本文深入对比了以下10款文档管理与共享系统：1.PingCode；2.亿方云；3.石墨文档；4.有道云笔记；5.Google Workspace；6.Box；7.Dropbox Business；8.Egnyte；9.坚果云；10.云盒子。
在数字化办公成为主流的今天，企业内部产生的文档数量与日俱增，从合同、方案、报告到知识库，文件管理的效率直接影响企业的协作与安全。对于希望提升信息管理效率的企业来说，如何选出最契合自身需求的文档管理系统 成为关键。本篇文章将带你深入了解10款主流文档管理系统，从功能、易用性、安全性与性价比等维度展开评测，帮助企业在选型时少走弯路，找到真正能落地的解决方案。
10款主流文档管理与共享系统测评
1.PingCode
PingCode 知识库：国产头部知识文档系统
推荐指数：9.5 分
**产品简介：**PingCode 知识文档管理方案是一款国内广受推荐的企业级知识库工具，聚焦"知识全生命周期"，通过结构化沉淀与高效协同，帮助团队将分散文档转化为可复用的知识资产。产品简单易用、功能成熟，用户口碑良好。
推荐理由： 在国产知识管理与文档协作工具中排名非常靠前，受到大量研发型企业关注与采用。曾入选36氪年度口碑企服产品榜单 ，长城汽车、小红书、华夏基金等知名企业是其用户。
**适用人群：**研发团队，希望知识库与需求、测试、缺陷等环节打通；对安全与合规要求高的政府、金融、大型企业；需要统一知识沉淀与对外发布 FAQ/帮助中心的团队；从 Confluence 等系统迁移到国产工具的企业。
核心功能：
- 知识创作：支持组织、团队、个人多级知识空间与分级管理，可一键迁移他系统数据（如 Confluence）。专业编辑器支持图片、表格、代码块、Markdown、页面关联等，多人实时协作、即时保存，并提供@同事、评论与表情互动。
- 知识共享：PC/移动端多端同步，可对外发布帮助文档与 FAQ，搭建企业支持窗口；支持按组织或个人灵活共享页面/空间，权限可控。
- 知识沉淀：采用"知识空间 + 页面"的层级架构，便于结构化整理；提供内置与自定义模板，保持内容规范与复用。
- 安全管控：支持空间/页面精细化权限，历史版本回溯与差异对比；具备 ISO27001、ISO9001 等企业级安全能力，支持数据加密、审计日志与安全水印。
**使用体验：**上手门槛低，开箱即用、界面与交互贴合国内用户习惯；模板与结构化空间降低搭建成本。协作顺畅，多人实时编辑与评论机制，减少沟通成本，适合跨部门与远程协作。管理可控，权限模型清晰、历史版本易追溯，能有效减少误删与"文档失控"。
**集成能力 / 扩展性：**与 PingCode 研发全流程深度打通，可将知识与需求、测试、缺陷等工作项相互关联，实现"文档---任务---交付"闭环与追溯。支持对外发布与内部权限并行管理，适配多种服务与运营场景。部署灵活：SaaS、公有云/私有化与定制化并行；国产化与信创环境友好。
**价格：**为 25 人及以下团队提供基础版本免费使用；提供 SaaS、私有部署与定制化等多种采购/部署方式，满足不同行业与阶段需求。对比confluence等海外竞品，价格仅为30%-40%，性价比高。
**优势：**PingCode 知识文档管理方案支持统一沉淀与复用，一键迁移降低成本；与研发流程打通，协作高效；兼容私有化与信创环境，具备ISO认证和加密审计，安全可靠，上手快，服务佳。
**总结：**PingCode 知识文档管理方案以结构化沉淀、协同高效和安全合规为特色，适合希望提升知识管理效率并兼顾国产化与合规的团队。
官方 ：https://sc.pingcode.com/0dcjk
2.亿方云
亿方云：网盘型知识文档管理系统/国内头部网盘型知识文档系统
推荐指数：9.4 分
