notion database 必知必会

notion database 必知必会

用过 mysql 的同学一定很容易上手 notion 。在 notion 中,掌握好 database,基本上就掌握了 notion 最核心的概念。

notion 的 database 对应的就是数据库中的 table。在 notion 的 database 中每插入一条数据,实际上就是插入一个 page。

只是这个 page 能承载的东西非常多,包含文本,媒体,日期,甚至是另外一个 database。

使用一个 /database inline 就能在一个页面内创建一个 database,而理解 database 的概念,就要理解它的每个设置项,每个设置项又有他们对应的属性。

这样设置项和属性的对应联系如果都理解了,那么 database 就掌握差不多了。

设置项

layout

这个准确说是 database 的展示属性,它表示我们的 database 应该要以什么形式在页面中表现出来。

  • Table
  • Board
  • TimeLine
  • Calendar
  • List
  • Gallery

各种展示形式如字面意义描述,很清晰。

property

前面说过,database 中每条数据是一个 page,而数据中的每个字段就是 page 中的 property。property 的类型非常丰富,并且目前还在不断扩展中。

  • Text
  • Number
  • Select
  • Multi-Select
  • Status
  • Date
  • Person
  • Files & Media
  • Checkbox
  • URL
  • Email
  • Phone
  • Formula
  • Relation
  • Rollup
  • Created time
  • Created by
  • Last edit time
  • Last edit by
  • Button
  • ID

其中大多数 property 都很好理解,这里描述几个不好理解的:

Formula

公式,这是非常有用的一个功能,我能用某种特定的语法来构造一段文本。

比如有个场景,notion 中创建一个 task 的database,有个property 名字是"需要番茄次数",它是 int 类型。

并且我希望在外面的 table 栏中,有一列能显示 如下字样:"需要x 番茄" 或者空字符串。

这个显示文本列的逻辑是:如果"需要番茄次数"为 0,那么这一列内容为空字符串,如果不为空,根据"需要番茄次数"列拼接显示字符串。

这种需求就是 formula 类型的范畴了。我们创建一个列,它的 property 设置为 formula,并且为它编写公式:

prop("需要番茄次数") >= 0? "需要" + prop("需要番茄次数") + "番茄":""

那么它就能有如下的表现

relation & rollup

当一个database 和另外一个 database 有关联的时候,我们就用到这两个字段。

什么叫有关联呢?就是 mysql 表中的 1 对多,多对多。

比如一个书籍表 和一个作者表,作者表的字段包含姓名,年龄,地址。而书籍表的字段包含书本的名字,作者。

我们希望作者表和书籍表的作者属性进行关联,即一个作者拥有多本书籍,那么要怎么做呢?

我们可以在作者表增加一个 Relation 类型 property ,并它关联到书籍表 的条目。

这时候,我们就创建了一个作者表和书籍表的一对多关系。

那么 rollup 又是什么作用呢?

如果每个书籍还有价格,那么我们不仅想在书籍表中看到价格,我们还想在作者表中看到这个作者的所有书的价格,我们就要用到 rollup 了。

我们在作者表创建一个 rollup 属性字段"书本总收入",它使用 Sum 的计算方式,计算书籍表中的价格 property

最终表现如下:

relation 是描述两个表关系,rollup 是通过 relation 来聚合某个字段

button

button 如名所示,就是增加一个按钮。我们可以为这个按钮定义好行为。

这个按钮点击的时候,我们可以触发预先定义好的 action,比如在任务表中,我们可以定义 action 为将状态修改为"已完成",或者是将打卡时间设置为当前时间,那么点击按钮就会执行对应的行为了。

filter & sort

这两个逻辑不难理解,按照某个字段过滤表格(filter),按照某个字段排列表格(sort)。和数据表查询中的 where 以及 order by 是一模一样的。

唯一特别的是,他们两个用的频度非常高,所以在直接在表格外层也可以直接设置。

我们可以很容易用 filter 和 sort 来创建出 "未完成任务视图","本周任务视图","优先级排序视图"等。

group

分组,顾名思义,按照某个字段进行分组并且展示出来。

sub-item

如果你数据库中的条目是有层级的,那么使用这个sub-item是非常好用的。我们可以为一个条目创建一个子条目,那么在实际数据表中,就会用 parent item,sub-item 将这两个条目关联起来。

在 notion 的 database 中,这个层级是无限的,你可以为某个条目创建一个子条目,再为子条目创建它的子条目。

dependency

我们的数据表如果表示的是任务,那么就存在某些任务必须要完成才能开始下一个任务。这里就可能会有任务 blocking 其他任务,也代表有任务会 blocked by 某个任务。描述这个关系就是 denpendency 的作用。

我们的表如果开启了 dependency,那么表中自动会加两列:blocking 和 blocked by。

想要更清晰的看到他们的关系,我们可以用 timeline 时间线的形式来展示。

automation

这是一个自动化的功能,表示如果表格有什么变动,那么就执行什么 action。

比如表格增加了一条数据,发送一个消息到 slack 中。

但是由于更多的 action 是需要付费的,我目前还不是付费用户,所以没有研究更多了。

load limit

当database 是 list 形式的时候,单页面显示条数,如果有更多,可以使用下拉的 Load more 来展示更多。

总结

这些设置项最核心的还是要设置好 property,这个 property 非常灵活,里面的 formula 更是提供了无限的想象空间。能配合设计出很多奇特的表格。

入 notion 坑,不亏。