【第 1 章】WorkBuddy 从入门到高手

WorkBuddy 从入门到高手（第 2 章）：基础技能，练会「会问、会改、会管」（超详细案例版）

这是一套面向「完全没用过 WorkBuddy」读者的系统学习路线，总共 7 章。本文是第 2 章。

系列目录：第 0 章学前准备 → 第 1 章入门 → 第 2 章基础技能 → 第 3 章核心能力（办公六件套）→ 第 4 章场景实战 → 第 5 章进阶（自动化/Agent）→ 第 6 章团队落地。

关于案例：本文所有案例均为教学示例，人物、公司、数据均为虚构的典型场景，用于演示方法。你可以直接把里面的结构套到自己的真实工作上。

第 1 章你已经跑通了最小闭环：提问 → 生成 → 修改 → 保存 → 分享。

但"能用"和"好用"之间，隔着这一章的三件事：会问、会改、会管。

同样的工具，有人每天省两小时，有人用两次就闲置。差别基本不在这工具本身，而在这三件事练没练到位。这一章我会用大量可直接抄走的案例把它们讲透。

本文目录

[一、会问：Prompt 六要素（3 个完整案例）](#一、会问：Prompt 六要素（3 个完整案例）)
[二、会改：三轮迭代，把 60 分改成 90 分（完整案例）](#二、会改：三轮迭代，把 60 分改成 90 分（完整案例）)
三、会管（1）：文件上传与知识库（实战问答案例）
[四、会管（2）：模板------6 个可直接抄的模板骨架](#四、会管（2）：模板——6 个可直接抄的模板骨架)
五、会管（3）：任务与提醒（会议转写案例）
六、会管（4）：协作与权限（一个真实教训）
[七、综合实战：周一早上 30 分钟怎么处理完上周遗留](#七、综合实战：周一早上 30 分钟怎么处理完上周遗留)
八、本章练习：搭建你的个人工作台
九、阶段验收清单
[十、新手在这一章最容易踩的 3 个坑](#十、新手在这一章最容易踩的 3 个坑)

一、会问：Prompt 六要素（3 个完整案例）

1.1 为什么你问出来的东西不好用

先看三个最常见的糙指令，以及它们实际会得到什么：

糙指令	你实际会拿到的东西
"帮我写个周报"	一份结构工整但全是空话的周报："本周积极推进各项工作，取得了良好成效......"------你根本交不上去
"总结一下这个文档"	一段说了等于没说的概括，漏掉你真正关心的那几条
"给我写封邮件"	一封不知道写给谁、不知道要对方干嘛的邮件，你还得重写

问题根源都一样：它不知道你是谁、写给谁、要什么格式、有什么禁忌，只能猜。

1.2 六要素公式

一条合格指令 = 角色 + 目标 + 背景 + 输入 + 输出格式 + 约束

要素	你要告诉它什么	不说的后果
角色	"你是一名 XX"	语气和专业度跑偏
目标	这次要达成什么	它不知道重点在哪
背景	场景、对象、前因后果	内容脱离你的实际
输入	原始材料（粘贴或上传）	它只能凭空编
输出格式	分几段？几条？多少字？表格还是文字？	格式不对，你还得重排
约束	禁止什么、必须用什么/不用什么	冒出空话、编数据、跑题

1.3 案例 A：写周报（糙版 vs 好版，看真实差距）

场景：小李是某 SaaS 公司的项目经理，每周五要给部门总监交周报。

❌ 糙版指令：

帮我写个周报

它实际返回的内容（这类输出你一定见过）：

本周工作总结：本周我积极推进了各项工作任务，在团队的共同努力下，项目进展顺利，取得了良好的成效。客户沟通方面保持了密切联系，及时响应了客户需求。下周我将继续努力，进一步提升工作效率，确保项目按时交付。

