Python自动化办公：让Excel和Word自己动起来

手把手教你用Python操作Excel和Word，告别重复劳动

前言

"帮我整理一下这个月的销售数据，做成报表。"

"这份合同模板，把甲方信息替换一下。"

"这些数据太乱了，帮我汇总算一下。"

如果你每天都在做这些重复性的表格和文档操作，那么是时候让 Python 来帮你分担了。

今天这篇文章，教你用 Python 操作 Excel 和 Word，实现报表自动生成、数据自动汇总、文档自动处理。无论你是财务、行政、运营还是开发，这套技能都能帮你省下大把时间。

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一、准备工作

1.1 安装所需库

bash

pip install openpyxl pandas python-docx

库名	用途
openpyxl	读写 Excel 文件（.xlsx）
pandas	数据分析和处理
python-docx	读写 Word 文件（.docx）

1.2 测试安装

python

import openpyxl
import pandas as pd
from docx import Document

print("✅ 所有库安装成功！")

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二、Excel 自动化

2.1 读取和写入 Excel

读取 Excel：

python

import pandas as pd

# 读取整个表格
df = pd.read_excel("销售数据.xlsx")
print(df.head())  # 查看前5行

# 读取指定 Sheet
df = pd.read_excel("销售数据.xlsx", sheet_name="2024年")

# 读取指定列
df = pd.read_excel("销售数据.xlsx", usecols=["日期", "销售额", "客户"])

写入 Excel：

python

# 创建数据
data = {
    "姓名": ["张三", "李四", "王五"],
    "销售额": [10000, 15000, 8000],
    "地区": ["北京", "上海", "广州"]
}
df = pd.DataFrame(data)

# 保存到 Excel
df.to_excel("员工销售表.xlsx", index=False)
print("✅ 保存成功！")

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2.2 实战：自动汇总月度报表

场景： 每个月都要把多个 Excel 文件合并成一份汇总报表，手动复制粘贴太麻烦。

文件夹结构：

code

销售数据/
├── 1月.xlsx
├── 2月.xlsx
├── 3月.xlsx
└── ...

解决方案：

python

import pandas as pd
import os
from openpyxl import load_workbook
from openpyxl.styles import Font, PatternFill, Alignment

def generate_monthly_report(data_folder, output_file):
    """
    自动汇总多个月份的数据，生成月度报表

    参数：
        data_folder: 存放月份数据的文件夹
        output_file: 输出报表路径
    """

    # 获取所有 Excel 文件
    excel_files = [f for f in os.listdir(data_folder) if f.endswith('.xlsx')]

    all_data = []
    monthly_summary = {}

    for file in sorted(excel_files):
        file_path = os.path.join(data_folder, file)

        # 读取数据
        df = pd.read_excel(file_path)
        all_data.append(df)

        # 提取月份名称
        month_name = file.replace('.xlsx', '')
        monthly_summary[month_name] = {
            "总销售额": df["销售额"].sum(),
            "订单数": len(df),
            "平均订单额": df["销售额"].mean(),
            "最高销售额": df["销售额"].max(),
            "最低销售额": df["销售额"].min()
        }

        print(f"已读取: {file} ({len(df)} 条记录)")

    # 合并所有数据
    merged_df = pd.concat(all_data, ignore_index=True)

    # 创建汇总表
    summary_df = pd.DataFrame(monthly_summary).T
    summary_df = summary_df.round(2)  # 保留2位小数

    # 保存到 Excel（多个 Sheet）
    with pd.ExcelWriter(output_file, engine='openpyxl') as writer:
        # Sheet 1: 汇总报表
        summary_df.to_excel(writer, sheet_name="月度汇总")

        # Sheet 2: 明细数据
        merged_df.to_excel(writer, sheet_name="明细数据", index=False)

    print(f"\n✅ 报表生成完成！")
    print(f"📁 保存位置: {output_file}")
    print(f"\n📊 月度汇总预览：")
    print(summary_df)


