第13章 项目相关方管理
| 序号 | 过程 | 过程组 | 过程组 |
|---|---|---|---|
| 1 | 识别相关方 | 启动 | |
| 2 | 规划相关方管理 | 规划 | |
| 3 | 管理相关方参与与 | 执行 | |
| 4 | 监控相关方参与与 | 监控 |
相关方管理，针对于团队之外的相关方的，核心目标是让对方为了支持项目，以达到项目目标。
文章目录
- [第13章 项目相关方管理](#第13章 项目相关方管理)
- [13.1 识别相关方](#13.1 识别相关方)
-
- [1. 定义与作用](#1. 定义与作用)
- [2. 输出、输入、技术和工具](#2. 输出、输入、技术和工具)
- [3. 识别相关方的依据（输入）](#3. 识别相关方的依据（输入）)
- [4. 数据分析 - 相关方分析步骤（工具与技术）](#4. 数据分析 - 相关方分析步骤（工具与技术）)
- [5. 数据表现 - 相关方分类模型（工具与技术）](#5. 数据表现 - 相关方分类模型（工具与技术）)
- [6. 数据表现 - 其他（工具与技术）](#6. 数据表现 - 其他（工具与技术）)
- [7. 相关方登记册（输出）](#7. 相关方登记册（输出）)
- [13.2 规划相关方参与](#13.2 规划相关方参与)
- [13.3 管理相关方参与](#13.3 管理相关方参与)
-
- [1. 定义与作用](#1. 定义与作用)
- [2. 主要工作](#2. 主要工作)
- [3.输入 ，输出 、 工具 与 技术](#3.输入 ，输出 、 工具 与 技术)
- [4. 人际关系与团队技能（工具与技术）](#4. 人际关系与团队技能（工具与技术）)
- [5. 基本规则（工具与技术）](#5. 基本规则（工具与技术）)
- [6. 管理技能（工具与技术）](#6. 管理技能（工具与技术）)
- [7. 沟通技能（工具与技术）](#7. 沟通技能（工具与技术）)
- [9. 管理相关方参与与输出（输出）](#9. 管理相关方参与与输出（输出）)
- [13.4 监控相关方参与](#13.4 监控相关方参与)
- 真题
13.1 识别相关方
1. 定义与作用
| 定义 | 作用 |
|---|---|
| 识别能影响项目决策、活动或结果的个人、团体或组织，以及被项目决策、活动或结果所影响的个人、团体或组织，分析和记录他们的相关信息；这些信息包括他们的利益、参与度、相互依赖、影响力及对项目成功的潜在影响等。 | 帮助项目经理建立对各个相关方或相关方群体的关注。 |
2. 输出、输入、技术和工具
3. 识别相关方的依据（输入）
商业文件
- 商业论证：确定项目目标，以及受项目影响的相关方的最初清单。
- 收益管理计划：描述了如何实现商业论证中所述收益。
项目章节
- 项目章节会列出关键相关方清单，还可能包含与相关方职位有关的信息。
项目管理计划
- 沟通管理计划：沟通与相关方参入之间存在密切切联系，沟通管理计划中的信息是了解项目相关方的主要依据。
- 相关方参与计划：确定有效引导相关方参与的管理策略和措施。
项目文件
- 需求文件：可以提供关于与相关方的进一步信息。
- 问题日志：所记录的问题可能为项目带来新的相关方，或改变现有相关方的参与类型。
- 变更日志：可能引入新相关方，或改变相关方与项目目标的现有关系的性质。
协议
- 协议的各方都是项目相关方，还可能涉及其他相关方。
4. 数据分析 - 相关方分析步骤（工具与技术）
- 识别全部潜在项目相关方及其相关信息，比如他们的角色、部门、利益、知识、期望和影响力；
- 分析每个相关方可能的影响或支持，并对他们进行分类；
- 评估关键相关方对不同情况可能做出的反应，以便策划如何对他们施加影响，提升他们的支持，减轻他们的潜在负面影响。
5. 数据表现 - 相关方分类模型（工具与技术）
权力/利益 方格
根据相关方的权力（权力）大小及其对项目结果的关注（利益）进行分类。
权力/影响 方格
根据相关方的权力（权力）大小及其参与（影响）项目的程度进行分类。
作用/影响方格