为什么交不上去：全是空话，没有任何具体信息，总监看完不知道你这周到底干了什么。

✅ 好版指令（六要素齐全）：

复制代码

【角色】你是一名互联网 SaaS 公司的项目经理，需要给部门总监写本周工作周报。

【背景】
- 汇报对象：部门总监（关心进度、风险、卡点，不关心细节过程）
- 本周主线：客户"恒远制造"的交付推进 + 内部需求评审流程优化

【输入】我本周的原始工作记录如下：
- 周一：和恒远制造开了交付对齐会，确认了 3 个模块的验收标准
- 周二-周三：推动开发完成模块 A、B 的联调，模块 C 因接口文档缺失卡住
- 周四：找架构组补齐了接口文档，模块 C 恢复开发
- 周五：输出内部需求评审流程初稿，和 2 个组聊了反馈

【输出格式】
分三段：本周完成 / 遇到问题 / 下周计划
每段不超过 3 条，每条一句话
总字数控制在 400 字以内
语气客观，不夸张

【约束】
- 禁止使用"极大提升""显著优化""积极推进"这类空话
- 所有数字和事实必须来自我上面的原始记录，不许自己编
- 拿不准的信息标注"待确认"

它返回的内容：

本周完成

与恒远制造完成交付对齐会，确认 3 个模块的验收标准。

推动模块 A、B 完成联调。

输出内部需求评审流程初稿，已收集 2 个组的反馈。

遇到问题

模块 C 因接口文档缺失阻塞两天，已联系架构组补齐文档，现已恢复开发。

需求评审流程初稿中，跨组评审的时效要求尚未达成共识（待确认）。

下周计划

跟进模块 C 开发，确保按验收标准交付。

根据 2 个组的反馈修订评审流程，输出第二稿。

与恒远制造约定模块 A、B 的验收时间。

差距在哪 ：好版有具体事实、有卡点、有下一步，总监看完就知道你要什么支持。而两条指令的唯一区别，就是你多说了那几分钟的背景、格式和约束。

1.4 案例 B：从会议记录提取行动项

场景：一场产品迭代评审会结束后，你要把讨论结果落成待办。

✅ 好版指令：

复制代码

【角色】你是一名项目管理助理，负责把会议讨论结果整理成可执行的待办。

【背景】这是一场产品迭代评审会的记录，参会人有产品、开发、测试、设计。
整理结果会直接发到项目群，所以必须明确"谁、做什么、什么时候前完成"。

【输入】（粘贴会议记录原文）

【输出格式】
用表格输出，四列：行动项 / 负责人 / 截止时间 / 优先级（高/中/低）

【约束】
- 只提取会上明确说过要做的事，不要把讨论中的想法当成行动项
- 没有明确负责人的，负责人列填"待定"
- 没有明确时间的，时间列填"未约定"，不要自己猜一个日期
- 如果某条行动项表述模糊，在行动项后面用括号标注"（需澄清：......）"

为什么要加这些约束 ：AI 最容易犯的错就是把"讨论过的想法"当成"决定了的事" ，以及自己编一个截止时间。上面两条约束就是专门堵这两个坑的。

1.5 案例 C：给客户写跟进邮件

场景：会议后要给客户发一封跟进邮件，确认下一步。

✅ 好版指令：

复制代码

【角色】你是一名 B2B 客户成功经理，代表公司给客户方的项目负责人写跟进邮件。

【背景】
- 收件人：客户"恒远制造"的项目负责人王工，技术背景，喜欢直接、不讲套话
- 目的：确认今天会议上敲定的三件事，并推动对方在周五前给我们一份资料

【输入】今天会议确定的事项：
1. 我方下周三前提供接口文档
2. 对方本周五前提供测试环境账号
3. 下下周一开始联调

【输出格式】
- 标题一行，20 字以内
- 正文分三段：确认事项 / 需要对方配合的事 / 下一步
- 全文不超过 250 字
- 用要点符号列出，方便快速扫读