**产品简介：**亿方云是一款网盘类的企业级知识文档管理系统，定位于"大容量文件存储与协同"。产品支持文档在线编辑、跨端同步与安全共享，并提供AI文档助手及多项效率工具（如PDF转换、音频转文字），适合需要处理海量文件与高效协作的企业环境。
**市场地位：**据报告显示，位居"国企业云盘"第一梯队，累计服务企业用户65万+，覆盖吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，产品能力与稳定性在大体量场景中经过验证。
**适用人群：**有海量文件存储、跨组织同步与权限治理需求的大中型企业；需在多端（PC/移动）高频协作，并重视文件级安全与可追溯的行业（制造、地产、金融、教育等）；需要私有云/混合云/跨云等灵活部署与本地合规方案的组织。
**核心功能：**大容量文件存储与同步；Office/WPS 在线编辑；安全文件共享与外链管理；多设备访问、精细化权限管控；企业数据保护与可审计操作日志；AI文档助手与效率工具（PDF转换、音频转文字等）。
**使用体验：**在大文件与高并发场景下表现稳健；在线编辑与协作基础能力完善，上手成本低；配套的效率工具能减少文档流转与格式处理时间，整体提升协作效率。
**安全与合规：**通过 ISO 20000/27001、CSA、等保三级等认证；提供本地碎片化存储、三重备份与容灾；支持私有云、混合云、跨云等部署。技术上采用行业级二次 AES‑CTR‑256 流式分块加密------上传即加密、落盘二次加密；产品层面具备网银级安全与完善的日志监控，所有操作可追踪，权限模型细致可控。
**优势：**亿方云以海量文件存储与跨端同步、在线编辑与AI工具、高等级安全合规以及灵活部署方式，全面满足企业高效协作与数据管控需求。
**总结：**若公司以"海量文件存储+在线协作+企业级安全"为核心诉求，并需要灵活的私有化/混合云落地与完备的审计追踪能力，亿方云是值得重点评估的网盘型知识文档管理方案。
官网 ：https://sc.pingcode.com/x9168
3.石墨文档
推荐指数：9.0 分
产品简介：石墨文档是国内领先的在线协同办公平台，成立于 2014 年，专注于为用户提供高效的云端 Office 解决方案，产品涵盖文档、表格、幻灯片等八大常用办公套件。
推荐理由：提供军事级文档安全控制体系，确保文档归企业所有；支持文件安全加密、文件水印、员工行为追溯等，全面保障数据安全；简单易用的界面设计和强大的协作功能；支持跨平台使用，用户可以在 PC 端、移动端等多设备上访问文件。
适用人群：各类团队，包括中小企业、教育机构和个人用户，尤其适用于需要频繁协作和共享文档的场合。
核心功能：多终端、多成员、多类型文件的毫秒级实时协同；自动存档、历史版本追溯、机密文档生成等功能；文档批注、评论、自动保存和历史记录查看；在线文档编辑、表格处理、多人协作、版本控制、权限管理和文件共享。
总结：石墨文档以其简单易用的界面设计和强大的协作功能，支持多人同时编辑、即时沟通，能够有效提升团队的工作效率，是现代团队协作的重要工具。
4. 有道云笔记
推荐指数：8.8 分
产品简介：有道云笔记是一款由网易推出的云端笔记管理工具，旨在帮助用户在多设备间同步、保存和管理笔记、文档和文件。
推荐理由：强大的云同步功能和多平台支持，能够实现数据的实时更新和备份；用户可以将笔记分类整理，并通过标签、文件夹进行高效管理；支持个人与团队之间的内容协作；界面简洁易用，学习成本低。
适用人群：个人用户、学生以及需要管理大量信息的专业人士，尤其适用于学习、工作中的信息存储与管理。
核心功能：笔记创建、文字编辑、附件管理、任务清单、标签分类；支持跨设备同步，用户可以在 PC 端、手机端随时访问笔记内容；文档的在线编辑和共享；支持 Office 及主流文件格式。
总结：有道云笔记作为一款成熟的云端笔记管理工具，在个人知识管理和团队协作方面表现出色，是提升个人和团队工作效率的有效工具。
5. Google Workspace
推荐指数：9.2 分
产品简介：Google Workspace 是谷歌推出的云端协作办公套件，包括 Google Drive、Google Docs、Google Sheets、Google Slides 等应用。
推荐理由：强大的实时协作功能，支持多人同时编辑同一文档，内容修改实时同步；丰富的集成功能，可以与各种第三方应用程序无缝衔接；高效的云存储能力，用户的文档可以随时随地访问；简洁直观的界面设计。
