飞书多维表格基础操作

本文档旨在指导用户从零开始搭建一套包含客户管理、电联记录及快捷录入功能的 CRM 系统，涵盖 AI 字段应用、自动化工作流配置及仪表盘展示。

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1. 环境准备与设置

在开始操作前，请确保使用体验最佳的客户端环境。

1. 安装客户端：下载并安装 Windows 版本飞书客户端。
2. 优化打开方式 ：
   • 点击飞书左上角个人头像 -> 设置。
   • 进入 效率 选项卡。
   • 找到"链接打开方式"，选择 优先在飞书导航栏打开（避免频繁跳转浏览器）。

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2. 数据表搭建

我们将创建三个核心数据表：客户资料库、电联记录表、快捷录入表。

2.1 表一：客户资料库

用于存储客户的基础信息及分级管理。

• 新建数据表 ：命名为 客户资料库。
• 添加字段 ：
  1. 客户姓名 ：类型选择 文本。
  2. 客情信息 ：类型选择 多选 -> 点击 AI 生成选项 -> 输入指令"常见的家庭成员关系" -> 生成并保存。
  3. 城市分类 （AI 捷径）：
     • 点击列标题 -> 探索字段捷径 -> 选择 分类（城市的 AI 分类）。
     • 添加类别：输入"超一线、一线、二线、三线及其它"。
     • 参照字段 ：选择 城市 字段。
     • 生成范围 ：选择 整列。
  4. 折扣计算 （AI 公式）：
     • 新建列，类型选择 公式 -> 点击 AI 生成公式。
     • 输入指令 ： 如果城市等级是超一线，就不打折；

       如果是一线，打8折；

       其它城市打7折；

       如果合同单价本身低于5000，一律不打折。

     • 确认生成公式并应用。
  5. 创建人 ：类型选择 创建人（系统自动生成）。
  6. 创建时间 ：类型选择 创建时间（系统自动生成）。

2.2 表二：电联记录表

用于记录与客户的沟通详情及分析。

• 新建数据表 ：命名为 电联记录表。
• 添加字段 ：
  1. 备注 ：类型选择 文本。
  2. 电话沟通记录 ：类型选择 文本（输入详细沟通内容）。
  3. AI 分析 ：
     • 类型选择 自定义 AI 自动充填。
     • 输入指令 ：对电话沟通记录进行分析，做出销售TODO。
     • 注意 ：指令中必须引用 电话沟通记录 字段。
  4. 关联客户 ：
     • 类型选择 双向关联 -> 关联数据表选择 客户资料库。
     • 操作：双击该列单元格，在弹窗中选择对应的客户资料。

2.3 表三：快捷录入表

作为原始信息的收集池，利用 AI 自动清洗数据。

• 新建数据表 ：命名为 快捷录入表。
• 添加字段 ：
  1. 语音/文本输入 ：类型选择 文本（核心输入源）。
  2. 客户姓名 （AI 提取）：类型选择 自定义 AI 自动充填 -> 指令：从 语音/文本输入 中提取客户姓名（未检测到全名则提取张厂长、陈教授等称呼）。
  3. 电话号码 （AI 提取）：类型选择 自定义 AI 自动充填 -> 指令：从 语音/文本输入 中提取客户电话号码。
  4. 核心需求 （AI 提取）：类型选择 自定义 AI 自动充填 -> 指令：从 语音/文本输入 中提取客户对产品的核心需求。
  5. 总结 （AI 总结）：类型选择 自定义 AI 自动充填 -> 指令：对 语音/文本输入 进行业务总结，不少于 50 字。
  6. 确认状态 ：类型选择 单选。
     • 选项：确认提交、有误。
     • 默认值 ：设为 未确认。

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3. 视图应用：表单收集

为 快捷录入表 创建一个简洁的输入界面，方便移动端或对外收集。

1. 新建视图 ：在 快捷录入表 页面，点击新建视图 -> 选择 表单视图。
2. 配置表单 ：
   • 将 语音/文本输入 设为 必填。
   • 隐藏 不需要填写的字段（如 AI 生成的总结、状态等，这些由后台处理）。
3. 测试数据 ：
   • 切换到"填写表单"模式。
   • 输入测试内容：今天拜访了王五，电话是13612345643，关注笔记本电脑的性能、重量、续航。
   • 提交后查看数据表是否自动提取了姓名、电话和需求。
4. 分享 ：点击右上角 分享表单，获取链接或二维码发送给同事。

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4. 自动化流程配置

通过自动化机器人减少人工操作。点击页面右上角的 自动化 进入配置界面。

4.1 流程一：确认提交通知

场景 ：当 快捷录入表 的数据核对无误，状态改为"确认提交"时，通知自己。

1. 创建流程：点击创建自定义流程。
2. 触发条件 ：
   • 选择触发器：新增/修改的记录满足条件时。
   • 数据表：快捷录入表。
   • 条件：确认状态 等于 确认提交。
3. 执行操作 ：
   • 操作：发送飞书消息。
   • 接收方：选择自己。
   • 内容：设置自定义的标题和通知内容。
4. 保存并启用。

4.2 流程二：机器人对话自动录入

场景：直接在飞书单聊中发消息给机器人，自动将内容录入到表格并触发 AI 分析。

1. 创建流程 ：重命名为 语音录入自动触发表单。
2. 触发条件 ：
   • 选择触发器：接收到飞书消息时。
   • 场景：当机器人接收到单聊消息时。
   • 用户：选择自己（指定仅自己发消息有效）。
3. 执行操作 ：
   • 操作：新增记录。
   • 数据表：快捷录入表。
   • 字段映射 ：
     • 选择列 语音/文本输入。
     • 点击值旁边的 + 号 -> 选择 第1步 接收到的飞书消息 | 消息内容。
4. 保存并启用。

4.3 自动化测试

找到配置流程的那个机器人助手，发送以下消息：

11月3日，拜访了维创电器王经理，电话13800981234。他对美的智能空调KFR-35GW非常感兴趣，核心需求是快速制冷与静音效果。已约好本周四下午3点带样机上门，现场演示静音运行并洽谈合作细节。

验证 ：前往 快捷录入表，检查是否新增了一行数据，且 AI 字段自动提取了信息。

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5. 进阶功能与可视化

5.1 定时提醒设置

防止遗漏重要日期。

• 操作 ：在任意包含时间的列（如创建时间或自定义截止时间）表头点击 右键。
• 选择 设置提醒 -> 设定规则（如：记录到期前/后 X 天） -> 设置接收人。
• 查看：设置好的提醒会显示在自动化流程列表中。

5.2 仪表盘搭建

将数据转化为直观的图表。

1. 新建仪表盘：点击左侧栏或底部的新建仪表盘按钮。
2. 添加组件 ：
   • 指标卡 ：
     • 数据源：客户资料库。
     • 统计：记录数量（显示客户总数）。
   • 饼图 （客户分布）：
     • 数据源：客户资料库。
     • 维度（分类依据）：城市的AI分类。
   • 进度图 （销售业绩）：
     • 数据源：客户资料库。
     • 目标值：合同单价（求和）。
     • 当前值：折扣公式 计算后的金额（求和），或根据实际需求选择字段。