【菜鸟の笔记_利用Excel自动总结表格数据_自动链接word文本】

自动更新总结表格数据

1. 撰写原因

【GPT的答案】利用Excel自动总结表格数据有以下好处:

  1. 时间节省:Excel可以快速计算和总结大量数据,相比手动计算,能够节省大量的时间和劳动力。通过使用Excel的公式、函数和数据透视表等功能,可以自动执行复杂的计算和汇总操作。
  2. 准确性提高:Excel的计算功能具有高度准确性,避免了人工计算中可能出现的错误。通过使用正确的公式和函数,Excel可以确保数据的准确性,减少因人为因素导致的错误。
  3. 数据更新和自动更新:当原始数据发生变化时,Excel可以轻松更新相关的计算和汇总结果。通过使用引用和链接功能,Excel可以自动更新数据,确保结果与最新数据保持一致,减少了手动调整和更新的工作量。

【我的答案】

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回归实际, 利用excel函数解决现实问题,提高工作效率(下文以现实工作举例)。

2. 解决的问题

  • 从事"多规合一"村庄规划项目工作,有很多表格(国土变更数据基数转换表、用地用海与功能结构调整表、用地指标表、三生空间数据表等),项目最终需要提交成果中包含文本。而前期调研结束,根据调研结果,对表格大量数据进行整理,填写,便于后期大量的本文撰写所需数据进行核对和更正。即需excel和word来回切换(其他工作,如有类似且需要的,可接着往下看)。
  • 模式化的问题,都不是问题。因此,尝试用Excel函数自动总结表格数据内容,并将其粘贴(或者超链接)到文本中,节省工作时长。
  • 用途实现:1.单独对表格数据进行一段话总结;2.将总结表格的一段话,自动链接到word文本。
  • 适用场景:多excel表格数据和多word文本。

3. Excel自动总结表格数据内容(一段话)。

3.1问题引出

国土空间规划,用地用海数据表格如下图:
编撰村庄规划文本,需要对土地利用现状进行描述。通常的做法对照表格,逐个进行描述。然而,后期图斑经常改动,每当一个数据修改时,文本逐个对照检查,容易遗漏、出错且效率低下。

3.2解决方式

  • 使用Excel自带的if, and函数 ,对数据进行多重情形判断输出。
  • 使用Excel自带的concatenate函数 ,对输出结果连接总结。
    将最右列的描述,使用concatenate函数连接起来,形成一段话。
    使用的Excel语句代码如下:
    ="其中"&IF(AND(ROUND(SUM(H4:H6),3)>0),"耕地面积"&ROUND(SUM(H4:H6),2)&"公顷,占比"&IF(AND(ROUND(SUM(H4:H6)*100/H96,2)=0),ROUND(SUM(H4:H6)*100/H96,3)&"%;",ROUND(SUM(H4:H6)*100/H96,2)&"%;"),"")
  • Excel代码语句解析如下:
  • (1)实际要求
    • 1)表格中有的地类数据为零(无),总结时不需要显示。
    • 2)通常显示占比的%,小数点保留两位,但有时某些地类占比过小(0.00%),需要保留三位才显示(问:保留三位也显示不出怎么办~?答:对本工作,已没必要多显示了)。
  • (2)代码分段解释:
    • if函数显示形式:if(判断条件,判断为true该显示的结果,判断为false该显示的结果) ,以上语句就是在if函数中"套娃"判断;
      - 1)简单函数复习
      文本(固定语句)之间的连接:TextA & TextB,使用连接符&连接;
      保留小数点:round(数字,保留位数)
      And函数:and(条件1,条件2,...),本文每次判断只有一种情况(条件)。

    • 2)小tip:上图判断语句中,"耕地面积"可以先在单元格写上"耕地",再以 该单元格&"面积",便于代码写好之后,批量下拉,得到所有地类描述。

    • 3)综上:本段代码表示的意思为:如果(某地类面积求和(保留三位小数)>0,那么显示该地类面积(保留两位小数.xx)公顷,占比.xx%),占比中(再套个娃,即如果(套)(该地类占比%(保留两位数=0),那么应该显示多增加一位小数点显示.xxx%,否则(套)继续按照占比(保留两位小数显示.xx%)),否则,以""表示不显示地类面积和占比信息)。

      就可以显示不同小数点位数要求、数据为0的问题。

    • 4)将右侧边所有的描述,用concatenate函数连接即可;

      其他事项的描述类似,根据实际要求适当修改。

4.Excel数据、总结内容,自动链接更新Word文本

  • 一顿操作之后,事情还没过半,远没结束(开香槟的事宜,暂不提)。
  • word文本才是最终成果之一,规划数据更改 ,文本数据一堆乱麻,披挂在眼前。
  • 先展示文本中(小小部分)关于用地布局数据的描述,聊表敬意。
  • 数据超链接方法
    • 1)复制Excel中数据,到Word中,【选择性粘贴】;
    • 2)粘贴链接--无格式文本;

  • 粘贴后,选中粘贴内容,如下图灰色显示。超链接粘贴存在一个问题:当表格、文档数据换另一台电脑时,链接数据路径变化,打开文档更新会报错,将文档中链接数据路径更改即可。
    • 3)选中粘贴内容,shift+F9,显示链接内容数据路径。shift+F9,又还原为文档正常描述。
      划线部分为Excel文件路径,没划线部分为粘贴数据单元格路径。更改路径时,只需更改文件路径,单元格路径保持原样。

    • 4)批量改Excel文件变路径内容:

      • 换电脑后,按步骤1)、2)、3)复制其中一个最新正确路径的数据到word文档,并复制正确的excel文件路径;

      • ctrl+A 全选Word文档shift+F9显示全文档链接Excel数据路径;

      • ctrl+H 弹出替换操作 ,将原来路径和正确路径进行全部替换;(一定要在全选文档,且shift+ F9显示全部路径状态下操作)。

      • shift+ F9恢复正常情况;

      • (所有路径正确后)当有数据更改时,选中全文,按F9更新 即可;

      • Excel、word文件通常放置同一个文件夹中。

    • 5)自动更新数据

      原始内容:中国陆地面积960万平方公里。

更新内容:中国领土面积1260万平方公里,其中陆地面积960万平方公里,海域面积300万平方公里。

选中word文档,F9更新后如下图。

  • 后期数据更改,只需要替换路径(不同电脑、不同路径情况),全选F9即可。

  • 基本阔以开香槟了~

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