在日常工作中，我们已经习惯把合同、制度文件、学术报告、技术资料都保存成 PDF 格式。但当文件需要 长期保存时，普通 PDF 可能会出现一些问题，例如：字体无法正常显示、跨设备排版错乱、使用浏览器打开却提示错误、甚至几年后再打开格式已经变形。对企业档案室、学校科研单位等来说，这些问题几乎每年都会发生。
正因如此，越来越多的人开始思考如何让 PDF 变成能长期可靠保存的格式，于是 PDF/A 诞生了。许多人第一次听到 PDF/A 会问："它和 PDF 到底有什么区别？什么时候该用？转换难不难？"今天，我们就用一篇教程的时间来回答这些问题。
一、PDF 是通用格式，PDF/A 是专为长期保存而生
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PDF 的功能非常强大，支持透明效果、多媒体内容、JavaScript 脚本、加密、可编辑表单等，因此非常适合日常阅读、修改、协作和分享。然而，它的开放性也带来了隐患：文件能不能在未来正常打开，取决于阅读器、操作系统甚至是设备的字体环境。
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PDF/A 则完全不同。它并不是升级版的 PDF，而更像是一个有严格规定的 PDF，目的是让文件在 10 年、20 年甚至 50 年后仍能保持一致的呈现效果。为了达到这个目标，PDF/A 禁用了加密、脚本、多媒体，要求字体必须全部嵌入，颜色空间必须明确定义......这些限制听起来完全抛弃了原始 PDF 的灵活性，但换来了文件长期存储也能打开的稳定性。
简单概括一下就是：PDF 用于日常处理，PDF/A 用于长期保存。
二、PDF/A 的三个级别：怎么选最合适的？
PDF/A 分为三个级别：PDF/A-1、PDF/A-2、PDF/A-3。许多用户第一次看到会感到茫然，不确定自己到底应该选择哪一种。其实只需要记住一条原则：多数情况下，PDF/A-2 是最稳妥的选择。
PDF/A-1 是最早的标准，限制非常严格，例如不允许透明效果，因此更加适合传统的档案系统。PDF/A-2 则放宽了一些限制，支持透明和图层，更符合现代文档的特点。PDF/A-3 允许在文件中嵌入原始文件（如 Excel、Word），但它在一些 PDF/A 的适用环境中显得过于灵活，并不是所有机构都接受这种格式。
因此如果没有特别要求，你可以直接选择 PDF/A-2。它兼容性好，格式也足够规范。
三、什么时候必须要用 PDF/A？
当然了，并不是所有 PDF 都要转换为 PDF/A，它主要适用于要求文件可以长期保存并无损打开的场景。例如企业档案室在保存合同时，希望几年后调阅仍然完好无损；政府机关在归档公文时，需要确保文件无法被篡改也不会因字体缺失而出现乱码；一些科研机构在提交项目结题材料或论文档案时，也会要求使用 PDF/A 格式。
除此之外，律师事务所、会计事务所、审计机构也经常使用 PDF/A 保存证据、财务报告或定稿材料。总之，只要文件带有"最终版本"、"长期保存"、"正式归档"这些属性时，PDF/A 往往就是更安全的格式。
四、把 PDF 转为 PDF/A 的几种常见方法（2025 年可用）
那么当我们手上的文件是 PDF，而当前的环境需要 PDF/A 时要怎样转换呢？事实上这个转换有多种方法可以做到，根据不同需求，有些需要批量处理，有些只是临时转换一次，所以在本章节我们介绍三种方式，你可以根据实际情况选择。
1. 使用 Adobe Acrobat 转换
Adobe Acrobat 是微软公司研发的一款专门用来出来 PDF 文件的软件，它内置了转换 PDF 为 PDF/A 的功能。Acrobat 提供了专门的"预检（Preflight）"功能，通过它可以直接将普通 PDF 导出 PDF/A，并在转换前自动检查文档中的潜在问题，比如字体未嵌入、加密权限冲突、透明图层不兼容等。在多数情况下，它能一键完成，从而满足基本的归档需求。参考下面的步骤：