# 使用示例
if __name__ == "__main__":
    generate_monthly_report(
        data_folder=r"C:\销售数据",
        output_file=r"C:\销售报表_汇总.xlsx"
    )

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2.3 实战：自动美化 Excel 表格

只生成数据不够，还要让它看起来专业：

python

from openpyxl import load_workbook
from openpyxl.styles import Font, PatternFill, Alignment, Border, Side

def style_excel_report(file_path):
    """
    给 Excel 报表添加样式
    """

    wb = load_workbook(file_path)

    # 定义样式
    header_font = Font(name='微软雅黑', bold=True, size=12, color='FFFFFF')
    header_fill = PatternFill(start_color='4472C4', end_color='4472C4', fill_type='solid')
    header_alignment = Alignment(horizontal='center', vertical='center')

    data_font = Font(name='微软雅黑', size=11)
    data_alignment = Alignment(horizontal='left', vertical='center')

    border = Border(
        left=Side(style='thin'),
        right=Side(style='thin'),
        top=Side(style='thin'),
        bottom=Side(style='thin')
    )

    # 遍历所有 Sheet
    for sheet_name in wb.sheetnames:
        ws = wb[sheet_name]

        # 设置列宽
        for col in ws.columns:
            max_length = 0
            col_letter = col[0].column_letter
            for cell in col:
                try:
                    if len(str(cell.value)) > max_length:
                        max_length = len(str(cell.value))
                except:
                    pass
            adjusted_width = min(max_length + 2, 30)
            ws.column_dimensions[col_letter].width = adjusted_width

        # 设置标题行样式
        for cell in ws[1]:
            cell.font = header_font
            cell.fill = header_fill
            cell.alignment = header_alignment
            cell.border = border

        # 设置数据行样式
        for row in ws.iter_rows(min_row=2):
            for cell in row:
                cell.font = data_font
                cell.alignment = data_alignment
                cell.border = border

    wb.save(file_path)
    print("✅ 表格美化完成！")


# 使用示例
style_excel_report(r"C:\销售报表_汇总.xlsx")

效果：

• 标题行：蓝色背景 + 白色加粗字体 + 居中对齐
• 数据行：黑色字体 + 边框 + 自动调整列宽

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2.4 实战：自动生成 Excel 图表

python

from openpyxl import Workbook
from openpyxl.chart import BarChart, LineChart, Reference

def add_chart_to_excel(file_path):
    """
    给 Excel 添加图表
    """

    wb = load_workbook(file_path)
    ws = wb["月度汇总"]

    # 创建柱状图
    chart = BarChart()
    chart.type = "col"
    chart.title = "各月销售额对比"
    chart.y_axis.title = "销售额（元）"
    chart.x_axis.title = "月份"

    # 数据范围（去掉标题行）
    data = Reference(ws, min_col=2, min_row=1, max_row=ws.max_row)
    cats = Reference(ws, min_col=1, min_row=2, max_row=ws.max_row)

    chart.add_data(data, titles_from_data=True)
    chart.set_categories(cats)
    chart.shape = 4  # 4种颜色循环

    # 将图表放到Sheet里
    ws.add_chart(chart, "F2")

    wb.save(file_path)
    print("✅ 图表添加完成！")


# 使用示例
add_chart_to_excel(r"C:\销售报表_汇总.xlsx")

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三、Word 自动化

3.1 读取和写入 Word

读取 Word 文档：

python

from docx import Document

doc = Document("合同模板.docx")

# 读取所有段落
for para in doc.paragraphs:
    print(para.text)

# 读取所有表格
for table in doc.tables:
    for row in table.rows:
        for cell in row.cells:
            print(cell.text, end="\t")
        print()

创建 Word 文档：

python

from docx import Document

doc = Document()