【约束】
- 语气专业直接，不要"尊敬的""此致敬礼"这类过重客套
- 所有时间必须写成具体日期，不要写"尽快""近期"
- 结尾要有明确的行动请求和截止时间

1.6 六要素自查清单（每次下指令前花 10 秒过一遍）

角色说了吗？
目标说了吗？
背景（对象、场景）说了吗？
原始材料贴了吗？
输出格式（分段/条数/字数/表格）说了吗？
约束（禁止编数据、禁止空话）说了吗？

坚持一周，"会问"就是肌肉记忆。

二、会改：三轮迭代，把 60 分改成 90 分（完整案例）

核心认知：AI 交出的第一版通常是 60 分------能用，但不能直接发。"会改"才是把它推到 90 分的本事。

下面用一个完整案例，演示一封邮件从 V1 到 V3 的全过程。

案例：项目延期说明邮件

场景：小李负责的客户交付要延期一周，需要给对方项目负责人王工发说明邮件。

初始指令：

帮我写一封邮件，告诉客户我们的交付要延期一周，原因是接口文档出了问题。

🔻 V1（60 分，它给的第一版）：

尊敬的王工：

您好！非常感谢贵司一直以来对我们工作的支持与信任。

我们非常遗憾地通知您，由于在项目推进过程中遇到了一些技术方面的挑战，特别是接口文档方面出现了一些问题，导致项目进度受到了一定程度的影响。经过我们团队的慎重评估，原定于本月底的交付将需要延期一周左右。

对于此次延期给贵司带来的不便，我们深感抱歉。我们将全力以赴，加班加点，确保项目能够尽快交付。同时我们也会认真总结经验教训，避免类似问题再次发生。

如有任何疑问，请随时与我们联系。

此致敬礼

问题诊断：

太长、太啰嗦，"非常遗憾""深感抱歉"出现多次，过度道歉显得心虚
原因说得很虚（"一些技术方面的挑战"），客户不知道到底出了什么事
最关键的信息------新的交付日期------没说清楚（"延期一周左右"）
没有任何补救措施，只说"全力以赴"这种空话

🔧 第一轮反馈指令（针对上面 4 个问题，逐条说）：

这版不行，改：

全文压缩到 150 字以内

删掉"非常遗憾""深感抱歉""全力以赴"这类套话，道歉只保留一次

延期原因说具体：是因为接口文档缺失导致模块 C 阻塞了两天，已补齐

第一句就要给出新的具体交付日期，不要写"左右"

结尾加一条我能做的具体补救措施，不要说空话

🔻 V2（75 分）：

王工你好，

同步一个交付调整：因我方接口文档缺失，模块 C 阻塞两天，原定 6 月 28 日的交付调整为 7 月 5 日。文档现已补齐，模块 C 已恢复开发。

为减少对贵司联调计划的影响，我方将提前于 7 月 3 日交付模块 A、B 供贵司先行联调。

对此造成的不便，我们表示歉意。

进步：短了、具体了、有补救措施了。

仍不够：

新日期虽然在第一段，但还可以更醒目
语气还是偏软，"表示歉意"结尾显得底气不足
没说如果不接受这个时间，可以怎么协商（给对方一个出口）

🔧 第二轮反馈指令：

再改两点：

把新的交付日期放在邮件最开头，单独一行，加粗

语气再坚定一些，不要过度道歉，结尾改成"推进措施"而不是"道歉"