- 打开 PDF：用 Adobe Acrobat 打开需要转换的文档。
- 进入工具面板 ：点击上方的 工具 ，在工具列表中找到 PDF 标准。
- 选择保存为 PDF/A ：在右侧显示的操作面板中，选择另存为 PDF/A。
- 保存处理后的文件：点击保存，Acrobat 会自动生成一份新的 PDF/A 文档。
如果遇到无法转换的情况，会提示原因，可根据提示调整内容后重新生成。
通过以上流程，大多数文档都能顺利转换成满足归档要求的 PDF/A 格式。
2. 使用 Free Spire.PDF 转换
如果你的使用场景涉及自动化流程、批量转换、系统集成，那就更适合使用一个能够通过 API 调用的 PDF 库，例如 Free Spire.PDF。你可以把转换功能写进脚本、服务或业务系统里，自动检测文件并生成对应的 PDF/A。它适用于企业和技术部门搭建归档流程，也能稳定处理大量文档。
下面这个代码就展示了它是怎样在 Python 中完成将 PDF 转换为 PDF/A 的：
python
from spire.pdf.common import *
from spire.pdf import *
# 创建PdfStandardsConverter类的对象，并传入一个PDF文档作为参数
converter = PdfStandardsConverter("E:/Administrator/Python1/input/AI绘画的利与弊.pdf")
# 将PDF转为PDF/X-1a:2001
converter.ToPdfX1A2001("E:/Administrator/Python1/output/PDF转PdfX1a.pdf")3. 使用在线 PDF/A 转换工具
对于只是偶尔转换文件、当前设备上没有安装 Adobe Acrobat、或者只是临时需要一个 PDF/A 格式的人来说，在线工具就是最快最直接的方式。网页打开、拖入文件、几秒后下载结果即可，非常省事。不过对于包含敏感内容、合同、证据等正式材料，不建议把文件上传到第三方网站，所以在线转换更适合不含隐私的轻量任务。
五、为什么 PDF/A 转换经常失败？最常见的几个原因
PDF 转换为 PDF/A 并不是简单的格式切换，这个任务实际上需要对文档进行一系列合规检查。因此许多人在转换会遇到"失败"、"不合规"、"预检不通过"等提示，其实原因基本上都差不多。
- 字体没有嵌入。很多 PDF 看起来可以正常显示，但实际上它使用的字体并不在文件中，而是依赖于系统字体，因此转换工具会直接报错。
- 文件内包含透明图片、JavaScript、音视频文件或表单字段。这些都违反了 PDF/A 的规范。
- 还有的 PDF 是从扫描仪或手机 App 导出的，其内部结构本身就不完整，转换时也容易失败。
解决方法通常是： 先做一次预检查（这在 Adobe Acrobat 中可以实现），然后针对提示进行修复，例如嵌入字体、去除脚本、扁平化表单或重新导出图像，再重新转换。
六、PDF/A 会不会变大、能不能编辑、适不适合日常阅读？
很多人在使用时还会担心两个问题：文件大小的变化，和转换后是否还能修改。
首先 PDF/A 文件的确普遍比普通 PDF 更大，这是因为它要求所有字体必须嵌入；有些文档字体很多，自然体积就会上升。至于转换后能否编辑，则取决于你用什么工具打开 PDF/A 文件，大多数 PDF/A 文件并不限制修改，只是保证格式稳定；但从工作习惯来看，PDF/A 通常被视为最终版本，一般不会再进行编辑。
一般来说，PDF/A 文件在外观上与普通 PDF 没有什么差别，因此不会影响日常阅读；多数情况下，读者甚至无法区分两种文档。
七、总结
如果文件只是用来阅读、批注或共享，普通 PDF 就足够了；如果它是最终版本、需要用于归档、提交、审计或保存多年，那么 PDF/A 绝对更安全。
无论你来自哪个行业，只要你正在处理正式文档、合同、公文、报告或论文，PDF/A 都会让你的文件在未来保持一致、可靠且不变形。