Word协作与审阅实用手册

第一部分：修订模式

1.1 修订模式概述

什么是修订模式？

复制代码

修订模式会记录文档的所有更改:
- 添加的内容
- 删除的内容
- 格式修改
- 移动的内容

特点:
- 所有修改可见
- 可以接受或拒绝修改
- 多人编辑可区分作者
- 保留完整的修改历史

适用场景

复制代码

✓ 论文导师审阅
✓ 合同法务审查
✓ 文档多人协作
✓ 编辑校对
✓ 需要审批的文档

1.2 启用修订模式

开启修订

复制代码

方法1（快捷键，推荐）:
Ctrl + Shift + E

方法2（功能区）:
审阅 → 修订（点击按钮）

方法3（状态栏）:
点击状态栏中的"修订"

开启后:
- "修订"按钮高亮
- 状态栏显示"修订"
- 所有编辑操作被记录

关闭修订

复制代码

再次点击"修订"按钮或按 Ctrl+Shift+E

注意:
- 关闭修订后，新编辑不再被记录
- 已有的修订仍然保留
- 需要接受或拒绝修订才能最终确定

1.3 修订显示模式

查看修订的方式

1. 所有标记（默认）

复制代码

审阅 → 显示标记 → 所有标记

特点:
- 显示所有修订内容
- 删除的内容用删除线
- 添加的内容带下划线
- 批注显示在右侧
- 格式修改用气球标记

适合: 审阅时使用

2. 简单标记

复制代码

审阅 → 显示标记 → 简单标记

特点:
- 修订处显示红色竖线（页边标记）
- 不显示具体修订内容
- 点击竖线查看详细修订
- 界面简洁

适合: 编辑时使用，减少干扰

3. 没有标记

复制代码

审阅 → 显示标记 → 没有标记

特点:
- 显示最终效果（接受所有修订后的样子）
- 不显示任何修订标记
- 修订仍然存在，只是隐藏

适合: 预览最终效果

4. 原始状态

复制代码

审阅 → 显示标记 → 原始状态

特点:
- 显示原始文档（未修改前的样子）
- 不显示任何修订
- 修订仍然存在

适合: 查看原始内容

1.4 修订标记详解

修订标记类型

插入内容

复制代码

显示: 带下划线的文字
颜色: 根据作者区分（默认红色、蓝色等）

示例:
原文: 今天天气很好
修订: 今天天气很好晴朗
      （"晴朗"带下划线）

删除内容

复制代码

显示: 删除线文字或气球标记

示例:
原文: 今天天气很好
修订: 今天天气很好
      （"很"有删除线）

格式修改

复制代码

显示: 气球标记（右侧边栏）

示例:
"已设置格式: 字体: 加粗"

