一、规划绩效域
规划绩效域涉及整个项目期间组织与协调相关活动职能,这些活动和职能是最终交付项目和成果所必需的。
有效执行规划绩效域可以实现预期目标,主要包含:一是项目以有条理、协调一致的方式推进;二是应用系统的方法交付项目成果;三是对演变情况进行详细说明;规划投入时间成本是适当的;四是规划的内容对管理干系人的需求而言是充分的;五是可以根据新出新的和不断变化的需求进行调整。
1.绩效要点
1)规划的影响因素
一是开放方法
(1)采用预测型开发方法,在项目生命周期早期进行规划或组织,大部分规划都是预先进行的,在整个项目期间,最初的计划会渐进明细制定,但基本并不改变原来的范围。
(2)预先进行高层级规划,随后使用原型方法进行设计,在项目团队和干系人对设计表示同意后,项目团队再完成更详细的规划。
(3)项目团队实施迭代的适应型方法,一些规划会提前进行,以便制定发布计划,而进一步的规划在每个迭代开始时进行。
二是项目可交付物,产品开发或高技术项目采取持续性和适应性的规划,根据干系人的反馈和技术进步进行演变和变更。
三是组织需求,组织治理、政策、流程和文化会要求项目经理提供特定的规划成果。
四是市场条件,市场竞争激烈,为了使产品尽快进入市场,可以进行最低限度的前期规划。
五是法律或法规的限制,监管机构或法律法规有时要求县提供特定的规划文件,然后才能授权实施,或者获得批准向市场发布项目可交付成果。
2)项目估算
规划时需要对工作投入、持续时间、成本、人员和实物资源进行估算,估算是对某一变量(如项目成本、资源、人力投入或持续时间)的可能数值后结果的定量评估。
一是影响估算的因素
(1)区间,开始寻找项目机会时估算区间为-25%到75%;在项目生命周期进展中估算区间逐步缩小,进展良好项目估算区间一般为-5%到10%。
(2)准确度。准确度是指估算的正确性,准确度与区间相关,准确度越低,估算值的潜在区间就越大,随着项目进行项目的准确度逐渐提高。
(3)信心。信心会随着经验的增长而增加,处理以前的类似项目经验都有助于提高信心,面对新的和不断演变的技术,估算的信息会降低。
二是估算时可采用的方法。
(1)确定性估算和概率估算。确定性估算也称为点估算,表示为一个数字或金额。概率估算包括一定区间内的估算以及该区间内的相关概率。方法:根据多个可能结果计算加权平均值;进行模拟,对特定的结果进行概率分析。三个因素:具有一定的区间的点估算;置信程度;概率分布。
(2)绝对估算和相对估算。绝对估算时具体信息,使用实际数字;相对估算一般是基于一个特定基准进行。
(3)基于工作流的估算。基于工作流的估算时通过确定周期和产量来制定的,周期一个产品经过一个完成过程的总消耗时间,产量是指可以在给定时间内完成一个完整过程的产品数。
(4)对不确定性的调整估算。估算本身具有不确定性,不确定性与风险有关,可根据不确定性模拟的结果,通过增加应急储备的方式,调整关键可交付物。
3)项目团队组成和机构规划
规划项目团队的组成和结构时,充分考虑完成项目所需的技能组合,包括技能、熟练程度和类似项目经验。
4)沟通规划
沟通时争取干系人有效参与的最重要的因素,对沟通进行规划时,需要与干系人绩效域进行关联,包括干系人识别、分析、优先级排序和参与的内容。
5)实物资源规划
实物资源指人力资源以外的任何资源,包括材料、设备、软件、测试环境、许可证等。对资源交付、移动、存储和处置进行规划。包括对实物资源的流动轨迹进行跟。
6)采购规划
采购可以在项目期间的任何时候进行,预先规划有助于明确目标,确保采购过程顺利进行。
7)变更规划
项目团队应对变更控制进行规划,并制定相应的变更管理流程,以便整个项目期间可以按照变更控制流程、重新确定待办事项列表的优先级排序,或者重新确定项目基准,签订合同的项目应遵循已定义的合同变更流程。