适用人群：各类规模的企业和团队，特别是需要频繁远程协作的组织。
核心功能：在线文档编辑、实时协作、云端存储、权限管理、评论与批注；支持多种格式的文件导入和导出；版本管理功能；与 Google 生态系统的深度集成。
总结：Google Workspace 以其强大的实时协作功能和简洁的界面设计，为用户提供了高效的云端办公体验，但对于对数据本地化有严格要求的企业来说，可能需要考虑数据存储和隐私问题。
6. Box
推荐指数：9.1 分
产品简介：Box 是一家总部位于美国加州红木城的云内容管理和文件共享平台，专为企业用户设计。
推荐理由：强大的安全功能，包括端到端加密、多因素认证、数据泄露防护等；灵活的部署选项，支持云端、本地和混合部署；强大的 API 和集成能力，可以与各种企业应用程序无缝衔接；防止勒索软件攻击的内容恢复能力。
适用人群：对数据安全有高要求的中大型企业，特别是金融、医疗、法律等行业。
核心功能：文件存储与同步、在线预览与编辑、权限管理、工作流自动化；GPT-4 AI 集成，能够总结文档和回答关于存储内容的问题；Box Forms 用于构建自定义表单；Box Doc Gen 用于自动生成文档；归档功能用于长期内容保存和合规性。
总结：Box 以其强大的安全功能和灵活的部署选项，为企业提供了可靠的内容管理解决方案，特别适合对数据安全有严格要求的行业。
7. Dropbox Business
推荐指数：9.0 分
产品简介：Dropbox Business 是 Dropbox 推出的企业级云存储和协作平台，专注于为企业提供安全、高效的文件管理和协作解决方案。
推荐理由：简单易用的界面设计，学习成本低，适合各种规模的企业使用；强大的同步功能，能够实现多设备间的文件实时同步；完善的安全功能，包括数据加密、访问控制、审计日志等；与常用办公软件的良好集成。
适用人群：各类规模的企业，特别是需要高效文件同步和协作的团队。
核心功能：文件存储与同步、在线预览与编辑、权限管理、版本控制；支持多种文件格式的在线预览；强大的搜索功能；团队协作功能，支持文件共享和评论。
总结：Dropbox Business 以其简单易用的界面和强大的同步功能，为企业提供了高效的文件管理和协作体验，是现代办公的重要工具。
8. Egnyte
推荐指数：8.8 分
产品简介：Egnyte 是一家总部位于美国加州山景城的企业级文件管理和协作平台，成立于 2007 年，专注于为企业提供安全、合规的内容管理解决方案。
推荐理由：灵活的部署选项，支持云端、本地和混合部署模式；细粒度的权限控制、版本管理和审计追踪功能；引入了人工智能技术，用于自动分类敏感内容、检测异常行为和提升搜索效率；与 Microsoft 365、Google Workspace、Salesforce 等主流应用的集成。
适用人群：对数据安全和合规性有高要求的中大型企业，特别是跨国企业。
核心功能：文件存储与同步、在线预览与编辑、权限管理、版本控制；AI 技术用于内容分类和异常检测；强大的搜索功能；与主流企业应用的集成。
总结：Egnyte 以其灵活的部署选项和强大的安全功能，为企业提供了全面的文件管理解决方案，特别适合对数据安全和合规性有严格要求的跨国企业。
9. 坚果云
推荐指数：8.7 分
产品简介：坚果云是一款专注于文件同步和管理的云存储服务，提供文件管理、团队协作、知识管理等功能。
推荐理由：强大的同步功能，能够实现多设备间的文件实时同步；精细化的权限控制，支持按用户、组或角色设置访问权限，确保文档的安全性；界面简洁易用，学习成本低；支持 OCR 扫描、建立本地同步文件夹、桌面文件自动备份等功能。
适用人群：个人用户和中小企业，特别是需要高效文件同步和管理的团队。
核心功能：文件同步、在线预览、版本管理、权限控制；支持多种文件格式的在线预览，包括 Office 文档、图片、音视频等；强大的搜索功能，能够快速定位所需文件；企业网盘功能，支持团队文件共享和协作。