移动内容

复制代码

显示:
- 绿色双删除线（原位置）
- 绿色双下划线（新位置）

示例:
段落从第一章移动到第二章
- 第一章: 绿色双删除线
- 第二章: 绿色双下划线

1.5 接受和拒绝修订

逐个处理修订

接受修订

复制代码

1. 点击要接受的修订（或光标置于修订处）

2. 审阅 → 接受 → 接受并移到下一处

或:
审阅 → 接受 → 接受此修订

效果:
- 插入的内容变为正文
- 删除的内容永久删除
- 格式修改确定
- 修订标记消失

拒绝修订

复制代码

1. 点击要拒绝的修订

2. 审阅 → 拒绝 → 拒绝并移到下一处

或:
审阅 → 拒绝 → 拒绝此修订

效果:
- 插入的内容被删除
- 删除的内容恢复
- 格式修改撤销
- 修订标记消失

批量处理修订

接受所有修订

复制代码

审阅 → 接受 → 接受所有修订

或:
接受 → 接受所有修订并停止修订

后者会同时关闭修订模式

应用: 确定所有修改后，一键接受

拒绝所有修订

复制代码

审阅 → 拒绝 → 拒绝所有修订

应用: 全部恢复原状

导航修订

复制代码

审阅 → 上一条/下一条

快速跳转到上一个或下一个修订

快捷键:
Ctrl + Alt + Home: 上一条修订
Ctrl + Alt + End: 下一条修订

1.6 修订选项设置

自定义修订外观

打开修订选项

复制代码

审阅 → 修订 → 修订选项

标记选项

复制代码

【插入内容】:
- 标记: 下划线/加粗/倾斜/双下划线/颜色/无
- 颜色: 按作者/指定颜色

【删除内容】:
- 标记: 删除线/隐藏/插入符号(^)/井号(#)
- 颜色: 按作者/指定颜色

【更改的行】:
- 标记位置: 左边框/右边框/外侧边框/无
- 颜色: 按作者/指定颜色

【批注】:
- 颜色: 按作者/指定颜色
- 连接线: 显示/隐藏

【移动内容】:
- 标记移动: 是/否
- 颜色: 按作者/指定颜色

【表格单元格突出显示】:
- 插入的单元格: 淡蓝/其他颜色
- 删除的单元格: 粉红/其他颜色
- 合并的单元格: 淡黄/其他颜色
- 拆分的单元格: 淡橙/其他颜色

【格式设置】:
- 标记格式设置: 是/否
- 颜色: 按作者/指定颜色

推荐设置

复制代码

插入内容: 下划线，按作者
删除内容: 删除线，按作者
更改的行: 外侧边框，按作者
批注: 按作者
格式设置: 不标记（除非特别需要）

按作者颜色: 便于区分不同人的修改

1.7 显示标记筛选

选择显示哪些修订

操作方法

复制代码

审阅 → 显示标记 → 勾选要显示的类型

选项:
✓ 批注
✓ 墨迹（手写批注）
✓ 插入和删除
✓ 格式设置
✓ 修订版本（版本控制）

✓ 特定人员:
  - 所有审阅者
  - 张三
  - 李四
  ...

应用:
- 只看某个人的修订: 取消勾选其他人
- 忽略格式修改: 取消勾选"格式设置"

1.8 修订窗格

什么是修订窗格？

复制代码

专门的面板，列出所有修订的详细信息

优势:
- 按时间顺序列出修订
- 显示修订者和修订时间
- 统计修订数量
- 便于导航和管理

打开修订窗格

复制代码

审阅 → 修订窗格

选项:
- 垂直修订窗格: 窗口左侧
- 水平修订窗格: 窗口底部

推荐: 垂直修订窗格（更清晰）

修订窗格内容

复制代码

显示:
- 修订总数
- 插入数量
- 删除数量
- 移动数量
- 格式更改数量

每条修订:
- 作者
- 时间
- 类型
- 具体内容

点击修订项:
- 文档跳转到对应位置
- 高亮显示该修订

第二部分：批注功能

2.1 批注概述

什么是批注？

复制代码

在文档中添加评论或建议，不修改正文内容

用途:
- 提出问题和疑问
- 给出修改建议
- 讨论和交流
- 标记待办事项

批注 vs 修订

复制代码

【批注】:
- 不修改正文
- 仅评论
- 可回复讨论
- 可标记为完成

【修订】:
- 直接修改正文
- 需要接受或拒绝
- 改变文档内容

2.2 插入批注

基本操作

复制代码

1. 选中要批注的文字（或不选，对光标位置批注）

2. 审阅 → 新建批注

或快捷键: Ctrl + Alt + M

3. 右侧出现批注框

4. 输入批注内容

5. 点击批注外或按Esc完成

批注显示

复制代码

- 右侧显示批注气球
- 被批注的文字高亮显示
- 批注包含:
  * 作者姓名
  * 批注内容
  * 批注时间

2.3 回复批注

创建批注讨论

回复批注

复制代码

1. 点击要回复的批注

2. 批注框中点击"回复"按钮

3. 输入回复内容

4. 完成

效果:
- 批注和回复形成线程
- 显示对话历史
- 可以多次回复

@提及（需要在线协作）

复制代码

在批注中输入 @

- 显示协作者列表
- 选择要提及的人
- 该人会收到通知

应用: 引起特定人注意

2.4 管理批注

导航批注

复制代码

审阅 → 上一条/下一条

快速跳转到上一个或下一个批注

删除批注

复制代码

删除单个批注:
1. 点击批注
2. 审阅 → 删除 → 删除批注
或: 右键批注 → 删除批注

删除所有批注:
审阅 → 删除 → 删除文档中的所有批注

注意: 删除不可撤销（撤销功能可恢复）

解决批注（标记为完成）

复制代码

1. 点击批注

2. 批注框中点击"解决"按钮

或:
右键批注 → 解决批注

效果:
- 批注变为灰色
- 表示已处理
- 但仍然保留

重新打开:
点击"重新打开"按钮

隐藏批注

复制代码

审阅 → 显示标记 → 取消勾选"批注"

