巧用 AI 提升 Excel 工作效率

前言

办公室里突然传来一声比咖啡泼洒还绝望的哀嚎 ------ 隔壁工位的小夏正对着 Excel 表格疯狂 "戳屏",鼠标点得飞快,指尖快成了残影,连鬓角的碎发都跟着节奏颤抖。我探头一看,她的屏幕上密密麻麻排着几百行数据,某一列的格式要统一修改,她正一行一行复制粘贴,嘴角还挂着 "再改一行就下班" 的自我欺骗式微笑。

问题

"哥,救我!" 她转过头,眼底写满了 "Excel 虐我千百遍" 的沧桑,"这表格我改了俩小时,手都快抽筋了,再改下去我怀疑电脑要先罢工 ------ 你看这鼠标指针都快磨出火星子了!"

我瞥了眼她屏幕上重复到令人发指的操作,强忍着没说 "你这是在给 Excel 做手部按摩",反而故作高深地拍了拍她的肩膀:"别急,给我三分钟,保准让你这表格'自己动起来',不仅不用手戳,还能让数据乖乖听话。"

她瞪大眼睛,手里的鼠标都忘了动:"???你要给 Excel 施法?还是有什么不为人知的黑科技?我试过复制粘贴、格式刷、甚至喊了 Siri 帮忙,都没用啊!"

我没直接回答,只是打开她的表格,指尖在键盘上敲了一串她看不懂的字符,屏幕上的光标突然自己跳了起来,原本需要两小时的活儿,眨眼间就整整齐齐排列到位。

小夏盯着规整的数据,指尖还残留着疯狂点鼠标的酸痛感,满眼期待地拽着我的胳膊:"哥!这也太神了吧!快教教我,以后再遇到这种几百行数据的活儿,我可不想再熬两小时了!"

我笑着点点头:"其实这招一点不复杂,还分两种情况,刚好适配不同的工作场景,你记好就行。像你刚才这种普通表格,数据不涉及保密的,用 AI 平台直接上传操作最方便;但如果是在医院、军工这种涉密单位,数据不能外传,就有更稳妥的办法 ------ 借助 WPS 的 VBA 编辑器。我一步步教你:

非涉密表格:直接上传至 AI 平台

  • 操作方式:对于非涉密的 Excel 表格,我们可以把文件直接上传到豆包、通义等 AI 平台。这种方式操作简单又方便,只需上传表格,然后清楚地告诉 AI 要修改表格里指定行、列的内容就行。
  • 实际效果:比如说你想修改某一行的数据格式,或者对某一列的数据进行特定计算和调整,AI 就能按照你的要求快速完成修改。特别是在处理大量数据时,这种方式能大大节省手动操作的时间和精力,优势非常明显。
  • 举个栗子

比如说我想要修改的表格为

我希望修改王五的联系方式改为 110, 可以上传 Excel, 然后告诉他"帮我把姓名为王五的联系方式改为 110"

不到一会的功夫,便已执行完成, 下载修改后为文件,本地去查看

可以看见已完全修改。

涉密单位:借助 WPS VBA 编辑器

  • 使用原因:在医院或军工等涉密单位,因为数据有保密要求,不能把表格上传到外部 AI 平台。不过,我们可以通过 WPS 的 VBA 编辑器来解决这个问题。
  • 具体步骤
    1. 获取代码:在豆包等平台详细说明修改 Excel 文档的具体要求,像把某一列改成特定格式,或者对某些数据进行特定处理,AI 会根据描述生成对应的 VBA 代码。
    2. 复制代码:将生成的代码复制到本地 Excel 的 VB 编辑器中。
    3. 执行修改:在 VB 编辑器中点击执行代码,就能完成对表格的修改。
  • 举个栗子

我们有一个表格,它是医院记录患者病情的表格, 我们需要获取患者病 关于 'CT增强' 的表格数据,

源表格如下:

我们可以在这里打开我们的VB 编辑器。

在左侧「工程资源管理器」中,右键点击当前表格(如 "Book1"),选择「插入」→「模块」;

打开豆包平台, 输入说明修改 Excel 文档的具体要求(注: 这里的对钩不好输入,我这里取反, 过滤词为不为" 无"的数据)具体的写法按照你自己的要求来写

swift 复制代码
我想在wps的Excel 表格中过滤出所有数据中 L列 CT增强的值中 数据为不为 无 字的数据, 新建一个Excel, 请写出在VB编辑器中的代码,直接进行操作 

将豆包生成的文字复制到我们的VBA 编辑器中, 按 F5 运行代码,或点击工具栏「运行」按钮 运行代码

不到一会的功夫便实现了, 完美契合!

最后

小夏把技巧记牢后,很快就尝到了甜头 ------ 再遇到 Excel 难题,都能轻松化解。

从前对着表格哀嚎的 "戳屏人",如今成了办公室的 "Excel 救星"。

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