不要让你的听众淹没在数据中。只提供他们需要的数字。
理解数字的含义是高级管理人员的核心能力。同样重要的是，他们应该善于传达这些数字背后的信息。不幸的是，很少有人能做到这一点。领导者们经常在向员工传达最新的季度更新、竞争分析或部门报告对他们今天的工作以及未来挑战意味着什么时遭遇失败。他们非但没有用数据激励和鼓舞员工，反而让他们感到厌倦和困惑。
在职场生涯中，若想开个好头，采用颠倒的沟通方式会带来最严重的危害。
从多年与高管们在沟通技巧方面的合作中，我和我的同事们发现了一个根本性的错误：他们混淆了自己想要传达的信息和支持这些信息的证据。结果是，许多人本末倒置，先展示证据，再提出信息，甚至更糟的是，只展示证据。
你不会打电话给朋友，先抛出一堆天气预报数据，然后再建议去散步，对吗？不会。你会先建议去散步，然后提一句天气预报说天气不错。换句话说，你应该先传达你的信息------ "让我们去散步吧" ------然后再提供支持该信息的证据。尽管这一点显而易见，但我们都听过项目经理的演示文稿以"一点背景"或"项目范围概述"开场。这样的开场白很难让听众保持兴趣！
从一开始就做对
在职场生涯中，若想开个好头，采用颠倒的沟通方式会带来最严重的危害。一家大型跨国公司的新任首席财务官（CFO）意识到了这一点，他请我协助他进行演示文稿和其他沟通技巧的准备。为了更好地了解他的公司，他邀请我参加他们的年度业绩报告会。这位新CFO当时还未正式上任，他会和我一起作为观察者出席。我们约定会后见面，讨论我们对演示的印象和接收到的信息，并回顾他上任初期应该做些什么，用他的话说，就是"把数字传达清楚"。
现任CFO的开场白是："我将通报数字，然后交给首席执行官。" 他的确言出必行，接下来的半小时里，他带领听众浏览了二三十张幻灯片，每张都挤满了密密麻麻的数字。之后，他将演示文稿交给了首席执行官，后者又通过一张张幻灯片，按部门逐一回顾了去年的情况。
当提问环节最终到来时，很明显听众根本没听进去：没有一个问题与演示文稿的任何内容相关！然而，正如新CFO所指出的，按照传统标准，两位演讲者都表现得不错。他们有足够多的内容，演讲风格也很专业，没有"嗯"或"呃"的口头禅。那么，为什么听众没有集中注意力呢？他应该怎么做，才能确保自己上任后能更好地进行沟通呢？以下是我给他的建议。
1. 明确你想要表达的关键点
任何沟通都可以分为"关键点"和"证据"。区分两者并非难事，但令人惊讶的是，许多演示文稿的设计都围绕着充斥着大量证据的PowerPoint幻灯片。我们的咨询公司开发了一款名为KeyPrep的软件，它通过一个系统化的准备流程，帮助人们专注于他们想要传达的所有关键点，只有在能够增加价值时才使用幻灯片进行辅助。
我的客户和我听完两位演示者的讲话后，都觉得他们提供了大量的证据。但每当演示文稿的一个部分结束时，我们都会问自己："那又怎样呢？" 当我们坐下来比较从演示中获取的信息时，我们甚至无法就关键点达成一致。两位演讲者都没有提出任何实质性的观点。结果是，他们罗列的所有数字对听众都没有产生任何影响。
一个有力的开场白能抓住听众的注意力，并为接下来的内容定下主题。它不需要多么宏大或戏剧化。一位新上任的领导者可以简单地用这样的话开场："我很高兴能来到这里，我想告诉你们，我在承担这项新挑战时打算做些什么。"
当然，这个建议不仅适用于新任高管。一位部门负责人可以这样向他的营销和销售团队作开场白：
"感谢大家今天下午的到来。恐怕消息不太好------我们这个季度的业绩不如预期。我将向大家展示的数字清晰地表明了一件事：我们需要加倍努力，确定并服务好我们的核心客户需求。"
通过为听众提供一个清晰的背景来解读数据，这位部门负责人能够引导他们的思路，并确保他的关键信息被听众接收。
2. 准备支持性证据------并保持精挑细选
我们经常给那些我们正在辅导的高管们一个关于演示技巧的建议：**你热爱数字的程度，很可能远远超过你的大部分听众。**作为一名高级经理，你"活在"数字中，而你的员工却并非如此。因此，为了选择正确的证据来支持你的信息，你需要后退几步，从听众的角度看待事物。
什么能讲述一个更引人入胜的故事？是两张并排的饼图------一张显示一年前的市场份额，另一张显示今天的市场份额？还是一张密集的电子表格，按产品线和地区划分了月度销售额？你可能觉得后者更有说服力，但用数据淹没你的听众，只会保证他们几乎忘记你说的所有话。
在大多数演示文稿中，你不需要堆积如山的数据作为支撑，只需要选择最少但最能支持你论点的证据。
虽然我们更常看到对数字精通的高管犯下"先于信息（或取代信息）展示证据"的错误，但我们有时也会看到相反的问题：他们传达了关键点，但没有提供支持。在缺乏证据的情况下，陈述会沦为陈词滥调，而陈词滥调无法激励任何人采取行动。人们需要证据。
3. 保持一致性
保持一致性并不意味着一遍又一遍地用同样的方式说同样的话。如果你是一位新上任的CEO，向不同的群体介绍自己，你的信息在每次演讲中都应该保持一致，但支持性的证据和案例应该根据听众进行调整。例如，你的董事会成员可能不会被你用来与前台员工沟通的相同案例所打动。
你选择的支持性证据和案例也应考虑到文化和级别。一家大公司的新任CEO进行了一场全球巡回演讲，无论走到哪里都逐字重复他的演示文稿。他关于"卓越服务"的关键点对于他所有的听众来说都是相关的。然而，他很快发现，他在美国用来举例说明观点的"口香糖"例子，在新加坡并未受到好评！
4. 持续跟进
关于信息"增援部队，我们正在前进"在层层传递后变成"三四便士，我们去跳舞"的古老故事，对于领导者沟通来说再贴切不过了。
我给新CFO的最后一条建议是：持续跟进。人们听完演示后能清楚地记住其中的三四个核心要点，这很棒，但他们在一两个月后还会记得吗？不太可能。如果他们记不住，这些要点就不会在整个组织中得到有效传达。
这并不意味着你的演示文稿应该被转录、通过电子邮件发送给所有人，或者录制后放在公司内网上。事实上，这样做很可能是浪费时间与金钱，因为很少有人会去阅读或收听。但它确实意味着利用后续的演示文稿来强化你的关键点。例如，你可以用这样的话开始一次演示："我六个月前告诉过大家，我们会更快地响应客户请求，这就是我们朝着这个目标所取得的进展。"
让你的信息被听到
无论你是一位新上任的CEO还是一位经验丰富的团队领导，无论你面对的是数百名听众还是一群围坐在会议桌旁的人，只要你记住把关键点放在首位和中心位置，并让你的支持性证据仅仅是支持，你的演示文稿就会是有效的。