工作数字化的中国历程 | 从 OA 到 BPM 到数字流程自动化

业务流程是由"活动"(或称"工作任务")构成的,在企业里的所有工作是不是都叫流程,或者属于流程的一部分,这个概念很绕,我觉得没有必要去做学究气的辨析。我曾经提出过一个从工作的两个特性(产出确定性和过程结构性)维度,将企业里工作分成四种模式,有些人可能把这四种模式都叫"业务流程"或"流程",所以我在下文里,并不严格区分"工作"和"流程"的概念区别。

业务流程设计是工作数字化的起点,通过数字化业务流程设计工具产出的"业务流程模型",只是对工作的定义,这些工作要运行起来,还需要执行平台,执行平台就叫"工作流(workflow)"。

对工作进行管理、调度的工具叫"工作流引擎",一个实际运行的工作流可以说是一个流程模型的实例(instance),工作流就是对信息对象在工作空间的处理和流转,这些信息对象可以是一个非结构化信息对象,例如文本,也可以是结构化信息对象,例如表单,还可以是对外部信息系统或者服务的调用和操作。

工作流引擎的原理如下图:

工作流引擎和业务流程设计是两个不同的信息系统,这两个系统加起来构成了所谓"业务流程管理系统(BPMS)"的主要部分。不过在实际软件产品应用中,工作流引擎也可以不依赖于复杂的流程设计工具而单独存在。此外,我们前文所说的四种的工作模式,一般来说只有"流程"可以用业务流程设计工具来建模,另外三种模式用其他的方式来进行工作建模,或者因为结构化低就没法预先建模,但是这四种工作模式如果要进行工作管理,都需要工作流引擎。所以简单说就是------业务流程要落地运行,一定需要工作流引擎,工作流引擎不一定是支持业务流程的,而是支持一切工作模式。

工作流引擎本身是个"无头"的信息系统,即没有前端界面,它调度并唤起的工作,是交给人去操作,随着技术发展,也包括了用 RPA机器人来代替人。人或者 RPA被工作流通知去操作的界面,既可以是一个工作前台(这就是所谓的 OA),也可以进到任何一个企业系统或者 SaaS 里去。

内容管理是和工作流引擎同步产生的另一个系统,主要是管理工作相关的非结构信息,用于在工作流中流转,例如文档。主流的内容管理厂商(例如 IBM, OpenText)都发展了工作流引擎软件,这也是BPM 软件的一个分支。

最近十来年随着技术进步,跟工作流引擎相关,产生了其他提升数字化工作的编排、规则、决策的效率和智能化的软件工具,包括:

-低代码开发:让用户能快速开发数据模型、表单、工作流以及用户界面

-规则和优化:支持复杂的工作流转规则,利用机器学习和人工智能,优化工作步骤和路径的决策

-流程挖掘:发现流程的实际运行情况,支持优化流程的决策

-商业智能:发现业务的实际运营情况,支持优化业务的决策

工作流引擎唤起的工作最近几年有两个发展趋势,一是 RPA 机器人发展,二是随着企业应用系统(包括邮件、 ERP、CRM 等)云服务化,SaaS云服务之间采用 API 集成成为主流技术。所以现在国外市面上很多新兴的 RPA 厂商、API 集成厂商也纷纷声称自己是 BPM 厂商,或者使用了"数字流程自动化(DPA)"这个更时髦的词。

在中国的数字化生态比国外要落后很多,因为国内企业SaaS 应用不是很普及,很少出现API集成厂商,目前国内还很少炒作自己是 DPA 的。

无论是结构化工作,还是非结构化工作,其数字化工作场景的总体架构是这样的:

最后我来总结下企业 IT 市场的发展,从 90 年代出现业务流程建模和工作流软件技术,到 2010 年左右 业务流程管理系统这个词开始流行,再到今天厂商们包装炒作数字流程自动化(DPA)以及超自动化(hyper-automation),虽然 buzz word 在不断变化,其技术原理和产品理念是一脉相承的。

国内有一个中国特色、国外没有的 IT 系统名词,即办公自动化(OA)系统。实际上办公自动化系统就是一个以工作流引擎为内核,包括了文档管理、邮件服务和用户操作界面的系统。这个概念是从 2000 年以后开始的,因为中国企业普遍没有使用邮件的习惯,同时对审批有很高需求,需要一个兼具信息沟通和文件审批的操作界面系统,所以就出来了这个有中国特色的系统。早期工作流软件的主流技术是非结构化信息文档工作流,以 IBM Domino 为代表,所以国内第一代 OA 大多是使用文档工作流,直到今天,很多国内大型企业还是在使用这种类OA。

到 2005 年后,处理结构化数据、数据库驱动的表单工作流技术开始流行,用这一代技术做OA的厂商,为了和上一代产品以示区分,就把自己叫 BPM 而不叫 OA,所以国内企业软件圈前些年一直有 "OA 和 BPM 之分"的口水战,延续至今。今天网上常看到一些 OA 和 BPM 比较的文章,如果不了解这背后的技术发展历史,常让人看得云里雾里,其实他们说的OA 和 BPM 之分,也就是饺子和馄饨的区别。在我来看国内 OA厂商给自己贴的BPM 标签,和主流 BPM厂商对 BPM 内涵和外延的定义,还是有较大区别。

另外一个行业 Buzzword 就是低代码以及APaaS,他们和 BPM 也有密切联系,我总结了一下市面上厂商的产品话术所包含的真实含义:

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