# 添加标题
doc.add_heading("这是标题", level=1)

# 添加段落
doc.add_paragraph("这是一段正文内容。")
doc.add_paragraph("这是第二段，可以加", "重点内容", "。")

# 添加图片
doc.add_picture("截图.png", width=Inches(5))

# 保存
doc.save("新文档.docx")

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3.2 实战：自动生成合同

场景： 律师或销售需要批量生成合同，每份只是客户名称、金额、日期不同。

模板文件格式：

code

合同编号：[编号]
甲方：[甲方名称]
乙方：[乙方名称]
签订日期：[日期]
合同金额：[金额]

兹甲乙双方就......达成如下协议：
1. 甲方应向乙方支付人民币 [金额] 元整。
2. 付款方式：[付款方式]
3. ...

自动替换生成：

python

from docx import Document
from docx.shared import Pt, Inches
from docx.enum.text import WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT
import datetime

def generate_contract(template_path, output_path, replacements):
    """
    根据模板自动生成合同

    参数：
        template_path: 模板文件路径
        output_path: 输出文件路径
        replacements: 替换内容字典，如 {"甲方名称": "张三", "金额": "100000"}
    """

    # 打开模板
    doc = Document(template_path)

    # 替换文本
    for para in doc.paragraphs:
        for key, value in replacements.items():
            if key in para.text:
                # 找到占位符，替换内容
                inline = para.runs
                for run in inline:
                    if key in run.text:
                        run.text = run.text.replace(key, str(value))

    # 替换表格中的内容
    for table in doc.tables:
        for row in table.rows:
            for cell in row.cells:
                for key, value in replacements.items():
                    if key in cell.text:
                        cell.text = cell.text.replace(key, str(value))

    # 保存
    doc.save(output_path)
    print(f"✅ 合同生成成功: {output_path}")


# 使用示例
if __name__ == "__main__":
    # 单个生成
    replacements = {
        "[编号]": "HT-2024-001",
        "[甲方名称]": "北京某某科技有限公司",
        "[乙方名称]": "上海某某贸易公司",
        "[日期]": "2024年1月15日",
        "[金额]": "¥ 50,000.00",
        "[付款方式]": "银行转账"
    }

    generate_contract(
        template_path=r"C:\合同模板.docx",
        output_path=r"C:\生成的合同_北京某某公司.docx",
        replacements=replacements
    )

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3.3 实战：批量生成多份合同

python

def batch_generate_contracts(template_path, output_folder, contract_list):
    """
    批量生成合同

    参数：
        template_path: 模板文件路径
        output_folder: 输出文件夹
        contract_list: 合同列表，每项为替换内容字典
    """

    import os
    os.makedirs(output_folder, exist_ok=True)

    for i, contract in enumerate(contract_list):
        # 生成文件名
        company_name = contract.get("[甲方名称]", f"合同{i+1}")
        filename = f"合同_{company_name}.docx"
        output_path = os.path.join(output_folder, filename)

        # 生成合同
        generate_contract(template_path, output_path, contract)

    print(f"\n✅ 批量生成完成！共 {len(contract_list)} 份合同")


# 使用示例
if __name__ == "__main__":
    contract_list = [
        {
            "[编号]": "HT-2024-001",
            "[甲方名称]": "北京某某科技有限公司",
            "[乙方名称]": "上海某某贸易公司",
            "[日期]": "2024年1月15日",
            "[金额]": "¥ 50,000.00",
            "[付款方式]": "银行转账"
        },
        {
            "[编号]": "HT-2024-002",
            "[甲方名称]": "广州某某电子有限公司",
            "[乙方名称]": "深圳某某软件公司",
            "[日期]": "2024年1月20日",
            "[金额]": "¥ 80,000.00",
            "[付款方式]": "分期付款"
        },
        {
            "[编号]": "HT-2024-003",
            "[甲方名称]": "成都某某文化传媒",
            "[乙方名称]": "杭州某某科技公司",
            "[日期]": "2024年2月1日",
            "[金额]": "¥ 120,000.00",
            "[付款方式]": "一次性付清"
        }
    ]

    batch_generate_contracts(
        template_path=r"C:\合同模板.docx",
        output_folder=r"C:\生成的合同",
        contract_list=contract_list
    )

