一、背景介绍
在日常办公中，我们经常需要制作一些格式固定、部分内容可修改的WPS文档模板，比如合同、审批表，以及我们今天要讲的《年度会计决算说明书》。很多人在面对这类文档时，往往采用最原始的复制粘贴，或者直接人工查找修改，不仅定位困难、填写效率低、复用性弱，而且极易造成格式变化、信息出错等问题。
为破解这些难题，我们可以充分利用WPS文字的文字型窗体域、下拉型窗体域，并添加限制编辑，这样保护整个文档的格式和主要内容，只允许用户修改指定位置的内容，把静态文档变为智能模板，彻底解决填写内容混乱的烦恼。
二、案例分析
我们先来分析一下这份《年度会计决算说明书》。如下图所示：
会计决算图
这是一份非常典型的企业内部文档，它具有以下特征：
1.框架固定： 每年的汇报框架（如生产经营情况、利润指标、成本指标、单位名称等）基本不变。
2.数据可变： 具体的抬头、年度、产值、销售收入以及具体的说明内容每年都会变化。
3.多人协作或反复使用： 可能由财务人员填写数据，再由秘书整理归档，每年都需要复用。
在这种情况下，我们要求文档的样式和内容需要被保护起来，只允许填写者在指定的位置，根据文字域的提示，选择或填入新的内容，这样每年只需要修改带底纹的文字就可以，打印时也不会显示底纹，同时校对时也非常的方便。
三、解决办法
3.1 窗体域介绍
针对上述问题，我们可以采用WPS文字中一个非常强大的工具------窗体域，它包括文字型窗体、复选框型窗体域和下拉型窗体域。
这窗体域允许我们在文档中创建可填写的内容区域，同时在设定限制编辑后，可以将窗体域外其他所有内容保护起来，禁止编辑，保护原有文档的内容和格式 ，通过这种方法，我们可以将原有的说明书改造为一个智能模板，可供多人反复填写和使用。
窗体域
比如：上图中智能模板中，固定文字无法修改，只有那些灰色底纹部分可以填写内容，并且填写者可以用Tab键快速在这些框之间切换，防止遗漏重要信息 。
3.2 操作步骤
文字域设置也比较简单，开始前要确认文档中是不是已经设置了文字域窗体，如果有可以通过【文档部件】------【重置窗体域】，清除窗体数据，开始重新设置。
3.2.1 设置文字型窗体域
在WPS文字中打开文档，选中要修改的内容，点击菜单栏的【插入】选项卡，在右侧【文档部件】下拉菜单中选择插入文字型窗体域，此时选中内容变成空，只留下一个带有灰色底纹的区域 。
再双击这个灰色底纹，填写默认文字，也可添加文字格式限制，窗口提示那里可以输入填写的提示信息如：输入单位名称等，最后添加确定。值得注意的是，这些提示和底纹都不会影响到最终的打印效果。
插入文字窗体域
如果我们在【类型】中选择不同类型的文本，可以限定输入文字的格式，如果选择为数字类型，可以防止输入非数字字符的输入。还可以在【最大长度】中设置长度、文字格式(字母大小写、全角半角等)。在【书签】位置可以给这个域起个名字，方便后续引用。
设置完成后，我们可以复制文字窗体域拷贝到其它地方，并进行个性化的配置，可以将文档中所有的"输入年度"、"输入内容"、"输入时间"以及落款处的日期全部替换为相应的文字型窗体域。
3.2.2 设置下拉型窗体域
同样的方法，我们可以为【厂】添加一个下拉的窗体文字域，选中厂字，点击依次定位顶部菜单栏的【插入】------【文档部件】------【下拉型窗体域】，通过添加、编辑和移动按钮，配置下拉列表中的项目，排名第一的项目是最终显示在文档中的内容。
设置下拉型窗体域
3.2.3 限制编辑
配置完窗体域，并检查无误后，定位【审阅】------【限制编辑】，勾选设置文档的保护方式，点选【填写窗体】，最后点击【启用保护】，输入密码，再点确定就可以了。
限制编辑
四、文字型窗体域的特点与优势
4.1 内容与格式分离
这是最大的优势。填写者只能修改窗体域里的文字，无法改动文档的标题、段落、字体、字号等任何格式，保证了每一份输出文档的规范性 。
4.2 数据输入标准化
在窗体域选项中，我们可以设置最大长度来防止内容溢出，或者设置数字类型来确保财务字段只能输入数字，从源头上减少了数据错误 。
4.3 提升填写效率
当我们启动【保护窗体】后，填写者只需要按键盘上的 Tab 键，就可以依次跳转到下一个可填写的区域，无需使用鼠标在满篇文字中寻找输入点，既不会漏掉重要信息，也省去了肉眼查找的麻烦 。
4.4 真正的模板复用
由于格式被保护，明年使用时，只需解除保护（如果设置了密码），清空窗体域内的数据（可使用【重置窗体域】功能），即可作为新模板再次投入使用，历久弥新
五、注意事项
在使用文字型窗体域构建模板时，有几点需要留意：
5.1 限制编辑不能少
插入完所有窗体域后，必须限制文档编辑 ，设置保护方式为"填写窗体"，必要时输入密码。如果不点击保护，那些灰色区域依然是可以被随意删改的，就失去了模板的意义 。
5.2 保护前检查
在点击小锁保护文档之前，务必双击每一个窗体域，检查它们的属性设置是否正确，比如该填数字的是否选了数字。因为一旦保护起来，除非解除保护，否则无法修改窗体属性。
5.3 设定的密码要记牢
如果在保护时设置了密码，请务必妥善保管。一旦忘记密码，将无法解除保护修改模板结构 。
六、写在最后
本文讲的是文字型窗体域，WPS中还有用于自动更新日期时间的日期域，用于自动编排页码的"页码域"等，它们各司其职，可以组合使用让文档更智能 。
通过以上技巧，你就能轻松打造出一份专业、高效、防出错的《年度会计决算说明书》模板，让你的办公效率节节提升。