8)度量指标和一致性
一是度量指标,确定度量指标、基准和临界值,以及确定测试和评估方法及流程是规划绩效域的重要工作。度量指标的原则是"只测量重要的东西"
二是一致性。在整个项目生命周期过程中,要保证规划和实际的一致性。
2.执行效果检查
1)项目以有条理、协调一致的方式推进
指标及检查方法,绩效偏差:对照项目基准和其他度量指标对项目结果进行绩效审查表明项目正在按照计划进行,绩效偏差处于临界值范围内。
2)应用系统方法交付项目成果
指标及检查方法,规划的整体性:交付进度、资金提供、资源可用性、采购等表明项目是以整体的方式进行规划的,没有差距或不一致之处。
3)对演变情况进行详细说明
指标及检查方法:规划的详尽 程度,与当前信息相比,可交付物和需求的初步信息是适当的、详尽的;与可行性研究与评估相比,当前信息表明项目可以生成预期的交付物和成果。
4)规划投入的时间成本是适当的
指标及检查方法:规划的适宜性,项目计划和文件表明规划的水平适合于项目
5)规划的内容对管理干系人的需求而言是充分的
指标及检查方法,规划的充分性,沟通管理计划和干系人信息表明沟通足以满足干系人的期望。
6)可以根据新出现的和不断变化的需求进行调整
指标及检查方法,采用待办事项列表的项目,在整个项目期间会对各个计划作出调整。采用变更控制过程的项目具有变更委员会,会议的变更日志和文档表明变更控制正字得到应用。
二、项目工作绩效域
项目工作绩效域涉及项目工作相关活动和职能。执行本绩效域可以实现的预期目标:高效且有效的项目绩效;适合项目和环境的项目过程;干系人适当的沟通和惨胡;对实物资源有效管理;对采购进行有效管理;有效处理变更;通过持续学习和过程改进提高了团队能力。
1.绩效要点
1)项目过程
项目经理和项目团队应该建立项目过程,并对项目过程进行定期审查,检查过程是否高效、是否存瓶颈、工作是否按照预期进行、是否存在阻碍等,同时遵守质量要求、法规、标准和组织政策等。
优化过程方法:
精益生产法:通过价值流图来测量增值活动和非增值活动之间的比率,用于识别是否存在非增值的冗余活动。
召开回顾会议:召开回顾会议或经验教训相关会议可以使项目团队审查自己的工作方式,并在必要时提出改进意见,以改善流程和效率。
价值导向审查:以价值为导向,审视"下一笔资金应该花在哪里",帮助项目团队确定他们应该继续执行当前任务还是进入下一项活动,以便优化价值交付。
2)项目制约因素
制约因素包括交付日期、法律法规、固定预算和质量政策等,在整个项目生命周期过程中,制约因素可能会发生变化。
平衡不断变化的制约因素,同时维护干系人的满意度是一项持续进行的项目工作,需要在整个项目生命周期中持续开展。
3)专注于工作过程能力
持续根据交付目标对项目进展情况进行评估和预测,同时持续评估和平衡项目团队的专注点和注意力,保持被激励状态。
4)管理沟通和参与
在项目进行过程中,如有大量的新的沟通请求提出,说明沟通规划不足以满足干系人的需要,此时需要干系人进一步参与,对沟通计划进行变更。、
5)管理实物资源
管理实物资源的目标任务主要包括:减少或消除现场的搬运和储存;消除材料等待时间;最小化的报废和浪费;促进安全工作的环境。
6)处理采购事宜
采购在项目生命周期过程中的任何阶段都可进行。
7)监督新工作和变更
敏捷或适应型项目中,项目工作会不断演变和变更,根据需要将新工作增加到待办事项列表,根据优先级进行处理;
预测型项目中,项目经理和项目团队与变更控制委员会和变更 请求者一起协作,通过变更控制流程积极管理变更,确保范围基准中只包含已批准的变更。
8)学习和持续改进
在整个项目周期过程中需要持续学习。项目具有临时性特点,因此项目结束后的知识转移对组织非常重要。
2.与其他绩效域的相互作用