批注隐藏，文档干净

再次勾选可显示

2.5 打印批注

打印设置

复制代码

文件 → 打印 → 设置 → 打印所有页（下拉）

选项:
- 打印所有页: 只打印正文
- 打印标记: 打印正文+批注+修订
- 仅打印标记列表: 只打印批注和修订的列表

推荐:
- 最终版: 打印所有页
- 审阅版: 打印标记

第三部分：文档比较与合并

3.1 比较文档

什么是文档比较？

复制代码

比较两个文档的差异，显示所有不同之处

应用场景:
- 查看文档被修改了哪些地方
- 检测文档是否被篡改
- 对比不同版本

比较操作

复制代码

1. 审阅 → 比较 → 比较

2. 选择文档:
   - 原始文档: 浏览选择文件（或当前文档）
   - 修订的文档: 浏览选择文件

3. 点击"更多"展开选项:

   【比较设置】:
   ✓ 插入和删除
   ✓ 移动
   ✓ 表格
   ✓ 批注
   ✓ 格式设置
   ✓ 大小写
   ✓ 空白
   □ 页眉和页脚
   □ 文本框
   □ 域
   等等...

   【显示更改】:
   ○ 原始文档
   ○ 修订的文档
   ○ 新文档（推荐）

   【显示更改位置】:
   ○ 单元格级别
   ○ 字级别（推荐）

4. 确定

5. 生成比较结果

比较结果

复制代码

显示三个窗格:
1. 比较文档（中间）: 显示差异，以修订模式标记
2. 原始文档（右侧）: 原文档内容
3. 修订的文档（右侧）: 修改后文档内容

修订摘要（左侧）:
- 列出所有差异
- 点击跳转

操作:
- 接受/拒绝差异
- 类似修订模式处理

3.2 合并文档

什么是文档合并？

复制代码

将多个人的修订合并到一个文档

应用场景:
- 多人分别修订文档
- 合并所有修改到一起
- 统一审阅

合并操作

复制代码

1. 审阅 → 比较 → 合并

2. 选择文档:
   - 原始文档: 基准文档
   - 修订的文档: 包含修订的文档

3. 设置（同比较）

4. 确定

5. 两个文档的修订合并到一个文档

多文档合并

复制代码

场景: 3个人分别修订文档

步骤:
1. 合并文档A和文档B → 结果C
2. 合并结果C和文档D → 最终结果

所有人的修订都在最终结果中，可逐个审阅

3.3 处理冲突

什么是冲突？

复制代码

同一位置被多人修改为不同内容

示例:
原文: 项目预算为100万
人A改为: 项目预算为120万
人B改为: 项目预算为150万

合并时冲突: 该用哪个数字？

冲突处理

复制代码

合并时Word会标记冲突:
- 显示所有冲突的修订
- 手动选择接受哪个修订
- 或自行修改

步骤:
1. 导航到冲突位置
2. 查看不同修订
3. 接受正确的修订
4. 拒绝其他修订

第四部分：文档保护

4.1 限制编辑

为什么限制编辑？

复制代码

保护文档不被随意修改:
- 只允许填写表单
- 只允许批注
- 只允许修订模式编辑
- 某些区域只读

应用:
- 模板文档
- 审批流程
- 调查问卷

设置限制编辑

复制代码

1. 审阅 → 限制编辑

2. 右侧打开"限制编辑"窗格

3. 【格式设置限制】:
   ✓ 限制对选定的样式设置格式
   - 设置: 选择允许的样式
   - 勾选"允许自动套用格式以避开格式设置限制"

