Python 办公自动化实战：Excel 批量处理 + 自动发邮件

关键词： Python办公自动化 • Pandas • OpenPyXL • Email • 定时任务

摘要： 每月底还在手动处理几十份Excel报表并邮件发送？快来学习如何用Python全自动完成！本文将手把手教你如何用Python自动合并处理Excel数据，并一键发送给领导，彻底解放双手，效率提升1000%！

一、场景与需求：告别"表哥""表姐"的噩梦

...

二、技术栈与工具

Python 3.6+
Pandas: 数据处理的核心库，用于读取、合并Excel。
OpenPyXL / XLsxWriter: 用于读写Excel文件。
smtplib & email: Python内置库，用于发送邮件。
schedule (可选): 轻量级的定时任务库。

三、实现步骤

步骤 1：安装必要的库

在开始之前，请确保通过pip安装了以下库：

bash 复制代码

pip install pandas openpyxl schedule

步骤 2：准备环境 & 配置文件

创建一个项目文件夹，例如 auto_excel_email。

在该文件夹内，再创建一个 reports 文件夹，用于存放所有待处理的部门Excel文件。

创建一个 config.py 文件，用于存放敏感的邮箱配置信息（重要：避免将密码上传至Git等平台）。

config.py 内容如下：

python 复制代码

# config.py
# 邮箱服务器配置 - 以QQ邮箱为例，其他邮箱请自行查找SMTP服务器地址和端口
SMTP_SERVER = "smtp.qq.com"
SMTP_PORT = 465  # QQ邮箱的SSL端口

# 发件人邮箱地址和授权码（注意：不是登录密码，是SMTP服务授权码）
SENDER_EMAIL = "your_email@qq.com"
SENDER_PASSWORD = "your_authorization_code" # 这里填你的SMTP授权码

# 收件人邮箱地址，可以是多个
RECIPIENTS = ["leader1@company.com", "colleague@company.com"]

⚠️ 如何获取SMTP授权码？

QQ邮箱：设置 -> 账户 -> 开启POP3/SMTP服务 -> 生成授权码。

163邮箱：设置 -> POP3/SMTP/IMAP -> 开启服务 -> 生成授权码。

公司邮箱：请联系IT部门。

步骤 3：编写核心代码 - Excel批量处理

创建一个名为 main.py 的文件。

python 复制代码

# main.py
import pandas as pd
import os
from datetime import datetime
from config import *  # 导入配置文件中的变量

def merge_excel_reports(folder_path):
    """
    自动合并指定文件夹下的所有Excel文件
    :param folder_path: 存放Excel文件的文件夹路径
    :return: 合并后的DataFrame，以及输出文件的路径
    """
    print("开始合并Excel文件...")
    all_data = []
    
    # 遍历文件夹中的所有文件
    for file_name in os.listdir(folder_path):
        if file_name.endswith(('.xlsx', '.xls')): # 支持.xlsx和.xls格式
            file_path = os.path.join(folder_path, file_name)
            try:
                # 读取Excel文件
                df = pd.read_excel(file_path)
                # 添加一列"数据来源"，记录原始文件名
                df['数据来源'] = file_name
                # 将DataFrame添加到列表
                all_data.append(df)
                print(f"成功读取文件: {file_name}")
            except Exception as e:
                print(f"读取文件 {file_name} 时出错: {str(e)}")
    
    if not all_data:
        print("未找到任何Excel文件，请检查路径！")
        return None, None
        
    # 合并所有DataFrame
    merged_df = pd.concat(all_data, axis=0, ignore_index=True)
    
    # 生成输出文件名，包含当前日期
    today_str = datetime.now().strftime("%Y%m%d")
    output_filename = f"销售汇总报表_{today_str}.xlsx"
    output_path = os.path.join(os.getcwd(), output_filename)
    
    # 保存合并后的数据到新Excel文件
    try:
        merged_df.to_excel(output_path, index=False, engine='openpyxl')
        print(f"合并完成！文件已保存为: {output_filename}")
        return merged_df, output_path
    except Exception as e:
        print(f"保存文件时出错: {str(e)}")
        return None, None

# 测试一下合并功能
if __name__ == "__main__":
    report_folder = "./reports"  # 报表存放的文件夹
    merged_data, output_file_path = merge_excel_reports(report_folder)

