零售 EDI:Chewy EDI 项目注意事项

在此前的文章《供应商对接Chewy的EDI需求》中,介绍了Chewy的EDI需求,本文主要为大家分享Chewy对于各个业务单据的细节性需求,了解这些细节性注意事项将帮助企业快速基于知行软件提供的EDI服务与Chewy建立EDI对接。

基于知行之桥EDI系统能够通过Chewy指定的AS2或者SFTP传输协议,接收和发送各个业务单据。接下来我们一起来看Chewy对于各个业务单据的具体要求。

EDI 850 采购订单

作为订单自动化流程的一部分,供应商将被要求支持接收来自 Chewy 的采购订单 (PO) 数据。

功能性确认 (997)

所有供应商必须在收到 850 采购订单 / 860 采购订单变更或取消后的 12 个工作时间内,使用准确的 997 功能性确认进行回复。

注:无法满足 Chewy EDI 要求的供应商必须考虑外包给 EDI 服务提供商。所有供应商必须实现 EDI 合规。知行软件目前已成功对接多个Chewy EDI 项目,无论是产品性能还是实施能力都能够满足Chewy的EDI对接需求,帮助供应商快速、高效地实现EDI合规。

Chewy收到的货物都需要若没有对应的提前发货通知 (856 ASN) 和电子发票 (810 Invoice) 等 EDI 交易集,将被视为不合规,并可能被处以不合规费用。

采购订单确认 (855)
  • Chewy 要求供应商使用采购订单确认 (855) 提供确认和订单状态。
  • 供应商应为所有采购订单发送采购订单确认 (855)。
  • 采购订单确认信息将用于提高供应商系统/订单履行流程中订单的可见性;这包括报告订单状态和订单上的任何差异。
  • 供应商将被要求为每个采购订单发送采购订单确认 (855),并在行项目明细中表明接受订单要求(包括原始订单中包含的所有项目及其项目级状态)。
  • 供应商有责任向 Chewy 提供及时准确的采购订单确认 (855)。
  • 供应商将使用此文件确认收到订单、接受内容、确认要求的发运和/或交货日期、订单数量,并报告采购订单中的任何错误(如产品信息或价格)。
  • 供应商必须在收到采购订单后的 2 个工作日内发送 855。

注意:在 2 个工作日要求期限内遇到的任何 Chewy 假日将不计入确认采购订单的 2 天时限。在Chewy 提供的文档资料中将会提供假日列表,假期包括:Memorial Day、Independence Day、Labor Day、Thanksgiving Day、Christmas、New Years。

如果某个商品缺货或已停产,请在通用备注中填写拒绝代码和拒绝原因代码来拒绝该商品。请注意,在 EDI 单据上拒绝整行时,拒绝数量 (QTY rejected) 应反映订购数量 (QTY ordered)。例如,如果 SKU 123 订购了 10 EA 但缺货无法发货,该行应提交为 IR(项目拒绝),数量为 10。请参阅以下适用的项目拒绝 (IR) 状态代码:

  • VI -- 供应商零件号 (VPN) 错误
  • PI -- 价格错误
  • UI -- UPC 错误
  • OS -- 缺货
  • VD -- 供应商停产商品
  • MD -- 制造商停产商品
  • OT -- 其他

Chewy 将支持并期望供应商在整个订单生命周期中提供订单状态更新,作为供应商协作的附加步骤。Chewy 将利用此信息设定产品可用性预期,并确定是否需要更新订单。

采购订单变更 (860)

作为订单变更自动化流程的一部分,供应商将被要求支持接收采购订单变更数据。Chewy 将发送更新/替换订单作为采购订单变更 (PO Change),其中将包含更新/替换文件中的所有值。

订单变更类型将包括:

  • 订单取消;
  • 订单变更;
  • 日期(订单);
  • 商品添加;
  • 商品删除;
  • 商品价格;
  • 商品数量。

注意:收货地点的变更将通过取消原始订单并创建新订单来处理。

提前发货通知 (856)

作为发货确认,供应商被要求为所有采购订单提供提前发货通知 (ASN)/发货通知详情。Chewy 将在收到订单之前使用此信息作为发货的确认和内容详情。

Chewy 支持 Pick and Pack(拣货和包装)ASN 结构,每个 ASN 代表一次单一的发货(收货地点)。

供应商将被期望将一次物理发货/拖车/集装箱中包含的所有采购订单包含在单个 ASN 数据馈送中。

提前发货通知 (ASN 856) 的时间要求已修订,以确保我们及时收到 ASN。

必须在向承运人放行货物时提供准确的 ASN。

供应商有责任向 Chewy 提供及时准确的 ASN。

供应商必须提供追踪号码(包裹运输)或 PRO 号码(零担运输或整车运输)。

如果整车运输没有 PRO 号码,应复制提单 (BOL) 号码并在 ASN 的追踪字段中提供。

ASN 单据上必须包含所有发货的追踪/PRO 字段。

如果 ASN 延迟,且产品在Chewy的履行中心(以下简称"FC")收到 ASN 之前到达,供应商可能被收取不合规费用。

供应商必须在 EDI ASN 的 DTM 段上使用限定符 011(已发货)或 017(预计交货)提供准确的发货日期。我们要求发货日期准确无误,并与提单 (BOL) 上的"托运人"签署日期一致。