总结：坚果云以其强大的同步功能和简洁的界面设计，为用户提供了高效的文件管理和协作体验，是个人和中小企业的理想选择。
10. 云盒子
推荐指数：8.6 分
产品简介：云盒子是一款企业级云存储平台，专注于为企业提供安全、高效的文件管理和协作解决方案。
推荐理由：强大的安全功能，包括数据加密、访问控制、审计日志等；支持多种部署方式，包括私有云、混合云等；简单易用的界面设计，学习成本低；与常用办公软件的良好集成。
适用人群：各类规模的企业，特别是对数据安全有较高要求的组织。
核心功能：文件存储与管理；文件共享和协作；版本控制；权限管理；在线预览和编辑；移动端访问。
总结：云盒子以其强大的安全功能和灵活的部署方式，为企业提供了可靠的文件管理和协作解决方案，是企业数字化转型的重要工具。
什么是文档管理系统？企业为什么需要它？
在企业日益数字化的时代，文档管理系统（Document Management System, DMS） 已成为信息资产管理的核心工具。简单来说，它是将传统的纸质档案、电子邮件、扫描文件等归集、存储、分类、检索、版本控制及生命周期管理的系统。根据 AIIM 的定义，文档管理系统是用于"存储、管理并跟踪电子文件和纸质信息电子化后版本"的软件系统。
对于企业而言，部署一套合适的文档管理与共享系统，不仅能提升办公效率，还能增强信息安全、规避合规风险。正如 Ricoh 所指出："数字文档已经成为推动企业前行、保持远程和现场团队高效协作的关键"。
从具体价值来看，文档管理系统能够帮助企业统一资料归档、加速检索流程、实现版本控制、控制访问权限、并将知识文档化。它真正将"文档杂乱、查找耗时、权限混乱"这些传统痛点转化为"集中管理、一键检索、规范流程"。随着云协作、远程办公成为常态，文档管理系统愈加不可或缺。
因此，对于希望构建现代化办公环境、提升团队协作效率、加强数据治理能力的企业来说，理解"文档管理系统是什么"以及"为什么企业需要它"是选型的第一步。
公司文档管理系统能解决哪些常见问题？
在实际运营中，许多组织在文档管理方面常遇到如下几类痛点：一是资料分散、检索困难 。员工在共享盘、邮箱附件、本地硬盘之间搜寻文档，浪费大量时间。据研究，每名信息工作者每年因文档查找而损失近两万美元的生产力。文档管理系统通过集中存储、元数据索引、全文检索等功能，显著缩短查找时间。
其次是版本混乱与协作障碍 。当多人参与同一文件编辑、审批流程却缺乏统一平台时，容易产生"V3-final-FINAL"这种混乱版本。文档管理系统内置版本控制、锁定机制、审批流程，使团队始终协作在最新、受控的版本上。
第三，权限失控与合规风险 。在高度监管行业（如金融、医疗、制造业）中，文档访问记录、变更轨迹、销毁保留政策等都必须符合规范。传统共享工具往往缺乏完整审计日志、访问追踪及合规功能。文档管理系统则提供细粒度权限控制、加密存储、审核日志、生命周期管理，从而降低数据泄露及合规处罚的风险。
最后是物理存储空间大、成本高 。实体档案柜、影印机、纸张存放费用高昂且难以管理。利用数字化的文档管理与共享系统，企业可大幅压缩实体存储费用、简化办公室空间，提升知识管理和信息复用能力。
综上所述，选型优秀的公司文档管理系统，可有效解决"文档散乱、找不到、版本乱、权限弱、成本高"等典型问题，从而支撑企业流程优化、团队协作提升与信息治理落地。
文档管理系统与文件共享软件有何区别？
许多企业在选型"文档管理系统"时，会将其与"文件共享软件"混淆，但两者在定位和功能层面有显著差异。文件共享软件 （如云盘、网盘、协作共享工具）通常聚焦于"文件存储＋共享＋同步"，适合快速协作和轻量团队使用。相比之下，**文档管理系统（DMS）**强调"文档生命周期管理＋流程自动化＋合规控制"，更适合中大型组织或有严格监管需求的场景。
在功能对比上，文件共享软件通常提供基本的文件上传、下载、共享链接、同步功能；而文档管理系统则具备元数据索引、版本控制、审批流程、权限细化、审计日志、合规保存等功能。正如一份对比文章指出："文件共享关注访问，而文档管理关注问责。
