随着供应商数量的不断增加，订单处理的复杂性与日俱增，传统的采购模式让订单的生成、跟踪到交货的每一个环节都可能成为潜在的瓶颈。在这样的背景下，SRM供应商管理系统的出现，为采购商提供了一个全面、高效的解决方案。
我想以真实的场景为例，讲解SRM供应商管理系统作为采购方和供应方的中介，其价值体现在哪里？可以解决实际采购中的哪些问题？以及如何运用SRM供应商管理系统的功能模块？ 本文以简道云SRM系统为例。
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场景一：询报价流程的低效与不透明
某大型制造业企业每年需处理数千份来自不同供应商的报价请求，但传统的操作模式却如同一场繁琐的"接力赛"。采购部门首先从ERP系统中导出包含复杂需求的Excel表格，随后根据供应商分类手动拆分这些表格，并通过电子邮件一一发送给对应的供应商。供应商在收到邮件后，需手动下载Excel，填写报价信息，再次通过邮件回传。
解决方案------高效线上协同报价
- **采购商视角：**系统支持企业直接从ERP系统同步报价需求，自动生成标准化的报价表单，并通过SRM平台一键发送给所有参与竞价的供应商。
- **供应商视角：**登录SRM系统后，可以收到询报价通知，可之后即可一键报价，在线输入报价，系统实时记录报价进度，提交后会自动流送到采购处。采购再次确认，是否要多次报价。
- 其他优势：简道云SRM系统 提供了**比价分析功能，**自动汇总所有供应商的报价，生成直观的总比价单，帮助采购部门快速做出决策。此外，系统还支持报价过程的全程追溯，增强了报价流程的透明度和公平性。
场景二：招投标管理的挑战
某大型建筑公司在招投标管理方面长期面临效率低下、信息不透明及不公平竞标的风险。每次招投标活动，公司都需要通过大量电话、邮件及线下会议与供应商沟通，不仅耗费了大量时间和人力成本，还难以确保信息的准确传递和保密性。此外，由于缺乏统一的招投标管理平台，不同部门之间的数据难以共享，导致决策过程复杂且易出错。
解决方案------招标信息透明、公平竞争
- **采购商视角：**企业登录SRM系统后可在线发布招标公告、上传招标文件、采购负责人、设置投标截止时间、选择邀请的供应商等。邀请评标专家，系统会自动提醒专家参与评标。定标结束后，系统会通知中标供应商及相关部门。
- **供应商视角：**供应商收到邀标通知后，可直接在SRM平台上查看招标信息、下载招标文件并在线提交投标文件。支持多次投标，取最后一次投标记录。供应商如若对投标有疑问，可在线对企业招标负责人提出疑问。
- 评标专家：简道云SRM系统通过自动邀请评标专家，专家可根据预设的评标规则对投标文件进行打分。
- 其他优势：简道云SRM系统还支持招投标过程的全程跟踪和记录，为后续的审计和监管提供有力支持。
场景三：供应商业务处理的时效性挑战
某电子产品制造商在供应链管理过程中，经常遇到供应商业务处理不及时的问题。例如，供应商的资质证书即将到期，但采购部门往往难以及时通知供应商进行更新；又如，供应商因故未能按时发货，但采购部门在发现时已为时过晚，影响了生产进度。这些问题主要源于传统的电话通知和邮件提醒方式效率低下，且难以确保信息的准确传达。
解决方案------预警及时，避免信息遗漏
- 简道云SRM系统支持设置各类业务提醒任务，如资质证书到期提醒、发货交期预警等。当达到预设条件时，系统会自动向供应商发送提醒通知，确保供应商能够及时处理相关业务。除了微信之外，还支持钉钉、企业微信、飞书、邮箱等多种渠道的提醒方式，避免供应商遗漏。
- SRM系统还支持提醒任务的跟踪和反馈功能，采购部门可随时查看提醒任务的执行情况，并根据需要进行干预或调整。
场景四：供应商绩效考核的繁琐与低效
某快消品公司在对供应商进行周期性绩效考核时，面临着数据收集困难、计算复杂及结果分发低效的问题。传统的绩效考核方式主要依赖于人工收集和整理数据，再通过Excel进行计算和分析，最后通过邮件将考核结果发送给供应商。这一过程不仅耗时费力，还容易出现数据错误和遗漏的情况。
解决方案------自定义考核模型，自动化计算。
- 首先，供应商能够通过系统与采购方进行交流和沟通，因此所有数据都在系统内部，因此可以配置模型得以计算。简道云SRM系统的绩效考核模块提供了一个考核模版，考核内容主要是根据到货及时率、到货平均合格率、回复平均及时率等等。当然还可以根据供应商的不同，支持自定义绩效考核指标和评分标准。
- SRM系统还支持将考核结果通过邮件或系统消息自动发送给供应商，实现考核结果的分发效率和透明度。
- 系统还提供了绩效考核结果的趋势分析和对比功能，帮助采购部门更好地了解供应商的绩效表现和发展趋势。
场景五：采购订单下发的低效与不透明