根据相关方主动参与（影响）项目程度及改变项目计划或执行的能力（作用）进行分类。
卤素模型
根据相关方的权力（职级别或对项目成果的影响能力）、紧急程度（需要立即关注）和合法性（参与的适当性），对相关方进行分类。
权力/利益 方格
该图显示了权力和利益的关系，用于对项目相关方进行分类：
- 高权力/高利益：重点管理
- 高权力/低利益：适当监控
- 低权力/高利益：随时告知
- 低权力/低利益：令其满意
6. 数据表现 - 其他（工具与技术）
相关方立体体
- 立体体把上述方格中的要素组合成三维模型，项目经理和团队可据此分析相关方并引导相关方参与项目；
- 有助于沟通策略的制定。
影响方向
- 向上：执行组织或客户组织，发起人和指导委员会的高级管理层；
- 向下：临时责任知或技术能的团队或专家；
- 向外：项目团队以外的相关方群体及其他代表，如供应商、政府机构、公众、最终用户和监管部门；
- 横向：项目经理的同级人员，如其他项目经理或中层管理人员，他们与项目经理竞争稀缺项目资源或合作共享资源或信息。
优先级排序
项目有大量相关方，相关方和项目团队之间或相关方群体内部的关系复杂，有必要对相关方进行优先级排序。
7. 相关方登记册（输出）
用于记录已识别的相关方的所有详细信息；
包括：
- 基本信息：姓名、职位、地点、项目角色、联系方式；
- 评估信息：主要需求、主要期望、对项目的潜在影响与生命周期的哪个阶段最密切相关；
- 相关方分类：内部/外部、支持者/中立者/反对者、上级/下级/外圈或横向，作用/影响/权力或利益。
13.2 规划相关方参与
1. 定义与作用
| 定义 | 作用 |
|---|---|
| 基于对相关方需求、利益及对项目成功的潜在影响的分析，制定合适的管理策略，以有效调动相关方参与整个项目生命周期。 | 为与项目相关方的互动提供清晰且可操作的计划，以支持项目利益。 |
2. 输入，输出 ，工具与技术
3. 规划相关方参与的依据（输入）
项目管理计划
- 资源管理计划：包括项目团队成员及其他相关方角色和职责的信息。
- 沟通管理计划：用于相关方管理的沟通策略以及用于实施策略的计划。
- 风险管理计划：可能包含风险临界值或风险度量，有助于选择最佳的相关方参与策略组合。
项目文件
- 假设日志：关于假设条件和制约因素的信息，可能与特定相关方关联。
- 风险登记册：包括已识别风险，风险通报与具体相关方关联。 (风险负责人、受风险影响者)
- 相关方登记册：提供项目相关方的清单，分类情况和其他信息。
- 项目进度计划：进度中活动需与具体相关方关联。 (活动负责人或执行者)
- 问题日志：为项目管理解决问题日志中的问题，需要与受影响的相关方额外沟通。
- 变更日志：记录对项目范围的变更。变更通常与具体相关方相关联。
协议
- 在规划承包商向供应商提供商业参考时，确保供应商能有效进行相关方管理。
4. 数据分析 (工具与技术)
相关方的参与程度可以分为以下类别：
- 不知晓：对项目和潜在的影响不知晓。
- 抵制：知道项目和潜在的影响，抵制变更。
- 中立：知道项目，既不支持，也不反对。
- 支持：知道项目和潜在的影响，支持变更。
- 领导：知道项目和潜在的影响，积极致力于保证项目成功。
5. 数据表现 - 相关方参与评估矩阵 (工具与技术)
| 相关方 | 不知晓 | 抵制 | 中立 | 支持 | 领导 |
|---|---|---|---|---|---|
| 张三 | C | D | |||
| 李四 | C | D | |||
| 王五 | C | D | |||
| 陈六 | CD | ||||
| 王七 | C | D | |||
| 说明： |
- C -- 当前状态
- D -- 期望状态
6. 相关方参与计划 (输出)
除了相关方登记册中的资料，相关方管理计划还包括：
- 关键相关方的所需参与程度和当前参与程度
- 相关方变更的范围和影响
- 千人之间的相互关系和潜在交叉
- 项目现阶段的相关方沟通需求
- 需要分发给相关方的信息，包括语言、格式、内容和详细程度
- 分发相关方信息的理由，以及可能对千人参与与所产生的影响
- 向相关方分发所需信息的时限和频率
