如何在多项目并行的情况下保证工作效率?

一、多项目并行时的工作特点

  1. 需要处理的事务较杂;
  2. 需要处理的工作量较大;

二、带来的问题

  1. 容易被打断,导致精力不集中,效率低;
  2. 任务切换成本较大,重新进入心流,需要浪费很多时间;
  3. 造成项目进度出现问题;
  4. 造成项目质量出现问题;
  5. 身体、精神压力大,容易焦虑;

三、解决方案

3.1、避免进入这种情况:

3.1.1、 接活之前

1、直接拒绝掉

  • 粗估项目所需时间,如果判断工作安排不合理、做不了,直接拒绝掉

2、调整时间节点

  • 要求详细估期之后,调整时间节点

3.1.2、接活初期

  • 结合需求评审、技术评审,详细评估工作时间,并按照截止时间将工作按照最小分割粒度划分,拿着工作量和分工粗排,向上级寻求人手协助,避免造成个人高压;

3.2、工作过程中

3.2.1、合理分配精力

3.2.1.1、分解自己的工作

1、区分工作内容类型

1.1、 需要上下游同学做的前置依赖问题

  • 提前沟通好,并且约定时间进行核对,比如前后端接口列表,保证自己的工作是连贯的,以及产品文档中发现问题及时沟通,避免后面发现问题,导致需求变更,影响开发进度;

1.2、 组内必须自己处理的问题

  • 需要好好想的问题 : 状态较好的,固定专门的时间来搞。
  • 顺手就能做的东西 : 零碎时间搞一下。
  • 需要和人频繁交流的问题 : 提前给出问题清单,并集中沟通一下

1.3、组内其他人可以处理的问题

  • 根据实际情况做工作分配,保证排期的合理;

2、对工作内容评估优先级,并按照优先级处理

  • 确认最小闭环中涉及到的所有功能;
  • 根据业务、开发流程确定优先级顺序;
3.2.1.2、给不同的任务划分时间块
  • 对于同一个项目的问题,集中在一个时间段处理,保证精力的专时专用,避免被打断;
  • 如果其他项目催得急,或者中间插进来其他事情,就和对应的同学沟通好工作时间的安排,在约定的时间处理,这样对方心里有预期就会踏实一些,自己也不会被打断
3.2.1.3、保证注意力的集中
  • 关掉近半小时不会用到的窗口、网页,避免眼睛看到后会造成思路、精力的分散,避免自我打扰
  • 对于突然冒出来的想法,用笔记及时记录下来,然后忘掉,不占用大脑精力,不一直想着

3.2.2、 使用工具减轻大脑负担

1、使用工作清单,把记忆的工作交给清单

  • 工作优先级;
  • checkList;
  • 工作沟通结果,使用文字确认,避免出现沟通理解问题。

2、善用收藏夹

  • 常用工具、网址、指令,进行收藏,需要用到时,进行直接点击跳转、粘贴使用,节省检索的时间成本;

3.2.3、减轻自身心理压力

1、制定每天目标

  • 明确完成到哪一步就算是完成今天的进度了,就可以暂时不用想了;
  • 避免一直想着工作有很多,做不完,造成情绪压力,没有意义的消耗精力;

2、该加班加班

  • 工作有忙的时候,也有不忙的时候,忙的时候该加班加班,不可能所有的事情都能安排的很丝滑;
  • 进度赶上去之后,心里压力会小一些

3.2.4、保证休息时间

  • 保证有一个足够的休息时间,工作不是一蹴而就的,需要打持久战;

3.3、工作收尾阶段

1、该延期延期

  • 如果项目存在进度风险,则该上报上报,该延期延期,避免不稳定的项目发到线上;
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