某化工企业在采购订单下发过程中，依然采用传统的人工编织订单方式，并通过邮件、微信等低效方式将订单信息传递给供应商。这种方式不仅效率低下，还容易导致订单信息的遗漏和错误。同时，由于供应商确认订单状态的不透明性，采购部门难以实时掌握订单的进展情况。
解决方案------订单透明且信息全程跟踪
- **采购商视角：**系统支持直接从ERP系统同步采购需求信息，自动生成标准化的采购订单模板，并且系统会自动显示采购所需数量和剩余数量，企业选择完成后通过SRM系统一键发送给供应商。
- **供应商视角：**供应商登录SRM系统后，可直接查看并确认订单信息，系统实时记录订单状态并更新至采购部门。
- **其他优势：**系统内置了强大的订单跟踪功能，采购部门可以实时查看订单的当前状态，包括供应商是否已接收、是否已确认、是否已发货等关键信息。实时的信息反馈机制，使得采购部门能够迅速响应任何异常情况，及时调整采购计划，确保生产线的顺畅运行。
场景六：传统发收货流程的低效与错误
在许多企业的传统发收货流程中，纸质发货单成为了信息传递的主要媒介。每天，企业都会收到大量的纸质发货单，这些单据需要被逐一录入到ERP系统中，以更新库存和订单状态。这一过程不仅耗时费力，还容易因人为错误导致数据不准确，进而引发与供应商的纠纷。
解决方案------云端发货，数据及时更新
**供应商视角：**系统支持供应商通过SRM平台直接上传发货单，发货单可以是PDF、Excel等多种格式。系统能够自动识别并解析发货单中的关键信息，如产品名称、数量、批次号等，并自动更新到采购的SRM系统中。这样一来，不仅减少了人工录入的工作量，还大大提高了数据的准确性和时效性。
**采购商视角：**到货后，收到供应商的发货单上有一个二维码标识，收到货品后，采购商可以利用二维码一键入库，极大提高收货效率及准确性。
场景七：传统到货质检的瓶颈
传统到货质检流程中，质检人员需要手动将质检数据录入SRM系统，并通过邮件或微信等方式将质检结果发送给供应商。这种方式不仅效率低下，还容易导致数据错误和传递延误。此外，由于缺乏先进的管理理念支持，企业难以有效提升供应商的质量水平。
解决方案------协助供应商改善货品质量
**采购商视角：**系统支持质检人员通过扫码质检，直接在SRM系统中扫入收货单，并自动生成质检报告。质检报告可以详细记录每一项质检指标的结果和评分，为企业提供了全面的质量分析依据。如果质检不合格， 可以发起退货单，流转到审批，最后自动抄送给供应商。
**供应商视角：**扫码质检入库后结果会同步发送给供应商，可以查看货品相关数据。如果供应商质量合格频繁出现问题，SRM系统提供给供应商8D改善报告，帮助企业更好地了解供应商的质量表现，并引导供应商不断提升产品质量。
场景八：财务协同的跨组织壁垒
在传统的财务协同方式中，对账、发票和付款等环节往往存在巨大的跨组织协作壁垒。对账时双方数据不透明，导致对账纠纷频发；发票管理环节存在手工录入发票信息和发票进度不透明等问题；付款管理环节则因供应商不清楚付款进度而频繁催问，增加了采购部门的工作负担。
解决方案------数字化打破财务协作壁垒
**采购商视角：**可以在系统中设置付款计划和审批流程，并自动通知供应商付款进度。
**供应商视角：**登录SRM系统后，可以实时查看付款计划和进度情况，无需再频繁催问采购部门。这种数字化的财务协同方式不仅提高了工作效率和准确性，还增强了采供双方之间的信任和合作关系。
**其他优势：**系统支持对账数据的自动同步和比对功能，确保双方数据的一致性和准确性。在发票管理环节，系统支持电子发票的自动接收和验证功能，减少了手工录入的工作量并提高了发票处理的效率。同时，系统还提供了发票进度的实时查询功能，让供应商能够随时了解发票的处理情况。
场景九：外协工厂管理的低效与不透明
传统的外协工厂管理方式主要依赖于Excel、邮件、微信和电话等低效沟通工具，导致整个外协生产管理不透明、效率低、成本高。例如外协供应商领料管理不规范、实际领料和用料情况不透明增加了用料成本；外协工厂生产进度缺乏管控导致延迟交货成常态；外加工产品设计需求缺乏流程管控使得成品与需求不匹配等问题频发。
解决方案------高效的外协生产管理。
为了规范领料流程，提高领料效率，简道云SRM系统支持供应商在线进行领料申请，发货后并同步物流信息，到货后供应商线上完成收货确认；为了清楚掌握供应商生产进度，支持供应商进行线上报工，并自动统计产量信息；同时自动统计分析领料数据、生产进度、发货进度等多维度数据，且采供双方数据实时透明。
针对采购商与供应商协作中的九大痛点场景，简道云SRM系统提供了高效解决方案，从订单管理、发收货、质检到财务协同及外协工厂管控，全面优化流程，提升透明度与效率，确保双方协作顺畅无阻，有效降低运营成本，提升市场竞争力。
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