- 随着项目的进展，更新和优化相关方管理计划的方法
13.3 管理相关方参与
1. 定义与作用
| 定义 | 作用 |
|---|---|
| 在整个项目生命周期中，与相关方进行沟通和协作以满足其需求与期望，解决实际出现的问题，并促进相关方合理参与与项目活动。 | 帮助项目经理来提升来自相关方的支持，并把相关方的抵制降到最低，从而显著提升项目成功的机会。 |
2. 主要工作
管理相关方参与包括以下活动：
- 调动相关方适时参与项目，以获取或确认他们对项目成功的持续承诺；
- 通过讨论和沟通，管理相关方期望，实现项目目标；
- 处理尚未成问题的千人关注点，预测相关方在未来可能提出的问题；
- 澄清和解决已识别的问题
3.输入 ，输出 、 工具 与 技术
4. 人际关系与团队技能（工具与技术）
项目经理应用人际关系技能来管理相关方的期望，例如：
- 冲突管理：项目经理应确保及时解决冲突；
- 文化意识：有助于项目经理和团队通过考察文化差异和相关方需求，来实现有效沟通；
- 谈判：用于获取支持或达成关于支持
5. 基本规则（工具与技术）
- 根据团队章程中定义的基本规则，明确项目团队成员和其他相关方引导相关方参与的行为；
- 对项目成员和其他相关方的可接受行为做出明确的规定；
- 尽早制定并遵守明确的规则，有助于减少误解，提高生产力；
- 对诸如行为规范、沟通方式、协同工作、会议礼仪等的基本规则进行讨论，有且团队成员相互理解了对方的价值观；
- 规则一旦建立，团队项目成员都必须遵守。
6. 管理技能（工具与技术）
项目经理应用管理技能来协调各方以实现项目目标，例如：
- 引导人们对项目目标达成共识；
- 对人员施加影响，使他们支持项目；
- 通过讨论判别达成共识，以满足项目需求；
- 调整组织行为，以接受项目成果。
7. 沟通技能（工具与技术）
- 在开展管理相关方参与过程时，应根据沟通管理计划，针对每个相关方采取相应的沟通方法。
- 项目管理团队应该使用反馈机制，来了解相关方对各项目管理活动和关键决策的反应。
反馈的收集方式包括（但不限于）：
- 正式与非正式对话
- 问题识别和讨论
- 会议
- 进度报告
- 调查
9. 管理相关方参与与输出（输出）
变更请求
- 当项目范围或产品范围需要变更时，应通过实施整体变更控制过程，对所有变更请求进行审核和处理。
项目管理计划（更新）
- 沟通管理计划：更新沟通管理计划，用来反映新的或已变更的相关方需求。
- 相关方参与计划：更新相关方参与计划，用来反映相关方管理策略的变化。
项目文件（更新）
- 变更日志：根据变更请求更新变更日志。
- 问题日志：可能需要更新以反映问题日志条目的更新或添加。
- 经验教训登记册：更新经验教训登记册，记录管理相关方参与的有效或无效方法，以供当前或未来项目借鉴。
- 相关方登记册：基于提供给相关方的关于问题解决、变更审批和项目状态的最新信息，来更新相关方的登记册。
13.4 监控相关方参与
1. 定义与作用
| 定义 | 监控项目相关方的关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目。 |
|---|---|
| 作用 | 随着项目进展和环境变化，维持并提升相关方参与活动的效率和效果。 |
2.输入 、输出、 工具与技术
4. 监控相关方参与的依据（输入）
项目管理计划
- 资源管理计划：确定对项目团队成员的管理方法。
- 沟通管理计划：描述适用于项目相关方的沟通计划和策略。
- 相关方参与计划：为管理相关方期望提供指导和信息。
项目文件
- 风险登记册：记录与相关方参与互动有关的风险，包括它们的分类，以及潜在的应对措施。
- 相关方登记册：记录各相关方的信息，主要包括相关方姓名、评价结果和分类情况。
- 问题日志：记录所有项目和相关方有关系的已知问题。
- 项目沟通记录：根据沟通管理计划和相关方参与与项目发展的项目沟通记录。
- 经验教训登记册：在项目早期获取或与相关方有关系的经验教训，以提高过程效率和效果。
工作绩效数据
- 包含项目状态数据，如哪些相关方支持项目，他们的参与水平和类型。
事业环境因素