步骤 4：编写核心代码 - 自动发送邮件

在 main.py 中继续添加以下函数：

python 复制代码

# main.py (续)
import smtplib
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.text import MIMEText
from email.mime.application import MIMEApplication

def send_email_with_attachment(subject, body, to_email, attachment_path):
    """
    发送带附件的邮件
    :param subject: 邮件主题
    :param body: 邮件正文
    :param to_email: 收件人列表
    :param attachment_path: 附件路径
    """
    # 创建邮件对象
    msg = MIMEMultipart()
    msg['From'] = SENDER_EMAIL
    msg['To'] = ", ".join(to_email) # 多个收件人用逗号分隔
    msg['Subject'] = subject
    
    # 添加邮件正文
    msg.attach(MIMEText(body, 'plain', 'utf-8'))
    
    # 添加附件
    if attachment_path:
        try:
            with open(attachment_path, "rb") as f:
                part = MIMEApplication(f.read())
                part.add_header('Content-Disposition', 'attachment', filename=os.path.basename(attachment_path))
                msg.attach(part)
                print(f"附件 {os.path.basename(attachment_path)} 添加成功。")
        except Exception as e:
            print(f"添加附件时出错: {str(e)}")
            return False
    
    # 连接服务器并发送邮件
    try:
        # 使用SSL加密连接
        server = smtplib.SMTP_SSL(SMTP_SERVER, SMTP_PORT)
        server.login(SENDER_EMAIL, SENDER_PASSWORD)
        server.sendmail(SENDER_EMAIL, to_email, msg.as_string())
        server.quit()
        print("邮件发送成功！")
        return True
    except Exception as e:
        print(f"邮件发送失败: {str(e)}")
        return False

步骤 5：整合主流程并添加定时任务

在 main.py 的最后，添加主函数和定时任务逻辑：

python 复制代码

# main.py (续)
import schedule
import time

def main_job():
    """主任务函数：合并Excel并发送邮件"""
    print(f"\n--- 开始执行月度报表自动化任务 {datetime.now()} ---")
    
    # 1. 合并Excel
    report_folder = "./reports"
    merged_data, output_file_path = merge_excel_reports(report_folder)
    
    if output_file_path:
        # 2. 准备邮件内容
        today_chinese = datetime.now().strftime("%Y年%m月%d日")
        email_subject = f【月度销售汇总报告】{today_chinese}
        email_body = f"""
尊敬的领导：

您好！

本邮件由Python机器人自动发送。

附件是{today_chinese}的各部门销售数据汇总报告，由系统自动合并生成，请查收。

共计合并了 {len(merged_data['数据来源'].unique())} 个部门的数据，总数据量 {len(merged_data)} 条。

祝好！
        """
        # 3. 发送邮件
        send_email_with_attachment(email_subject, email_body, RECIPIENTS, output_file_path)
    print("--- 本次任务执行完毕 ---\n")

# 如果是直接运行，立即执行一次
if __name__ == "__main__":
    main_job() # 手动执行一次
    
    # --- 可选：设置定时任务 ---
    # 例如，每月1号早上9点自动执行
    # schedule.every().month.at("09:00").do(main_job)
    # 或者每周一早上9点执行
    # schedule.every().monday.at("09:00").do(main_job)
    
    # print("定时任务已启动，程序将持续运行...")
    # while True:
    #     schedule.run_pending()
    #     time.sleep(60) # 每分钟检查一次

四、如何使用？

1、准备数据：将各部门的Excel报表放入项目下的 reports 文件夹。 **
2、配置邮箱：修改 config.py 文件，填入正确的发件人邮箱和授权码、收件人邮箱。 **
**3、运行脚本：在终端执行 python main.py。 **
**4、查看结果：脚本会自动生成一个带日期的总表文件，并发送邮件。查看你的收件箱吧！ **

五、总结与扩展

本项目实现了一个完整的办公自动化流程。你可以在此基础上进行扩展：

数据清洗：在 merge_excel_reports 函数中，对读取的每个DataFrame进行数据清洗（如去重、填充空值等）。
生成图表：使用 matplotlib 库在合并后自动生成统计图表，并插入Excel中。
Web可视化：使用 Flask 或 Streamlit 搭建一个简单的内部网页，用于上传文件和查看报告。
异常告警：如果任务执行失败，自动发送一封告警邮件给自己。

自动化不是为了取代工作，而是为了让我们从重复劳动中解放出来，去进行更深入的思考和决策。希望这个脚本能成为你职场中的得力助手！

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