此外，安全与合规性也是两者核心区别之一。共享工具常缺乏深入的访问控制、加密机制、审计追踪与合规支持，而文档管理系统从设计起就考虑到敏感信息保护、合规流程、文档保留政策、电子签名支持等。
因此，当企业在"文档管理与共享系统"选型时，应明确自身是"仅需快速文件共享"还是"需要正式的文档管理、流程审批、合规控制"。若是后者，就应优先考虑具备DMS特征的系统，而不是只停留于简单的文件共享工具。
大型企业该如何构建高安全性的文档管理体系？
对于大型企业而言，构建一套高安全性、可扩展、合规可控的文档管理体系 是落实数字化文档治理的关键。首先，在体系顶层应明确策略与治理架构：定义文档生命周期管理、用户访问权限控制、审计与日志机制、保留与销毁政策。根据 CARA Platform 的分析，现代企业文档管理系统必须具备"审核准备、角色权限、版本控制、安全加密、合规支持"等特征。
其次，在技术层面选择架构要点至关重要。大型企业应优先考虑支持混合部署（云 + 本地）的文档管理系统，以平衡数据主权、灵活扩展与成本控制。系统应具备全面的访问日志、元数据管理、全文检索、版本回溯 以及加密传输与静态加密 能力，以确保敏感内容在传输与存储双重保护。
再者，整合与自动化同样关键。文档管理体系应与企业的 ERP、CRM、PLM 等系统打通，实现文档自动归档、审批流程自动触发、数据同步、角色触发影响流程，从而减少人为操作错误、提升流程效率，并确保文档操作有迹可循。
最后，还需制定监控与优化机制。大型企业应设定关键绩效指标（如文档检索时间、版本冲突率、审计合规事件数、文档泄露次数）并定期评估。同时，随着技术进步，应考虑引入人工智能辅助分类、自动标记、风险识别等功能，为下一代"智能文档管理系统"奠定基础。通过上述策略，企业不仅能够搭建起高安全性、可控的文档管理体系，还能为未来知识管理与数字化转型打下坚实基础。
总结
随着企业信息化的深入，文档管理系统已不再是"可有可无"的辅助工具，而是支撑组织知识管理与高效协作的核心基础设施。无论是追求高安全标准的大型企业，还是注重灵活协作的中小团队，都能在众多系统中找到合适的选择。通过本文对10款主流产品的测评，我们可以看到，不同系统在功能深度、集成能力与使用体验上各有优势。企业在选型时，应结合自身的团队规模、管理流程与安全合规需求，选择最符合实际场景的文档管理系统。未来，随着AI与云技术的融合，文档管理系统将从"存储工具"升级为"智能知识中心"，帮助企业真正实现信息资产的高效流转与价值再造。
常见问答
1. 文档管理系统支持移动端或远程办公吗？
是的，大多数现代 文档管理系统（Document Management System, DMS） 都已支持移动端与云端协作。通过网页端或移动App，员工可在任何地点安全访问、编辑、审批文件，非常适合远程办公或分支机构协作。优质系统通常具备 多端同步、文件加密传输、离线访问 等功能，确保工作连续性与数据安全性。
2. 文档管理系统适合中小企业使用吗？
完全可以。如今不少厂商提供面向中小企业的轻量级文档管理解决方案，功能聚焦在文件集中管理、协作共享、权限控制上，部署简便、成本较低。对于资源有限但希望建立规范信息管理体系的团队来说，这类系统能在不增加IT负担的情况下显著提升效率。
3. 文档管理系统如何与企业现有工具集成？
主流文档管理系统通常支持与 Office 365、Google Workspace、Slack、企业微信、钉钉、CRM、ERP 等系统集成。企业可在日常工作流程中直接访问、编辑和共享文档，无需频繁切换平台。这种集成能力使文档管理系统成为企业协作生态的核心枢纽。
4. 文档管理系统是否能防止信息泄露？
是的。企业级文档管理系统通常具备加密传输、访问权限分级、操作日志追踪、水印防泄露等功能。管理员可精准设定谁能查看、编辑或下载文件，并通过审计功能追踪所有操作记录，从源头减少内部泄密与外部风险。
5. 文档管理系统和企业云盘有什么区别？
企业云盘偏重文件存储与共享 ，适合临时协作或文件传输；而文档管理系统更注重生命周期管理、审批流程与合规管控。DMS 通常带有版本控制、审批流、自定义元数据、归档策略等功能，是更系统化、规范化的管理工具。