- 组织的文化和标准，相关方参与的必要程度。
5. 监控相关方参与的方法（工具与技术）
数据分析
- 备选方案分析：在相关方参与效果没有达到预期目标时，应展开备选方案分析，评估应对偏差的各备选方案。
- 根本原因分析：开展根本原因分析，确定相关方参与未达预期效果的根本原因。
- 相关方分析：确定相关方群体和个体在项目任何特定时间的状态。
决策
- 多准则决策分析：考虑相关方成功参与项目的目标，并根据其他优先级排序和加权，识别出最适当的选项。
- 投票：通过投票选出应对相关方参与与偏差的最佳方案。
数据表现
- 相关方参与状态评估表：跟踪与相关方参与的变化，以相关方参与与以监控。
沟通技能
- 反馈：用于确保传递给相关方的信息被接收和理解。
- 演示：为相关方提供清晰的信息。
人际关系与团队技能
- 权威听取：通过积极倾听，减少误解解决沟通障碍。
- 文化意识：文化意识有助于敏感地处理与团队和相关方之间的文化差异和需求，并对沟通进行规划。
- 领导力：成功的相关方参与需要强有力的领导技能，以引导愿意并激励相关方支持项目工作和成果。
- 政治意识：通过人际网络了解相关方需求。
- 会议：利用会议平台获取必要的反馈。
6. 监控相关方参与与输出（输出）
工作绩效信息
- 与相关方参与状态有关的信息，包括：相关方对项目的当前支持水平、相关方参与与度评估矩阵、相关方立方体等。
变更请求
- 用于改善当前相关方参与水平的纠正及预防措施。
项目管理计划（更新）
- 资源管理计划：可能需要更新以引导相关方参与的职责。
- 沟通管理计划：可能需要更新项目的沟通策略。
- 相关方参与计划：可能需要更新关于项目和相关方社区的信息。
项目文件（更新）
- 问题日志：更新有关相关方度的信息。
- 经验教训登记册：记录过程遇到的挑选方法以及如何调整相关方参与的方法。
- 风险登记册：记录和更新相关方风险应对措施。
真题
- 下图相关方权力和利益的描述，不正确的是 ()。 D
- A. 项目经理的主管领导就是A区的相关方，要"令其满意"；
- B. 项目客户是B区的相关方，要"重点管理、及时报告"；
- C. 对C区的相关方，要"随时告知"；
- D. 对于D区的相关方，花费最少的精力监控即可。
- 在项目实施期间发生组织重组，一名关键相关方被替换。新的相关方对项目成功存在很高的兴趣并拥有足够的影响力，对项目结果产生重大影响。在执行相关方分析之后，项目经理该如何处理该新项目相关方？ D
- A. 监测相关方期望发生的任何变化。
- B. 保持向相关方通报项目进度/状态。
- C. 确保相关方满意项目进度/状态。
- D. 密切管理相关方的期望。
- 项目经理正在开展一个涉及动态环境中多个项目相关方的项目。结果，项目相关方的利益水平不一致。若要了解项目相关方的利益，项目经理应该怎么做？ A
- A. 执行沟通需求分析。
- B. 启动强制性，每次一次的项目相关方会议。
- C. 更新相关方登记册。
- D. 使用拉式沟通方法。
- 下一次会议之前，一名关键项目发起人需要知道项目的高层级风险和主要需求。该项目发起人希望让项目相关方参与，确保他们的参与程度，并根据当前环境识别主要制约因素。项目经理首先应该为发起人准备哪一项？D
A. 相关方登记册
B. 风险分解结构
C. 风险管理计划
D. 相关方参与度评估矩阵
- 管理项目相关方参与过程的主要作用是（ ）。 C
A. 限制相关方参与项目；
B. 鼓励相关方参与项目；
C. 提升相关方对项目的支持；
D. 与相关方进行沟通。
- 一名新项目经理被任命管理一个正在执行的项目。针对这个项目，三天内将召开一次重要的里程碑实施会议。 D
若要确保相关人员受到参与会议的邀请，项目经理应该怎么做？
A. 请求高级管理层提供建议
B. 参照以往里程碑关键会议的与会者
C. 与项目团队讨论该问题
D. 查看相关方管理计划
- 监控相关方参与过程的作用是（ ）。A
A. 维持或提升相关方参与活动的效率和效果；
B. 提高相关方对项目的支持度，并尽可能降低相关方对项目的抵制；
C. 提供与相关方进行有效互动的可行计划；
D. 项目团队能够建立对每个相关方或相关方群体的适度关注。