4. 【编辑限制】:
   ✓ 仅允许在文档中进行此类编辑

   选择:
   - 修订: 只能在修订模式下编辑
   - 批注: 只能添加批注，不能编辑正文
   - 填写窗体: 只能填写表单字段
   - 不允许任何更改（只读）

5. 【例外项（可选）】:
   - 指定部分区域或特定用户可编辑
   - 选择区域，勾选允许编辑的用户

6. 【启动强制保护】:
   - 是，启动强制保护
   - 设置密码（可选，建议设置）
   - 确定

7. 文档被保护，按设置限制编辑

取消保护

复制代码

限制编辑窗格 → 停止保护

如果设置了密码，需要输入密码

4.2 密码保护

设置打开密码

复制代码

目的: 文档必须输入密码才能打开

步骤:
1. 文件 → 信息 → 保护文档 → 用密码进行加密

2. 输入密码

3. 再次输入确认密码

4. 确定

5. 保存文档

效果:
- 打开文档需要输入密码
- 没有密码无法打开
- 密码加密文档内容

注意:
- 密码不可恢复，忘记密码文档无法打开
- 使用强密码（字母+数字+符号）

设置修改密码

复制代码

目的: 可以打开文档查看，但修改需要密码

步骤:
1. 文件 → 另存为 → 浏览

2. 工具 → 常规选项

3. 设置:
   - 打开文件时的密码: （留空，可以自由打开）
   - 修改文件时的密码: 输入密码

4. 确定

5. 保存

效果:
- 打开文档时提示"只读"或"输入密码修改"
- 只读模式可查看，不能编辑
- 输入密码可修改

取消密码

复制代码

1. 输入密码打开文档

2. 文件 → 信息 → 保护文档 → 用密码进行加密

3. 删除密码框中的内容

4. 确定

5. 保存

4.3 标记为最终状态

什么是最终状态？

复制代码

标记文档为完成，提示用户这是最终版本

特点:
- 文档变为只读
- 显示"标记为最终状态"提示
- 可以取消（不是真正的保护）

标记为最终状态

复制代码

1. 文件 → 信息 → 保护文档 → 标记为最终状态

2. 确认

3. 保存并关闭

4. 重新打开时显示黄色提示栏

效果:
- 文档只读
- 提示这是最终版本
- 劝告用户不要编辑

取消最终状态

复制代码

点击黄色提示栏中的"仍然编辑"按钮

文档恢复可编辑状态

（所以这不是真正的保护，只是提示）

4.4 限制格式化

限制可用样式

复制代码

目的: 防止用户使用不规范的格式

步骤:
1. 限制编辑 → 格式设置限制

2. ✓ 限制对选定的样式设置格式

3. 设置 → 勾选允许的样式

4. 推荐设置:
   ✓ 标题1-3
   ✓ 正文
   ✓ 引用
   □ 其他不常用样式

5. 确定

6. 启动强制保护

效果:
- 用户只能使用勾选的样式
- 无法使用其他样式
- 确保文档格式统一

第五部分：共享与协作

5.1 共享文档（OneDrive/SharePoint）

在线协作的优势

复制代码

✓ 多人同时编辑
✓ 实时看到他人修改
✓ 自动保存
✓ 版本历史
✓ 随时随地访问
✓ 不需要发邮件传输

共享文档

复制代码

1. 保存文档到OneDrive或SharePoint:
   - 文件 → 另存为 → OneDrive

2. 点击右上角"共享"按钮

3. 输入共享对象:
   - 邮箱地址
   - 或组织内搜索人员

4. 设置权限:
   - 可以编辑（默认）
   - 可以查看

5. 添加消息（可选）

6. 发送

7. 对方收到邮件链接，点击打开文档

共享链接

复制代码

共享 → 复制链接

生成共享链接，可发送给任何人

链接设置:
- 组织中的任何人
- 具有此链接的任何人
- 特定人员

权限:
- 可以编辑
- 可以查看

有效期:
- 设置链接过期时间

5.2 实时协作

多人同时编辑

复制代码

效果:
- 看到其他人的光标和选择
- 看到其他人实时输入
- 显示谁在编辑哪里
- 自动合并编辑

图标显示:
- 右上角显示协作者头像
- 不同人用不同颜色标记

协作注意事项

复制代码

避免冲突:
- 分工明确，不同人编辑不同部分
- 沟通协调
- 避免同时编辑同一段落

定期保存:
- 虽然自动保存，但重要修改后手动保存

使用批注:
- 不确定的地方添加批注讨论
- 不要直接修改

5.3 离线编辑与同步

离线编辑

复制代码

1. 打开OneDrive文档

2. 断网或离线

3. Word切换到离线模式

4. 继续编辑

5. 恢复网络后自动同步

注意: 离线期间他人的修改看不到，同步时可能冲突

冲突解决

复制代码

同步时如果有冲突:
- Word显示冲突通知
- 查看自己的版本和服务器版本
- 选择保留哪个版本
- 或手动合并

5.4 邮件发送文档

作为附件发送

复制代码

1. 文件 → 共享 → 电子邮件

2. 选择:
   - 作为附件发送: 发送.docx文件
   - 作为PDF发送: 转换为PDF发送
   - 作为XPS发送: 转换为XPS发送
   - 作为Internet传真发送: 传真

3. 打开邮件客户端，文档已附加

4. 填写收件人和内容，发送

发送链接（推荐）

复制代码

前提: 文档在OneDrive

1. 共享 → 复制链接

2. 粘贴链接到邮件

3. 发送

优势:
- 邮件小，不占用空间
- 收件人始终看到最新版本
- 便于协作

第六部分：版本管理

6.1 自动恢复版本

什么是自动恢复？

复制代码

Word定期自动保存文档副本

用途:
- 程序崩溃后恢复
- 意外关闭后恢复
- 恢复到之前的版本

设置自动保存

复制代码

1. 文件 → 选项 → 保存

2. 自动恢复信息时间间隔:
   - 设置时间（建议5-10分钟）
   - ✓ 如果我没保存就关闭，请保留上次自动保留的版本

3. 自动恢复文件位置:
   - 查看和修改自动保存位置

4. 确定

恢复未保存文档

复制代码

1. 文件 → 信息 → 管理文档

2. 恢复未保存的文档

3. 浏览自动保存的文件

4. 选择要恢复的版本

5. 打开

6. 另存为新文档

6.2 版本历史（OneDrive）

查看版本历史

复制代码

前提: 文档保存在OneDrive

步骤:
1. 文件 → 信息 → 版本历史

2. 右侧显示版本列表:
   - 时间
   - 作者
   - 文件大小

3. 点击某个版本:
   - 预览该版本内容
   - 只读模式

4. 操作:
   - 恢复: 将该版本设为当前版本
   - 打开版本: 只读打开
   - 比较: 与当前版本比较

恢复到旧版本

复制代码

1. 版本历史 → 选择版本

2. 点击"恢复"

3. 确认恢复

4. 当前文档变为该版本

5. 原当前版本作为新的历史版本保存

注意: 可以撤销恢复（再恢复到刚才的版本）

6.3 手动版本管理

命名规范

复制代码

推荐文档命名:
- 文档名_v1.0.docx
- 文档名_v1.1.docx
- 文档名_v2.0.docx

或:
- 文档名_20250115.docx
- 文档名_20250120.docx

或:
- 文档名_草稿.docx
- 文档名_初稿.docx
- 文档名_终稿.docx
- 文档名_最终版.docx

版本管理策略

复制代码

1. 重要节点保存版本:
   - 完成初稿
   - 重大修改前
   - 提交前
   - 审阅后

2. 版本存储:
   - 创建"版本"文件夹
   - 旧版本移入文件夹
   - 当前版本在主目录

3. 版本说明:
   - 在文件属性中添加说明
   - 或单独创建版本说明文档

第七部分：实战案例

7.1 案例1：论文导师审阅流程

场景

复制代码

学生完成论文初稿，导师审阅并提出修改意见

流程:
1. 学生完成初稿
2. 导师审阅，添加批注和修订
3. 学生查看修改意见
4. 学生修改文档
5. 重复2-4直到定稿

操作步骤

学生操作（初稿）

复制代码

1. 完成论文初稿

2. 另存为: 论文_v1.0_张三_20250115.docx

3. 发送给导师:
   - 邮件附件
   - 或上传到共享文件夹

导师操作（审阅）

复制代码

1. 打开学生论文

2. 开启修订模式: Ctrl+Shift+E

3. 审阅修改:
   - 直接修改错误（修订模式记录）
   - 对有疑问的地方添加批注（Ctrl+Alt+M）
   - 对需要删除的内容标记删除
   - 对需要调整的格式修改