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四、实战项目：日报自动生成器

4.1 需求分析

做一个完整的工具，输入今日的工作内容，自动生成一份 Word 格式的日报。

功能点：

1. 接收结构化或非结构化的工作数据
2. 自动整理、分类、汇总
3. 生成格式规范的 Word 报告
4. 支持添加表格、图表

4.2 完整代码

python

from docx import Document
from docx.shared import Pt, RGBColor, Inches
from docx.enum.text import WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT
from docx.enum.table import WD_TABLE_ALIGNMENT
from docx.oxml.ns import qn
from datetime import datetime
import pandas as pd

class DailyReportGenerator:
    """日报生成器"""

    def __init__(self):
        self.doc = Document()
        self.today = datetime.now().strftime("%Y年%m月%d日")

    def add_header(self, title="工作日报"):
        """添加页眉"""
        self.doc.add_heading(title, level=0)

        # 添加日期和基本信息
        info = self.doc.add_paragraph()
        info.add_run(f"日期：{self.today}").bold = True
        info.add_run("\t")
        info.add_run(f"部门：技术部")
        info.add_run("\t")
        info.add_run(f"姓名：填写你的名字")

        self.doc.add_paragraph()  # 空行

    def add_section(self, title, content):
        """添加章节"""
        self.doc.add_heading(title, level=1)
        self.doc.add_paragraph(content)

    def add_task_table(self, tasks):
        """
        添加任务表格

        参数：
            tasks: 任务列表，格式为 [{"任务": "...", "状态": "...", "耗时": "..."}]
        """

        # 添加标题
        self.doc.add_heading("📋 今日任务", level=1)

        # 创建表格
        table = self.doc.add_table(rows=1, cols=4)
        table.style = 'Table Grid'

        # 表头
        header_cells = table.rows[0].cells
        headers = ['序号', '任务内容', '完成状态', '耗时']
        for i, header in enumerate(headers):
            header_cells[i].text = header
            header_cells[i].paragraphs[0].runs[0].bold = True

        # 填充数据
        for i, task in enumerate(tasks, 1):
            row_cells = table.add_row().cells
            row_cells[0].text = str(i)
            row_cells[1].text = task.get('任务', '')
            row_cells[2].text = task.get('状态', '')
            row_cells[3].text = task.get('耗时', '')

        self.doc.add_paragraph()  # 空行

    def add_statistics(self, stats):
        """
        添加数据统计

        参数：
            stats: 统计数据字典
        """

        self.doc.add_heading("📊 今日数据统计", level=1)

        for key, value in stats.items():
            p = self.doc.add_paragraph()
            p.add_run(f"• {key}：").bold = True
            p.add_run(str(value))

    def add_tomorrow_plan(self, plans):
        """添加明日计划"""
        self.doc.add_heading("📅 明日计划", level=1)

        for i, plan in enumerate(plans, 1):
            self.doc.add_paragraph(f"{i}. {plan}")

    def add_notes(self, notes):
        """添加备注"""
        self.doc.add_heading("📝 备注", level=1)
        self.doc.add_paragraph(notes)

    def save(self, output_path):
        """保存文档"""
        self.doc.save(output_path)
        print(f"✅ 日报生成成功！")
        print(f"📁 保存位置: {output_path}")


# 使用示例
if __name__ == "__main__":
    # 创建日报生成器
    generator = DailyReportGenerator()

    # 设置基本信息
    generator.add_header("技术部工作日报")

    # 添加今日工作总结
    generator.add_section(
        "今日工作总结",
        """1. 完成了用户管理模块的接口开发
2. 修复了登录模块的 Bug（验证码超时问题）
3. 参加了项目评审会议，讨论了下个版本的需求
4. 完成了 2 个代码 Review"""
    )

