在日常办公和文件管理中，我们常常会遇到需要处理大量 PDF 文件的情况。有时，为了更好地管理和查找这些文件，需要根据 PDF 文件中特定区域的文字内容对文件进行重命名。例如，在企业档案管理中，合同文件可能需要根据合同编号进行重命名；在医院病历管理中，病历文件可能需要根据患者姓名、病历号等信息重命名。PDF 指定区域 OCR 识别重命名工具应运而生，它能够帮助我们快速、准确地识别 PDF 文件中指定区域的文字，并根据识别结果对文件进行批量重命名，大大提高了工作效率。
一、PDF区域识别改名导出表格详细使用步骤
1、选择PDF识别改名模式
根据待处理文件类型选择 "PDF 识别模式"。若处理的是图片型 PDF 文件，务必选择该模式，以确保软件能正确识别文件内容。
2、设置识别区域
- 选择样本文件：从需要处理的 PDF 文件中挑选一份具有代表性的文件作为样本。该样本文件应能涵盖其他文件中需要识别区域的各种特征，如文字字体、字号、位置等。
- 框选识别区域：将样本 PDF 文件拖入软件界面，使用软件提供的区域选择工具，在 PDF 页面上框选出需要识别文字的区域。框选时，需确保框选的区域精准覆盖需要识别的文字内容，避免框选过多无关区域，以免影响识别效率和准确性。如果需要识别多个区域，可多次进行框选操作。
- 保存区域坐标及命名：完成每个区域的框选后，点击 "保存区域" 按钮，软件会自动记录该区域的坐标。同时，为每个框选的区域起一个有意义的名字，如 "合同编号""患者姓名""文件日期" 等。这些名字将作为后续导出表格的列名，方便对识别结果进行整理和分析。
3、导入 PDF 文件
点击软件界面中的 "导入 PDF" 按钮，在弹出的文件浏览器窗口中，选择存放待处理 PDF 文件的文件夹。软件会自动加载该文件夹中的所有 PDF 文件，并显示在软件界面的文件列表中。
4、执行识别与重命名操作
- 选择功能：根据需求选择 "区域识别重命名" 功能。若还需要将识别结果导出为表格进行进一步分析，也可同时选择 "区域识别导表格" 功能。
- 开始处理：点击 "开始处理" 按钮，软件将按照之前设置的识别区域，对所有导入的 PDF 文件进行文字识别。识别过程中，软件界面会显示识别进度条，方便用户了解识别工作的进展情况。
- 设置重命名规则：识别完成后，软件会根据识别出的文字内容生成重命名规则。用户可在重命名设置界面中，自定义重命名的格式。例如，若之前识别了 "合同编号""签订方""签订日期" 等区域，可设置重命名规则为 "合同编号_签订方_签订日期.pdf"。
- 完成重命名：设置好重命名规则后，点击 "确定" 按钮，软件将按照设定的规则对所有 PDF 文件进行批量重命名，并将重命名后的文件保存到原文件夹中，或根据用户在软件中设置的保存路径进行保存。
三、PDF识别改名注意事项
1、文件格式与质量
- 格式支持：确保导入的文件为 PDF 格式，且软件支持的 PDF 版本。若文件格式不正确或版本不兼容，可能导致软件无法正常读取文件内容。
- 文件质量：PDF 文件的质量对 OCR 识别的准确率有很大影响。若文件中的文字模糊、存在噪声、分辨率过低或有倾斜等问题，可能会导致识别错误。在进行识别操作前，尽量对文件进行预处理，如提高分辨率、去除噪声、矫正倾斜等，以提高文字的清晰度，提升识别准确率。
2、识别区域设置
- 精准框选：在设定识别区域时，要尽可能精准地框选需要识别的文字区域。区域过大可能会包含无关信息，影响识别结果的准确性；区域过小则可能导致部分文字未被识别。对于多页 PDF 文件，若每页需要识别的区域位置和内容相同，可在设置好第一页的识别区域后，使用软件提供的 "应用到所有页面" 功能，确保每页的识别区域一致。
- 避免重叠与间隙：当需要设置多个识别区域时，要注意避免区域之间有过多的重叠或间隙。重叠区域可能会导致文字重复识别，增加处理时间，且可能产生错误的识别结果；间隙过大则可能遗漏部分需要识别的文字。
- 区域顺序：部分软件对识别区域的顺序有特定要求，在设定区域时需遵循该要求。若不确定软件对区域顺序的规定，可先进行少量文件的测试识别，观察识别结果是否符合预期，再根据情况调整区域顺序。
3、重命名规则
- 规则一致性：在设置重命名规则时，要保持规则的一致性和逻辑性。确保规则能够准确反映文件的关键信息，便于后续的文件管理和查找。同时，避免使用过于复杂或容易引起混淆的规则。
- 非法字符避免：不同的操作系统对文件名中允许使用的字符有不同规定。在设置重命名规则时，要避免使用系统不允许的非法字符，如某些操作系统不允许文件名中包含 "/""\""*""?"":""<"">""|" 等特殊字符。若文件名中包含非法字符，可能导致文件无法正常保存或在后续操作中出现问题。
- 备份原始文件：在进行批量重命名操作之前，强烈建议备份原始的 PDF 文件。虽然软件在正常情况下能够准确地进行重命名操作，但为了防止因软件故障、操作失误等原因导致文件重命名错误或文件丢失，备份原始文件可以保证在出现问题时能够恢复到原始状态，避免造成不必要的损失。
- 结果校验：识别和重命名完成后，务必对处理结果进行仔细校验。检查文件名是否准确反映了文件中指定区域的文字内容，文件是否都已成功重命名，有无遗漏或重命名错误的文件。若选择了 "区域识别导表格" 功能，还需检查导出的表格内容是否完整、准确，数据是否与 PDF 文件中的识别结果一致。如有错误或不符合预期的情况，应及时返回相应步骤进行修正，如调整识别区域、修改重命名规则等，然后重新执行识别和重命名操作，直至结果符合要求。