4. 批注示例:
   "这个观点需要补充实验数据支持"
   "参考文献格式不规范，请统一"
   "这一段与上一段重复，建议删除"

5. 审阅完成，保存:
   论文_v1.1_张三_导师审阅_20250116.docx

6. 返回给学生

学生操作（修改）

复制代码

1. 打开导师审阅的文档

2. 显示标记: 所有标记

3. 查看修订和批注:
   - 审阅 → 上一条/下一条

4. 处理修订:
   - 同意的修订: 接受
   - 不同意的修订: 拒绝（并说明原因，添加批注）

5. 处理批注:
   - 根据批注建议修改文档
   - 修改完成后，解决批注
   - 或回复批注说明修改情况

6. 关闭修订模式，继续编辑新增内容

7. 完成后另存为: 论文_v2.0_张三_20250118.docx

8. 再次发送给导师

重复审阅

复制代码

直到导师满意:
1. 接受所有修订
2. 删除所有批注
3. 标记为最终状态
4. 另存为: 论文_最终版_张三_20250125.docx

7.2 案例2：合同多方审查

场景

复制代码

合同需要法务、财务、业务部门分别审查

流程:
1. 起草合同初稿
2. 法务审查（法律条款）
3. 财务审查（财务条款）
4. 业务审查（业务条款）
5. 汇总所有审查意见
6. 修改定稿

操作步骤

起草方

复制代码

1. 完成合同初稿: 合同_v1.0.docx

2. 复制三份:
   - 合同_v1.0_法务审查.docx
   - 合同_v1.0_财务审查.docx
   - 合同_v1.0_业务审查.docx

3. 分别发送给三个部门

各部门审查（并行）

复制代码

法务部门:
1. 打开 合同_v1.0_法务审查.docx
2. 开启修订模式
3. 审查法律条款，修改和批注
4. 保存，返回起草方

财务部门:
1. 打开 合同_v1.0_财务审查.docx
2. 开启修订模式
3. 审查财务条款，修改和批注
4. 保存，返回起草方

业务部门:
1. 打开 合同_v1.0_业务审查.docx
2. 开启修订模式
3. 审查业务条款，修改和批注
4. 保存，返回起草方

起草方汇总

复制代码

1. 收到三份审查文档

2. 合并文档:
   - 审阅 → 比较 → 合并
   - 原始文档: 合同_v1.0.docx
   - 修订的文档: 合同_v1.0_法务审查.docx
   - 确定
   - 生成合并结果

3. 继续合并第二份:
   - 以合并结果为原始文档
   - 修订的文档: 合同_v1.0_财务审查.docx
   - 确定

4. 继续合并第三份:
   - 修订的文档: 合同_v1.0_业务审查.docx
   - 确定

5. 得到包含所有审查意见的文档

6. 处理修订:
   - 查看每条修订
   - 根据来源和内容决定接受或拒绝
   - 如有冲突，协调各方意见

7. 批注回复:
   - 对重要批注回复说明
   - 解决已处理的批注

8. 定稿:
   - 接受所有最终修订
   - 删除所有批注
   - 另存为: 合同_v2.0_定稿.docx

7.3 案例3：团队协同写作

场景

复制代码

团队共同编写项目报告，分工协作

成员:
- 负责人（统筹）
- 成员A（第一章）
- 成员B（第二章）
- 成员C（第三章）

操作步骤（使用OneDrive协作）

负责人操作

复制代码

1. 创建报告框架:
   - 封面
   - 目录（占位）
   - 第一章 XX（大纲，待成员A填充）
   - 第二章 XX（大纲，待成员B填充）
   - 第三章 XX（大纲，待成员C填充）

