大家好,我是老原。
有人问,项目经理除了背锅和填坑还能干啥?
想转行的同学会问,项目经理主要工作是什么?
是翘着二郎腿和各个部门领导侃大山呢?
还是动不动开个会突出一下存在感?
怎么说也是个管理层,感觉看起来轻松又亮丽......
然而,事实是,项目经理每天从早忙到晚,每天面对超负荷工作,任务和邮件堆积如山,自己的坑自己得填,每天都在救火。
总的来说就是3个字:"忙晕了"。
今天就给你们盘一盘,项目经理每天、每周、每月的一个工作清单,以及给你们整理下项目经理主要做好什么工作。
一、项目经理每天、每周、每月工作清单
01 项目经理小原的一天
先看看项目经理的日程表:
半夜......突发事件处理(救火)。
作为一个项目经理,不是在开会,就是在去开会的路上;不是在救火,就是在等待救火的状态里。
02 项目经理小原的一周
周一:
正准备下班
老板:咱们开个会。
小原:......
周二:
领导:这个明天必须交付!
小原:这怎么可能,最少也要3天才行。
领导:克服一下,加班搞定嘛!
小原:......
周三:
客户:这块需求需要改一下。
小原:你早点说啊,这样工期得延长一个月。
客户:不行,最多一星期。
小原:好吧,加班吧。
周四:
领导:客户加了个新需求。
小原:快说,别影响我加班。
周五:
老板:你这项目快延期了吧?延期可就没奖金了哦!
小原:延期?不可能。要不加班干什么。
周六:
领导:明天要给老板做个项目汇报,抓紧时间整理一下。
小原:......
只要你开始了一个项目,只要一天没交付,整个项目团队都得加班,好不容易等到项目结束,下一个项目紧接着就来了,而你不是在加班就是在去加班的路上。
当然也不是所有项目经理都如此,我也给大家大概整理了一下,一个项目经理的工作事项清单:
这只是项目经理日常工作的一个清单,想要项目成功交付,只做这些是远远不够的。
二、项目经理主要的工作是什么?
从上面的日程表里,其实不难看出,项目经理一天里有80%左右的时间都是在沟通,而且在沟通之前,一定要有个完善的计划。
另外还有一个最重要的,就是项目干系人管理。
作为一名项目经理,要有一个自觉:项目不是自己的,是项目干系人的。
这句话,懂得都懂。
项目经理要做的实在是太多了,前文也给大家分享了,今天我挑几个重点先给大家讲讲。
01 沟通
在《PMBOK》中,建议项目经理要花75%以上的时间在沟通上,足以见得沟通在我们工作中的重要性。
但沟通并没有那么简单,因为你沟通的好还是不好可是会直接影响到项目的推进上。
之前给你们推荐了一个万能公式:
我观察到+我感觉+是因为+我请求。
举个例子:员工迟到,上司可以这样说:"这周你迟到了3次,我感到不解,因为我担心你生活中遇到了什么困难,可以和我解释一下吗?"
按逻辑结构走,大概是这么一个方式,你们在实际应用的时候可以稍加润色转换一下,就不会这么生硬。
而且你要知道,沟通时,70%是情绪,30%是内容,提出请求时调整语气,避免被人认为是命令。
只要保持一条准则就可以:越清晰的请求,越能得到有效的执行。
说话不要总是模棱两可,让别人去猜来猜去,这将大大降低沟通的效率。
多说"这事你做",少说"放着我来"。
02 WBS任务分解
除了沟通以外,项目经理的工作也离不开做计划,计划做得好,任务拆解的好,这个项目也就成功了80%。
拆解任务当然离不开WBS,WBS看着好像很简单,但越简单的事往往越难做好。
WBS的核心是拆解,但很多项目经理把"拆分"和"拆解"给搞混了,或者说根本分不清。
什么是拆分?
公司要你完成100万的目标,你分给10个销售每人10万,或者暗戳戳的每人11万,实际目标110万,留出讨价还价的空间......
我猜,很多项目经理都是这么拆任务的吧。
那什么是拆解?
同样的目标100万,先分析完成它的几个要素和关键动作:销售额=单价*销量。
确定单价,就能推算出大概需要多少名,下一步做什么?
根据以往的转化率推算,要达到这样的成交客户数量,需要找到多少意向客户?可以从哪些渠道去找这些意向客户?......
一步步把关键步骤拆解出来,这样团队成员就知道自己需要做什么,怎么做,也能很清楚的明白自己做的每一步离目标有多远,自然也就有了方向和积极性。
当你连第一步都不知道怎么走的时候,自然没办法开始。
别看拆分和拆解只有一字之差,最终结果可是天差地别。
而拆解的成功与否,这就取决于关键路径。
关键路径就是把项目持续时间最长的每个步骤连起来,会得到一条耗时最长的路径,这条就是关键路径。
比如要拿冰箱里的东西你必须先开冰箱门;
比如要炒菜锅必须要热。
关键路径上的每一个环节你不得不做,找到这条路径,并缩短它,这就很考验你的项目管理能力。
03 赋能
要我说,项目经理最重要的一项工作,就是给团队赋能。
其实项目经理是一个需要持续输出的角色,持续为团队赋能,帮助他们完成手上的任务,以此来促进项目成功。
如何赋能就是考验一个项目经理是普通还是优秀的关键指标。
要怎么赋能呢?老原总结了3个阶段,如果这3个阶段都达成了,那基本上你可以算是赋能成功。
阶段一,点燃
点燃每个人心中的火把。帮助每一个团队成员发现自己的潜能;
阶段二,熔炼
形成合力。让大家力往一处使,形成价值认同;
阶段三,铸成
让每个个体融入整体。这是最好的状态,每个人都为团队贡献。
04 干系人管理
任何一个项目最终目的都是成功交付,而项目能否成功,自然是项目干系人最关心的,毕竟和他们的利益相关。
让项目干系人满意,才是项目的最终成功。
要怎么好干系人管理,让他们配合并参与到项目中来?在PMP中也列出了4个关键点:
1.分析相关方(例如权力利益网格、影响力、作用);
2.将相关方归类;
3.按类别让相关方参与进来;
4.制定、执行并确认相关方参与策略;
找对人,讲对话,把相关人都"拉下水",自然可以让项目推进简单一点,沟通进度高效一点。
其实要我说,无论在哪个阶段面对谁,万金油公式:"汇报做的好,黑锅背的少"
关于汇报,我之前也有分享过很多次,大家可以到公众号搜索相应关键词阅读。想要更详细的汇报指南,后续我在补充分享,点上关注不迷路。