之前我有写过关于制作和编写用户友好的产品说明书需要注意哪些地方，以及有哪些方法可以比较快速制作编写产品说明书。但是有网友在后台私信我，说想要知道细化到软件的产品说明书需要注意什么？所以我打算将关于"软件产品说明书"的主题分成两期内容，今天就先来讲一下针对"软件"这个品类，创建产品说明书的时候应该要关注的点。纯纯干货，收藏备用！
一、为什么需要软件产品说明书？
如今软件产品说明书已经成为了用户了解和使用软件的关键资源，因为它能够提供清晰、易懂的操作指南，帮助用户快速掌握软件的使用方法。友好的软件说明书可以降低用户的学习成本，提高用户体验，使软件更容易被广泛接受。同时，它还有助于减少用户在使用过程中遇到的问题，降低技术支持的压力，从而提升软件的整体质量和企业的竞争力。
二、关于创建用户友好的软件产品说明书的一些建议
1.了解用户需求
在创建软件产品说明书之前，首先要了解用户的需求。可以通过调查问卷、用户访谈、数据分析等方式收集用户对软件的期望、困惑和使用场景。了解用户需求有助于确定产品说明书的结构和内容，使其更加贴合用户的实际需求。
2.结构清晰
一个清晰的产品说明书结构可以帮助用户快速找到所需信息。
可以将说明书分为以下几个部分：
简介：简要介绍软件的背景、目标和主要功能，让用户对软件有一个整体的认识。
安装与启动：详细描述软件的安装步骤和启动方法，确保用户能够顺利地开始使用软件。
功能介绍：按照功能模块划分，详细介绍每个功能的作用和操作方法。可以使用列表、表格、截图等方式展示，增强可读性。
操作指南：提供详细的操作步骤，尽量使用简洁明了的语言描述。在必要的时候，可以使用图解或动画演示操作过程。
常见问题解答：收集用户在使用过程中遇到的问题，并提供相应的解决方法。这可以帮助用户快速解决问题，提高用户满意度。
技术支持与联系方式：提供技术支持的方式和联系方式，让用户在遇到问题时能够及时得到帮助。
可以参考以下示例图，结构图只是一个粗略示例，具体内容需要根据软件的特点和用户需求进行填充。
3.语言简洁明了
说明书存在的意义就是要让使用产品的人能够明白怎么用，所以在编写产品说明书时语言可以尽量简洁明了些，过于专业的术语就算了，也不要出现过于复杂的句子结构。
注意以下几点：
- 使用简单的词汇和短句，便于用户理解。
- 避免重复和冗长的解释，保持内容的简洁性。
- 使用具体的例子来说明操作步骤，增强可操作性。
- 注意语言的客观性和中立性，避免带有主观色彩的词汇。
4.注重界面设计
产品说明书的界面设计同样重要。
注意以下几点：
- 采用清晰的字体和颜色搭配，确保内容易于阅读。
- 使用合适的排版和间距，使页面看起来更加舒适。
- 使用高质量的截图和图解，展示软件的实际界面和操作过程。
- 注意页面布局的合理性，确保用户能够快速找到所需信息。
5.持续更新和优化
软件产品说明书并非一成不变的，需要根据软件的更新和用户反馈进行持续优化。
可以采取以下措施：
- 定期收集用户反馈，了解用户对说明书内容的满意度和建议。
- 根据软件更新，及时更新和优化说明书内容，确保与软件版本保持一致。
- 定期检查说明书的内容和结构，剔除过时和冗余的信息，增加新的内容。
三、案例参考
由于软件这类事物更新迭代比较快，所以一般都会做成在线产品说明书。也就是直接创建一个内容站点，将产品的相关说明文档放到这个内容站点，形成一个在线产品说明书。
如下图，PartnerShare这个软件产品就是通过**HelpLook（产品说明书创建工具）**创建了一个在线的软件产品说明书。
（产品目录）
（产品文档内容）
相比传统的产品说明书，用HelpLook创建软件产品说明书的好处就是：可以及时更新和发布最新的功能介绍、新版本说明和重要通知，让用户了解软件的最新发展和更新内容。这有助于用户保持对软件的了解，并及时享受到新功能和改进。
除此之外，HelpLook还支持多个文档合并导出成PDF/HTML/Markdown等格式文档，轻松生成产品说明书（二维码也也支持）。感兴趣的可以通过邀请码【LookLook111】去免费体验一下。
（HelpLook主页）
写在最后
创建友好的软件说明书是至关重要的，它为用户提供有关软件使用、功能和设置的指导，有助于用户快速理解软件并充分发挥其功能。好的软件说明书可提高用户满意度，降低技术支持的需求，同时也有助于推广软件品牌形象。所以投入时间和精力创建清晰、友好、易于理解的软件说明书是软件开发过程中不可或缺的一环。
接下来我还会再更一篇，关于通过HelpLook来创建软件说明书的详细过程，感兴趣可以先关注我，或者记住我的账号，有空来看哦~