2. 保存到OneDrive

3. 共享文档:
   - 点击"共享"
   - 添加成员A、B、C
   - 权限: 可以编辑
   - 发送

4. 发送任务说明邮件:
   - 成员A负责第一章
   - 成员B负责第二章
   - 成员C负责第三章
   - 截止时间: XX日

成员A、B、C操作（并行）

复制代码

1. 收到共享邮件，点击链接打开文档

2. 找到自己负责的章节

3. 编辑内容:
   - 实时编辑，自动保存
   - 可以看到其他人在编辑其他部分
   - 不同人的光标用不同颜色标记

4. 遇到问题:
   - 添加批注询问负责人或其他成员
   - @提及特定人员

5. 完成自己的部分

负责人检查（实时）

复制代码

1. 定期打开文档查看进度

2. 查看各成员编辑情况

3. 对有问题的地方:
   - 添加批注
   - 或直接修改（开启修订模式）

4. 回复成员的批注

最后整合（负责人）

复制代码

1. 所有成员完成后

2. 负责人统稿:
   - 检查全文
   - 统一格式和风格
   - 修正错误

3. 生成目录:
   - 引用 → 目录 → 自动目录

4. 添加封面信息

5. 检查和更新:
   - Ctrl+A → F9（更新所有域）

6. 最终定稿:
   - 接受所有修订
   - 解决或删除所有批注
   - 另存为最终版

7. 分享给团队确认

第八部分：常见问题

8.1 修订问题

Q1: 修订模式关不掉

原因

文档被限制编辑，强制使用修订模式

解决方案

复制代码

1. 审阅 → 限制编辑

2. 停止保护（可能需要密码）

3. 修订模式可以关闭了

Q2: 接受修订后，文档格式混乱

原因

修订包含大量格式修改

解决方案

复制代码

1. 撤销接受修订（Ctrl+Z）

2. 修订窗格 → 筛选只看内容修订:
   - 审阅 → 显示标记
   - 取消勾选"格式设置"

3. 只接受内容修订，忽略格式修订

4. 手动调整格式

Q3: 看不到修订标记

原因

显示模式设置为"没有标记"或"简单标记"

解决方案

复制代码

审阅 → 显示标记 → 所有标记

修订全部显示

8.2 批注问题

Q4: 批注只显示作者名，看不到内容

原因

批注显示为气泡，可能被折叠

解决方案

复制代码

方法1: 点击气泡展开

方法2: 审阅 → 修订 → 修订选项
- 批注显示: 在批注气球中显示

Q5: 打印时批注没有打印出来

解决方案

复制代码

文件 → 打印 → 设置:
- 打印所有页 → 更改为"打印标记"

批注会打印在页面右侧

8.3 协作问题

Q6: 共享后对方无法编辑

原因

权限设置为"可以查看"
或文档被保护

解决方案

复制代码

1. 检查共享权限:
   - 共享 → 管理访问权限
   - 更改为"可以编辑"

2. 检查文档保护:
   - 审阅 → 限制编辑
   - 停止保护

Q7: 多人编辑时内容丢失

原因

网络问题导致同步冲突

解决方案

复制代码

1. 检查版本历史:
   - 文件 → 信息 → 版本历史
   - 查找包含丢失内容的版本
   - 恢复或复制内容

2. 避免方法:
   - 分工明确，不同人编辑不同部分
   - 重要修改前手动保存
   - 网络稳定时编辑

8.4 版本问题

Q8: 找不到自动保存的文件

解决方案

复制代码

1. 文件 → 信息 → 管理文档

2. 恢复未保存的文档

3. 如果没有:
   - 文件 → 选项 → 保存
   - 查看"自动恢复文件位置"
   - 打开该文件夹
   - 查找.asd文件
   - 在Word中打开

Q9: 版本历史没有旧版本

原因

文档不在OneDrive
或版本历史被清空

解决方案

复制代码

如果不在OneDrive:
- 版本历史功能不可用
- 需要手动管理版本

如果在OneDrive:
- 版本会自动保存
- 保留30天（个人版）或版本数量限制
- 超出会删除最旧版本