最后加一句：如果这个时间对贵司有影响，请今日内告知，我们再协调

✅ V3（90 分，可发送）：

王工你好，

交付调整：原定 6/28 → 现调整至 7/5（延期 7 天）

原因：我方接口文档缺失导致模块 C 阻塞两天；文档已于昨日补齐，模块 C 已恢复开发，其余模块进度正常。

为降低对贵司联调的影响，我方将于 7/3 提前交付模块 A、B，供贵司先行联调。

若该时间对贵司计划有影响，请今日内告知，我们立即协调资源压缩工期。

最终效果 ：日期最醒目、原因具体、有补救、有给对方的出口、不卑不亢。这才是能直接发的邮件。

从这案例学到的 5 个改法

改法	怎么用（照抄句式）
1. 局部改	"把第二部分改成更口语化的表达，其它不动。"
2. 追加约束	"再给我一版更短的，控制在 150 字。"
3. 逐条纠错	"第 3 条数据用错了，应该是 37 万不是 73 万，修正后重新输出。"
4. 让它自审	"你觉得这版还有哪些地方不够具体？列出来。" / "如果我是客户，看到这封邮件会有什么疑问？"
5. 给范例模仿	"参考下面这个风格重写（粘贴你满意的一段）。"

一个判断标准 ：改了两三轮还是不对劲，通常说明初始指令给的素材不够（比如你没告诉它原因是什么），这时候别死磕修改，回去补信息重新生成更划算。

关键心态：把它当成干活极快、但不完全懂你心思的助理。它出第一版，你给反馈，它再改------正常来回 2--3 轮。

三、会管（1）：文件上传与知识库（实战问答案例）

3.1 单次上传 vs 知识库

方式	适合什么场景	特点
单次上传	临时让它读一份文件并总结	用完就走，不留存
知识库	长期反复查阅的资料（制度、产品手册、FAQ、历史方案）	一次入库，之后次次能检索

能喂什么：PDF / Word / Excel / PPT / 图片（含截图）/ 文本，以及会议录音转写稿。

3.2 实战案例：把一份《员工报销制度》做成知识库

场景：公司 HR 把 12 页的《员工报销制度》PDF 放进知识库，之后同事反复问细节。

第一轮：先要骨架

这份《员工报销制度》，先给我 5 条最核心的规则，每条一句话。

它返回：

差旅住宿标准：一线城市 500 元/晚，二线 350 元/晚，其余 280 元/晚。

市内交通凭实际票据报销，单日上限 100 元。

报销需在费用发生后 30 日内提交，跨季度不再受理。

单笔超过 5000 元需部门总监审批。

餐饮招待费需提前提交申请单，事后不予补报。

第二轮：针对具体场景追问

我下周要去上海出差 3 天，住宿两晚，市内打车大概 200 元。按制度我能报多少？有没有需要提前申请的？

它返回（基于文档计算，而不是凭通用知识瞎猜）：

住宿：上海属一线城市，500 元/晚 × 2 晚 = 上限 1000 元（凭发票实报实销，不超上限即可）

市内交通：单日上限 100 元，3 天合计上限 300 元。你预估 200 元，未超上限，凭票据报销

提前申请：本例不涉及招待费，无需提前申请

⚠️ 提醒：报销需在费用发生后 30 日内提交，建议回程一周内提交

第三轮：对答案不放心，让它标出处

上面关于一线城市住宿标准 500 元的说法，出自制度第几节？把原文那段贴给我。

它返回原文段落------这一步很重要，重要制度务必核对原文。

3.3 让文档问答更准的 4 个技巧

先要骨架再要细节：先问"核心 5 条"，再针对某条追问，比一上来问细节准得多。
问题问具体："请假超过 3 天需要谁审批？" 比 "讲了啥" 有用得多。
要求标出处：重要制度/合同，让它给出原文段落，方便你核对。
允许它说"不知道"：明确要求"文档里没有的直接说'未提及'，不要推测"------这能显著减少瞎编。

