通常在项目实施过程中很多业务数据需要管理对应的系统外的附件,
制造业的BOM需要对应图纸,采购订单需要对应线下的采购合同,物料需要对应相应的参数文件等等,很多产品都会遇到业务数据和系统外相关资料的关联,有PDF的文件、CAD的图纸、图片、等,
SAP系统中提供了标准的上传附件的方案,同时也有系统性管理这些附件文档资料的模块,GOS和DMS两个方案
SAP提供集中文档管理的解决方案有
1、GOS(General Object Services,通用对象服务)方案;
2、DMS(Document Management System,文档管理系统)方案;
3、Easy DMS 在DMS方案的基础上,通过Easy DMS软件可以简化对文档的操作,提高易用性(S/4HANA已不再支持)
4、SAP PLM(Product Lifecycle Management产品生命周期管理)方案,完整的产品生命周期管理解决方案;
我们重点将说明一下GOS的操作。和DMS文档管理的一些概念性的资料,后面博文中将对DMS模块深入讲解
首先
1、通用对象服务(General Object Services, GOS)是指针对对象的服务、功能,并且对象是通用的、普遍的,即GOS功能具有广泛性。但严格来说,GOS方案并不是一种文档管理方案,不能实现对文档的管理,只能实现将本地文件与SAP系统中的对象关联
我们可以在很多业务场景中看到这个图标
在物料主数据中
还可以在采购订单中
还可以在生产订单中
很多场景中我们都可以看到这个图标,只要有这个图标就可以进行上传附件,我们以物料主数据为例上传一个附件
修改物料MM02
上传成功后我们MM03去查看上传的附件,双击就可以将附件下载到本地
在这里我们就发现了GOS的弊端了,不能直接打开需要下载到本地才能打开。
同时还发现GOS不需要任何的配置,直接就可以使用。同时上传的附件是直接上传到SAP服务器中的,随着时间的推移会暂用大量的系统资源。所以到这里就暴雷出GOS的一些问题了。
2、我们介绍一下DMS的模块,后续出文章进行系统性的测试
文档管理系统(Document Management System, DMS)提供了各种文档管理的的工具,包括文档的分类、版本管理、权限管理、状态等功能,并且可以将文档链接到其他业务对象,以便在整个SAP系统中进行可见性,如将SAP文档与物料主数据关联、与WBS关联、与网络作业活动关联;
您可以使用它来管理您的业务文档。该功能并不是一个单独的插件或你必须向SAP购买的额外软件,它是你的基本SAP ERP系统的一部分。
利用SAP DMS,可以:
文档的安全存储文档,通过详细的安全配置文件,以保护对文档的访问;
检入/检出功能;
文档搜索功能,可按文档凭证(文档编号)、文档类型、文档描述、原文件名称多种检索条件来查询文档;支持通过文档描述、原文件名称的模糊查询(关键字查询);
将文档链接到其他业务对象,以便在整个SAP系统中进行可见性,如将SAP文档凭证与物料主数据关联、与WBS关联;
通过状态网络在系统内管理文档的生命周期,如将某个文档类型设置初始、工作中、审核中、发布、废弃状态,并可以按设定的规则在系统内控制文档的审批状态,并在状态日志中记录状态变更历史通过变更管理过程控制文档
可对文档使用SAP DMS系统的版本和版次规则;
SAP GUI中查看如DWG、JPEG、TIF、RH格式;Adobe pdf,Microsoft Word、Excel、PPT格式通过在SAP GUI双击原文件调用本地计算机的相关的查看器查看
SAP文档可以存储在SAP系统数据库(SAP System Database)和内容服务器(Content- Server)中,也可以将文档存储在专门的外部FTP服务器中。
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写于:深圳大鹏
时间:2023-11-23