供应商可以通过以下任一格式发送 ASN 数据:

  • SOTI(发货、订单、皮重/托盘、物料 -- 主要用于单一 SKU 托盘)格式:使用此格式,供应商表示他们已在托盘级别提供了 GS1-128 运输标签,并且 ASN 数据包含该条形码编号。
  • SOPI(发货、订单、包装箱/纸箱、物料 -- 用于散装纸箱和包含多个 SKU 的托盘)格式: 使用此格式,供应商表示他们已在纸箱级别提供了 GS1-128 运输标签,并且 ASN 数据包含该条形码编号。
GS1 标签要求

Chewy 将通过扫描运输标签内的 GS1-128 条形码并与提前发货通知 (ASN) 数据进行比对,在其设施内自动化收货流程。

供应商被要求在运输纸箱(非可销售箱)或托盘上提供运输标签。

标签放置必须遵循 Chewy 供应商合规要求,并且 GS1-128 条形码中的 SSCC 纸箱/托盘 ID 必须在供应商的 856/ASN 数据中正确提供。

发票 (810)

Chewy 要求供应商为所有已发货的电子创建订单提供电子发票,供应商被要求为每个采购订单创建一张发票。

此信息将用于自动化发票接收,在其财务系统中根据库存收货和采购订单执行三单匹配功能,并将发票录入应付账款系统以便及时向供应商付款。

810 发票必须在提前发货通知 (856) 传输后发送,必须包含 Chewy 商品编号和供应商零件编号。

810 发票必须仅包含以其实际成本传输的商品行项目。物料行项目不应为补偿损坏或配送费用而减少;所有额外费用/津贴应通过 EDI 发票上的 SAC 段发送。在行项目级别传输包含这些额外费用和津贴的发票将被拒绝,并可能被处以不合规费用。

在开始 EDI 设置之前,Chewy 要求满足以下条件:

1.已签署的供应商协议存档;

2.产品/供应商信息已加载到 Chewy 系统中;

3.已审阅并接受供应商合规手册。

在提出请求之前,请咨询您的 Chewy 商品采购联系人,以确保已完成必要步骤。在所有步骤完成之前,Chewy 无法开始 EDI 上线/测试。

采购订单要求
电子提交
  • EDI 采购订单 (850) 或通过电子邮件发送的采购订单均为有效。
  • 无效采购订单示例:电话订单、口头承诺、手写订单或工作表。
完整发货
  • Chewy 要求您完整发运所有采购订单。
  • 如果您无法按原始采购订单数量发货,则发运所有可用数量并取消剩余商品。
  • 同一采购订单的后续发货将被视为分批发货。可能会对第二次或后续发货评估全额运费加处理费作为不合规费用。
在订单窗口期内发货
  • 所有订购的货物将按照采购订单上的日期完整发运。
  • 供应商必须在要求的交货日期前至少 72 小时(3 个完整营业日) 请求交货预约。
  • 如果要求的交货日期是周末或假日,则必须使用前一个营业日作为要求的交货日期。

请注意,所有整车运输将根据原始要求的交货日期 (ORDD) 安排。

按采购订单书面要求发货
  • 对采购订单进行数量变更或发货日期变更的发货批准,必须以更新的有效采购订单/修订的形式从采购员处获得书面批准。口头批准或确认永远不够。
  • 不接受任何替代品。数量增加需要事先授权,而减少则不需要。
采购订单必须发往正确的履行中心
  • 请参考 EDI 采购订单中 N1 ST 段的"收货方"(Ship To) 字段。
  • 发错履行中心 (FC) 的采购订单将被处以不合规费用:

可能包括全额运费加处理费,以及将货物转运至正确履行中心的任何相关运输费用。

易腐产品的采购订单

Chewy 向客户运送易腐物品时,保证其距产品有效期至少还有 90 天。

Chewy 要求运往Chewy 任何履行中心的所有产品在收货时距有效期至少还有 180 天。

冷藏产品:Chewy 要求运往Chewy 冷藏设施的所有产品距有效期至少还有 105 天(15 周)。

任何违反此要求收到的产品可能会被退回,并由供应商承担运费。

EDI 供应商在提交包含易腐产品的发货的 ASN 时,必须在 EDI 单据上发送有效期。

履行问题的说明

在以下情况下,请联系采购订单上列出的 Chewy 供应链采购员:

  • 如果因任何原因您无法完全履行采购订单的条款(数量、SKU 等)。
  • 任何可能导致采购订单延迟或被搁置的原因(无论是承运人/运输问题、付款问题、产品供应问题等)。
  • 如果您认为采购订单创建有误。
给非 EDI 供应商的特别说明

Chewy要求所有供应商必须实现 EDI 合规。有关实现 EDI 合规并开始设置流程的更多信息,请发送电子邮件至Chewy的EDI团队。

如果您希望了解有关EDI对接的相关信息,欢迎交流。

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