项目工作绩效域与其他绩效域相互作用,而且对其他绩效域有促进作用,项目工作可促进并支持有效率且有效果的规划、交付和度量 ;项目工作可为项目团队互动和干系人参与提供有效的环境;项目工作可为驾驭不确定性、模糊性和复杂性提供支持,平衡项目的其他制约因素。
3.执行效果检查
一是高效且有效的项目绩效
指标及检查方法:状态报告,通过状态报告可以表明项目工作有效率且效果;
二是适合项目和环境的项目过程
指标及检查方法:过程的适宜性,证据表明,项目过程是为满足项目和环境的需要而裁剪的
过程的相关性和有效性,过程审计和质量保证活动表明,过程具有相关性且正得到有效使用。
三是干系人适当的沟通和参与
指标及检查方法:沟通的有效性,项目沟通管理计划和管理文件表明,所有计划信息与干系人进行了沟通,如有新的信息沟通需求或误解,可能表明干系人沟通和参与活动缺乏有效性。
四是对实物资源进行了有效管理
指标及检查方法:资源利用率,所有材料的数量、抛弃的废料和返工表明,资源正得到有效利用。
五是对采购进行了有效管理
指标及检查方法:采购过程适宜,采购审计表明,所采用的适当流程足以开展采购工作,而且承包商正在按计划开展工作。
六是有效处理变更
指标及检查方法:变更处理情况,使用预测型方法的项目已经建立变革日志,该日志表明,正在对变更作出全面评估,同时考虑了范围、进度、资源、预算、干系人和风险的影响;采用适宜型方法的项目建立待办事项列表,显示完成范围的比例和增加新范围的比率。
七是通过持续学习和过程改进提高了团队能力
指标及检查方法:团队绩效,团队状态报告表明,错误和返工减少,而效率提高。
三、交付绩效域
交付绩效域涉及与交付项目相关活动和职能。实现预期目标:项目有助于实现业务目标和战略,项目实现了预期成果;在预定时间内实现了项目效益;项目团队对需求有清晰的理解;干系人接受项目可交付物和成果,并对其满意。
1.绩效要点
1)价值交付
项目开发方法决定价值交付时间,可在整个项目生命周期内,也可在项目结束后。
2)可交付物
可交付物指项目的临时或最终产品、服务或结果,它有助于取得项目所要实现的最终成果。可交付物反应了干系人的需求、范围和质量。
(1)需求启发
记录需求的要求:清晰、简洁、可核实、一致性、完整、可跟踪。
(2)不断演变和发现需求
在采用迭代、增量型或适应型开发方法的项目,需求一般不能预先明确定义,可以使用原型、演示、故事板和模型的方法,通过需求演变,让干系人制定需求。
(3)管理需求
无论需求是已预先记录的、不断演变的、还是进展中新发现的,都需要对其进行管理。
(4)定义范围和管理变更。
3)质量
范围和需求聚焦于需要交付的内容,而质量聚焦于需要达到的绩效水平,与质量相关的成本由项目所在的组织承担。质量和质量成本中间寻找平衡,最佳性价比。
2.与其他绩效域的相互作用
交付绩效域在规划绩效域中所执行所有工作的终点。交付节奏基于开放方法和生命周期绩效域中工作的机构方式,项目工作绩效域通过建立各种过程、管理实物资源、管理采购等促使交付,项目团队成员在此绩效域中执行工作,工作性质会影响项目团队驾驭不确定性的方式。
3.执行效果检查
(1)项目有助于实现业务目标和战略
目标一致性:组织战略计划、可行性研究报告以及项目授权文件表明,项目可交付物与业务目标保持一致。
(2)项目实现了预期成果
项目完成度:项目基础数据表明,项目扔出正轨,可实现预期成果。
(3)在预定时间内实现项目收益
项目收益:进度表明财务指标和所规划的交付正在按照计划实现。
(4**)项目团队对需求有清晰的理解**
需求稳定性
(5)干系人接受项目可交付物和成果,并对其满意
干系满意度:访谈、观察和最终用户反馈可表明干系人对可交付物的满意度
质量问题:投诉或退货等质量问题的数量也可用于表示满意度。