四、会管（2）：模板------6 个可直接抄的模板骨架

为什么要存模板：如果你发现某个指令反复要用，别每次重敲。模板是你的复利。

4.1 模板长什么样（以周报为例）

把跑通过一次、效果满意的那条 Prompt 原样存下来，把会变的部分做成变量：

复制代码

【角色】你是一名{{我的岗位}}，需要给{{汇报对象}}写本周工作周报。

【背景】汇报对象关心：{{进度/风险/卡点}}
本周主线：{{一两句话}}

【输入】我本周的原始记录：
{{粘贴原始记录}}

【输出格式】
分三段：本周完成 / 遇到问题 / 下周计划
每段不超过 3 条，每条一句话
总字数控制在 400 字以内

【约束】
- 禁止"极大提升""显著优化""积极推进"这类空话
- 所有数字和事实必须来自我的原始记录，不许编
- 拿不准的标注"待确认"

下次用的时候，只替换 {``{}} 里的四个变量，其余完全不动。写周报从 20 分钟变成 3 分钟。

4.2 6 个高频模板骨架（可直接抄）

模板	骨架核心（可直接套用）
邮件	角色：{{岗位}}；对象：{{收件人类型+偏好}}；格式：标题 20 字内 + 正文三段（确认事项/需对方配合/下一步）+ 250 字内；约束：不写"尽快"，所有时间写具体日期，结尾有明确行动请求
纪要	格式：结论 3 条 / 行动项表格（行动项·负责人·截止时间·优先级）/ 待澄清问题；约束：只提取明确决定的事，想法不算；无负责人填"待定"，无时间填"未约定"
周报	见 4.1 完整示例
OKR	格式：O 一句话（有野心、可感知）+ 每个 O 下 3--5 个 KR（必须可量化，带数字和目标值）；约束：KR 不能用"提升满意度"这类不可衡量的表述，必须写清"从 X 到 Y"
SOP	格式：编号步骤 / 每步责任人 / 输入·输出 / 异常处理分支；约束：步骤粒度到"一个人能在 10 分钟内做完"，太粗就拆
汇报	结构：结论先行（第 1 页就是核心结论）→ 数据支撑 → 风险与应对 → 需要的资源/决策；约束：每页不超过 5 条要点，每条一行

4.3 案例：一个模板用四周的效果

小李把周报模板存下来后，四周的使用情况：

周次	花的时间	改动
第 1 周	8 分钟（还在调试模板）	调整了措辞约束
第 2 周	3 分钟	只替换变量
第 3 周	2 分钟	只替换变量
第 4 周	2 分钟	加了一条"风险需标注等级"

这就是复利：调试一次，之后每周省 15 分钟。

五、会管（3）：任务与提醒（会议转写案例）

案例：从一段会议原文提取行动项

输入（一段真实的会议记录片段，脱敏后）：

张（产品）：登录改版这版下周三之前得出设计稿，不然开发来不及。

李（开发）：那我们这边得先拿到设计稿才能排期，最好周二前给。另外老的接口下周要下线，得提前通知客户。

王（测试）：测试环境现在不太稳定，我这边也影响进度，得找运维看一下。

张（产品）：行，那运维那边我去协调。还有，客户通知的事谁来写？

李（开发）：我周五前拟一版通知文案吧。

指令：

从上面这段会议记录里，提取所有行动项，用表格输出：行动项 / 负责人 / 截止时间 / 优先级（高/中/低）。

约束：

只提取明确说过要做的事

没有明确负责人的填"待定"，没有明确时间的填"未约定"，不要自己编

表述模糊的，在行动项后标注"（需澄清：......）"

它返回：

行动项	负责人	截止时间	优先级
输出登录改版设计稿	张（产品）	下周三前（建议周二，以配合开发排期）	高
开发根据设计稿排期	李（开发）	未约定（依赖设计稿）	高
下线老接口，提前通知客户	李（开发）	周五前拟通知文案	高
协调运维排查测试环境稳定性	张（产品）	未约定	中
（需澄清：客户通知由谁最终发出？仅拟文案还是含发送）	待定	未约定	中

