 → 取消冻结窗格

四、拆分窗口拆分

当表中有些数据距离较远,但我们又想放一起查看时,可以将工作表分割为多个独立窗格然后拖动让它们靠在一起。

4.1 创建拆分

  1. 选择作为拆分点的单元格
  2. 点击"视图"→"窗口"→"拆分"
    此操作完成后,工作表被分为4个窗口,4个窗口的内容都是一样的,可以独立滚动。

4.2 调整拆分

  • 拖动分割线调整各窗格大小
  • 每个拆分窗格可独立滚动查看

4.3 取消拆分

  • 再次点击"拆分"按钮
  • 双击分割线
    如果不需要拆分为4个窗口,双击拆分线即可取消。

五、隐藏

当某些数据不需要显示,但又不想删除时,可以选择将其隐藏。

5.1 隐藏行列

  1. 选中要隐藏的行或列
  2. 右键点击选择"隐藏"

5.2 取消隐藏行列

  1. 选择包含隐藏区域的行或列(如隐藏了C列,需选中B和D列)
  2. 右键点击选择"取消隐藏"

5.3 工作表隐藏/取消隐藏

  • 右键工作表标签 → 隐藏
  • 取消隐藏:右键任意标签 → 取消隐藏 → 选择要恢复的工作表

    这些Excel基础操作技巧能够更高效地查看和编辑数据。建议在实际工作中多加练习,您的Excel操作效率必将大幅提升!

六、思维导图

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