为更好地适配《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）的管理要求，提升项目档案的结构化、标准化与可追溯性，nhdeep综合档案管理系统，在现有"案卷-文件（件）"两层管理模型的基础上，引入卷组层，构建"卷组-案卷-文件"三级项目档案管理体系。同时，预设五大项目阶段分类，并建立标准化的档号编制规则，确保每一件档案在全生命周期中的唯一性与有序性。
- 新增"卷组"管理层
卷组是介于项目与案卷之间的逻辑分组单元，用于将同一项目下、同一阶段形成的案卷进行归类聚合，实现以项目信息为导向的档案分组管理。
- 预置项目阶段分类（01-05）
依据《建设工程文件归档规范》中关于工程阶段划分的指导，系统预制以下五个项目阶段分类，供用户直接选用
- 建立标准化项目档号编制规则
为保证档案编号在全宗内乃至跨项目间的唯一性、可读性与可排序性，制定统一的档号结构。项目档号由五段代码顺序组成，各段之间以"-"分隔
全宗号：标识档案所属的全宗，通常由4位数字或字母与数字的组合表示，用于区分不同的立档单位。例如"0012"或"A03B"。
项目代码：代表特定建设项目的唯一标识，可以是项目名称的缩写或特定编码（如"JXQ-01""市政-2025"），由用户在立项时维护。
阶段代码：对应上述阶段分类的两位数字代码（01～05），系统根据卷组自动带入。
类别代码：根据档案内容或类型划分，如施工图纸（SGTZ）、合同文件（HT）、验收报告（YSBG）等，可由用户自定义维护字典。
案卷号：在同一全宗、同一项目、同一阶段、同一类别下，按档案形成时间或接收顺序编排的流水号，通常为3位或4位数字，系统自动生成并保证连续无重复。
通过以上优化，nhdeep档案管理系统能够更加精细地支撑建设工程项目档案的全过程管理，提升档案组织的科学性和标准化程度，为后续电子档案的长期保存与数据利用奠定坚实基础。
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