公司账户还没办下来，或者临时需要付款但账户里余额不够，法人先用自己的卡把钱垫上------这种情况在初创公司里很常见。钱是花了，但账怎么做，很多人是事后凭记忆补的。分录本身不复杂，难的是把「垫付、报销、还款」这三个动作在账上分开，别混成一笔。
垫付时的分录怎么记
法人垫付的本质是：公司欠了法人一笔钱。所以分录的方向是增加一笔负债。
假设法人垫付了一笔办公用品费用，取得公司抬头的发票：
借：管理费用---办公费 贷：其他应付款---法人
如果垫付的是采购货款，借方换成库存商品或原材料；如果是付给供应商的服务费，借方换成对应的费用科目。贷方固定是「其他应付款---法人」，这是记录公司欠法人钱的地方。
有的公司习惯用「其他应付款---股东」这个明细科目，名称不同，性质一样，关键是保持前后一致，不要一个季度换一个科目名。另外，公司当月的申报期通常在次月 15 日前，垫付的票据最好在这个节点前交到记账的同事手里，避免资料不齐影响当期申报。
报销还款时的分录
公司把垫付款还给法人时，账上体现为这笔负债的减少，分录方向和垫付时正好相反：
借：其他应付款---法人 贷：银行存款
这里要注意金额的对应。如果垫付了多笔，还款时可以逐笔对应，也可以按总额冲减，但账面上要能追溯每一笔的来源和核销情况。逐笔对应的做法更清楚，后期核查时不用重新翻凭证。
未垫付直接报销的分录
还有一种情形是法人没有先垫钱，而是拿着发票来报销，公司直接付款。这时不涉及「其他应付款」：
借：管理费用---办公费 贷：银行存款
这种处理更简单，但前提是报销的当下公司就付了款。如果报销单签了但钱过几天才付，中间这段仍然要通过「其他应付款---法人」过渡。
判断用哪种处理，看的是「谁先出钱」。公司先出，直接进费用；法人先出，先挂负债再还款。
发票抬头要注意什么
垫付要能入公司账，前提是发票抬头是公司。
法人个人抬头的发票，原则上不能作为公司的费用凭据入账。常见的例外是差旅相关的交通、住宿票据，这类按规定可以凭个人抬头的凭证入账，但有限定条件，具体口径要和主管税务机关确认。
金额较大的垫付，建议在付款前先确认对方能开公司抬头的发票，避免付了钱却入不了账。
长期挂账的两个风险
「其他应付款---法人」如果长期挂着一笔大额余额不处理，是个需要注意的信号。
一种是公司确实欠法人钱，但一直不还。这种情况挂账本身没问题，但应当有归还安排，不要让余额常年不动。
另一种风险出现在相反的方向------「其他应收款---法人」长期挂着大额余额，也就是公司借钱给法人。这种情形在核查时容易被关注，因为资金流出的性质需要说明清楚。
杭州滨江区一些公司在规范账务时，第一步就是把这个科目的余额逐笔还原，理清每一笔的来源。过程费时间，但理完之后，往来款的余额就对得上了。
凭证附件要留什么
一套完整的垫付记录，附件至少包括三样：法人付款的银行记录（证明钱确实从法人账户出去了）、对应的发票或收据（证明钱花在了什么用途）、以及内部报销单（证明公司认可这笔支出）。
三样齐全，这笔垫付的来龙去脉就闭合了。缺了付款记录，说不清钱从哪来；缺了发票，说不清用途；缺了报销单，说不清公司是否认可。按《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）的规定，会计凭证的最低保管期限是 30 年，这几样附件要按同一期限留存。
杭州余杭区的一些初创公司采用的是报销单上同时体现「垫付金额」和「核销情况」的做法，一张单子把垫付和还款都记录下来，后续查起来方便。
几个容易混的地方
第一，垫付和借款不分。垫付是替公司支付费用，有对应的发票；借款是法人从公司拿钱出去。方向相反，处理方式不同。
第二，还款时没有逐笔核销。垫付多笔之后，还款只记总数，后续无法追溯每一笔是否已清。
第三，用个人抬头发票入账。大部分情形下不能作为公司费用凭据。
第四，垫付长期不核销。余额一直挂着不动，时间久了说不清。
第五，凭证只有发票没有付款记录。证明不了钱的实际流向。
把这五点理顺，垫付这条线就规范了。分录本身只有两三行，难的是日常按同一套规则记录。这件事从第一笔就记规范，后面就不用花时间回头补。