    # 添加任务表格
    tasks = [
        {"任务": "用户管理模块接口开发", "状态": "✅ 已完成", "耗时": "4小时"},
        {"任务": "登录 Bug 修复", "状态": "✅ 已完成", "耗时": "2小时"},
        {"任务": "项目评审会议", "状态": "✅ 已完成", "耗时": "1小时"},
        {"任务": "代码 Review", "状态": "✅ 已完成", "耗时": "1小时"}
    ]
    generator.add_task_table(tasks)

    # 添加数据统计
    stats = {
        "完成功能点": "8 个",
        "修复 Bug": "3 个",
        "代码提交": "5 次",
        "会议参与": "1 次"
    }
    generator.add_statistics(stats)

    # 添加明日计划
    plans = [
        "开始订单模块的开发",
        "对接第三方支付接口",
        "编写接口文档"
    ]
    generator.add_tomorrow_plan(plans)

    # 添加备注
    generator.add_notes("下周需要重点关注性能优化问题")

    # 保存
    filename = f"日报_{datetime.now().strftime('%Y%m%d')}.docx"
    generator.save(filename)

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4.3 进阶：自动从 Excel 读取数据生成日报

python

def generate_report_from_excel(excel_path, output_path):
    """
    从 Excel 读取数据，自动生成日报
    """

    # 读取 Excel
    df = pd.read_excel(excel_path)

    # 创建日报
    generator = DailyReportGenerator()
    generator.add_header()

    # 生成任务表格
    tasks = df.to_dict('records')
    generator.add_task_table(tasks)

    # 保存
    generator.save(output_path)


# 使用示例
# Excel 格式：列名为【任务、状态、耗时】
generate_report_from_excel(
    excel_path=r"C:\今日工作.xlsx",
    output_path=r"C:\今日日报.docx"
)

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五、更进一步：自动发送邮件

生成完报表后，还可以自动发给领导：

python

import smtplib
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.text import MIMEText
from email.mime.base import MIMEBase
from email import encoders

def send_report_with_attachment(email_config, subject, content, attachment_path):
    """
    发送带附件的报告邮件

    参数：
        email_config: 邮件配置（发件人、密码、收件人等）
        subject: 邮件主题
        content: 邮件正文
        attachment_path: 附件路径
    """

    msg = MIMEMultipart()
    msg['From'] = email_config['sender']
    msg['To'] = email_config['receiver']
    msg['Subject'] = subject

    # 添加正文
    msg.attach(MIMEText(content, 'plain', 'utf-8'))

    # 添加附件
    with open(attachment_path, 'rb') as f:
        part = MIMEBase('application', 'octet-stream')
        part.set_payload(f.read())
        encoders.encode_base64(part)
        part.add_header('Content-Disposition', f'attachment; filename="{attachment_path}"')
        msg.attach(part)

    # 发送
    with smtplib.SMTP_SSL('smtp.qq.com', 465) as server:
        server.login(email_config['sender'], email_config['password'])
        server.send_message(msg)

    print("✅ 邮件发送成功！")


# 使用示例
email_config = {
    'sender': 'your_email@qq.com',
    'password': 'your_authorization_code',
    'receiver': 'boss@company.com'
}

send_report_with_attachment(
    email_config=email_config,
    subject=f"【日报】技术部 - {datetime.now().strftime('%Y年%m月%d日')}",
    content="领导您好，请查收今日工作日报，详见附件。",
    attachment_path=r"C:\今日日报.docx"
)

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六、总结

今天我们学了：

技能	场景
读取/写入 Excel	数据导入导出
合并多表数据	月度/年度汇总报表
美化表格	让报表更专业
添加图表	数据可视化
读取/写入 Word	文档处理
批量替换模板	合同/证书生成
日报自动生成器	完整项目实战
邮件自动发送	报告自动推送

一句话总结：

所有重复性的表格操作和文档处理，都可以用 Python 自动化。

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