这张表直接就能发到项目群。注意"需澄清"那一条------它主动标出了模糊地带，这正是加了约束的价值。

提醒与跟进的用法

待办：从纪要自动提取"谁、做什么、什么时候前完成"（如上）
截止时间：给任务挂时间，到点提醒
跟进：周期性任务（每周/每月）设成重复，不用每次手动建

六、会管（4）：协作与权限（一个真实教训）

案例：分享范围选错

小李做完一份《Q3 客户续约分析》，里面包含各客户的续约金额预测。他点了"分享到整个工作区"，结果销售群里所有人都看到了其他人的客户数据和预测------而这份材料本应只有总监和本人可见。

教训：

分享前先看清楚范围是"仅自己 / 指定人 / 整个工作区"，默认最小可见范围。
涉及金额、人事、未公开决策的内容，分享前二次确认接收范围。
用评论在结果上直接批注，比把文件来回发版本高效，也不会扩散可见范围。
用版本留痕，改崩了能回溯上一版。

七、综合实战：周一早上 30 分钟怎么处理完上周遗留

把这一章串起来的一个完整场景，看"会问会改会管"怎么协作：

8:30 决策：小李周一到公司，先不写东西，花 2 分钟列出今天要处理的 4 件事：上周项目周报、上周三评审会的纪要、给客户的一封跟进邮件、本月待办整理。

8:32 用模板出周报（2 分钟）：调出「周报」模板，替换变量，粘贴上周原始记录 → 出 V1 → 用"会改"补一句"把风险部分加上等级标注" → V2 定稿。

8:35 会议纪要转待办（5 分钟）：把上周三的会议转写稿丢进去，用「纪要」模板 → 拿到结论 3 条 + 行动项表格 → 检查负责人和截止时间两列（这两列最容易错，必须人工核）→ 发项目群。

8:40 写客户跟进邮件（8 分钟）：用「邮件」模板，明确对象是技术背景的王工、语气直接 → V1 太长且客套 → 反馈"压缩到 200 字、删客套、结尾加明确行动请求" → V2 定稿 → 自己通读一遍再发。

8:50 整理本月待办（5 分钟）：把散在各处的待办丢进去，让它去重、按优先级排序、标出已过期的 → 得到一张干净的清单。

9:00 结束。30 分钟处理完，且每件事都用上了模板和改法。

关键：这里面没有一步是"从零开始想怎么问"------因为模板已经把"会问"的成本提前付掉了。

八、本章练习：搭建你的个人工作台

建一个工作区（或文件夹）叫「我的工作台」。
把 3--5 份你最常用的资料放进知识库（制度、产品说明、常用话术任选）。
按第 4.2 节的骨架，存 3 个你自己的模板：周报、会议纪要、客户跟进邮件。
用它生成一份本周周报，按第二部分的改法迭代 2 轮，改到自己满意。
从一份真实会议记录里提取行动项，做成待办清单（记得人工核负责人和时间）。
挑一段你上周写过的文字，用"调对象"的方式改写成另一个受众的版本（比如把给同事的说明改成给老板的汇报）。

做完这 6 步，你就有了一个能日常跑起来的工作台。

九、阶段验收清单

我能用六要素写出完整指令，不再只说"帮我写个 XX"
我知道 AI 第一版通常只有 60 分，并且能给出具体的修改反馈
我分得清"单次上传"和"知识库"分别什么时候用
我存了至少 3 个属于自己的 Prompt 模板，且带变量占位
我能从会议记录里提取出带负责人和截止时间的行动项
我能独立完成「周报 + 会议纪要 + 邮件」三个任务
我知道分享时怎么控制可见范围

十、新手在这一章最容易踩的 3 个坑

指令太糙还怪工具不行：一句"帮我写"出不了好结果。补齐六要素，效果立刻不一样。
第一版不满意就放弃：正常要改 2--3 轮。很多时候"会改"比"会问"更决定最终质量。
好用的 Prompt 不存起来：每次重敲，等于把时间浪费在重复劳动上------模板才是省时间的关键。

写在最后 & 下章预告

第 2 章就三件事：问得清楚、改得到位、管得起来。

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