飞书多维表格搭建设备租赁系统-和保养提醒

第一步进入飞书

点击多维表格

创建数据表

调整字段

选择数据格式

发布表单

创建工作流

配置触发:设备到期提醒

发布工作流

异常提醒

设备保养工作流

配置 提醒时间,提醒方式,提醒字段

提醒效果

在企业运营中,设备的良好运行对业务开展至关重要。借助飞书多维表格可高效建立设备保养维护管理系统,以下为详细步骤。

一、系统搭建前期准备

(一)进入飞书平台

打开飞书客户端或网页版,登录账号,进入工作空间。飞书作为协作平台,为后续操作提供基础环境。

(二)点击多维表格

在飞书应用中心找到多维表格应用并点击进入。多维表格以灵活的数据组织和展示方式,适配设备管理复杂需求。

二、数据表创建与设置

(一)创建数据表

进入多维表格后,点击 "创建表格",选择空白表格。此表格将成为设备保养维护信息的存储中心,可命名为 "设备保养维护表"。

(二)调整字段

根据设备管理要素,添加并调整字段。如 "设备名称""设备编号""购买日期""保修截止日期""上次保养日期""下次保养日期""保养周期""负责人员""设备状态" 等。各字段清晰记录设备关键信息,为后续管理提供数据支撑。

(三)选择数据格式

为不同字段设定合适数据格式。"购买日期""上次保养日期""下次保养日期" 选择日期格式;"设备编号" 设为文本格式;"设备状态" 可用单选框列出 "正常""故障""待保养" 等选项,使数据录入规范、易读。

三、表单发布

完成数据表字段设置后,点击右上角 "发布表单"。表单是员工与系统交互入口,员工可通过表单便捷录入新设备信息或更新现有设备状态。

四、工作流创建与配置

(一)创建工作流

点击多维表格底部 "工作流" 标签,点击 "创建工作流",开启工作流设计,实现设备保养维护自动化管理。

(二)配置触发:设备到期提醒

  1. 选择触发条件:选择 "日期字段变化时",设定监控字段为 "下次保养日期"。当该日期临近,自动触发提醒。
  2. 设置提醒规则:如提前 3 天提醒,确保有充足时间安排保养。可设置提醒方式为飞书消息通知,接收人设定为设备负责人及相关维护人员。

(三)发布工作流

完成设备到期提醒设置后,点击 "发布",使工作流生效,按设定规则自动提醒相关人员。

(四)异常提醒

针对设备状态为 "故障" 情况,创建异常提醒工作流。触发条件设为 "设备状态字段变为'故障'时",提醒方式同样采用飞书消息,通知维修团队及时处理。

(五)设备保养工作流

  1. 创建流程:从设备提出保养需求到完成保养全流程设为工作流。如 "提出保养申请 - 审核 - 安排保养 - 完成保养 - 更新设备状态"。
  2. 配置 提醒时间,提醒方式,提醒字段:各环节设置提醒。如保养申请提交后,提醒审核人员及时处理;保养安排确定后,提醒保养人员及设备使用部门。提醒方式依需求选飞书消息、邮件等,提醒字段包含设备名称、保养要求等关键信息。

通过以上步骤,基于飞书多维表格搭建起功能完备的设备保养维护管理系统,提升设备管理效率,保障设备稳定运行,为企业生产经营助力。

阿雪技术观

在科技发展浪潮中,我们不妨积极投身技术共享。不满足于做受益者,更要主动担当贡献者。无论是分享代码、撰写技术博客,还是参与开源项目维护改进,每一个微小举动都可能蕴含推动技术进步的巨大能量。东方仙盟是汇聚力量的天地,我们携手在此探索硅基生命,为科技进步添砖加瓦。

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