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目录
[1.1 定义](#1.1 定义)
[1.2 项目中的相关方名称](#1.2 项目中的相关方名称)
[1.3 项目采购步骤](#1.3 项目采购步骤)
[2.1 规划采购管理](#2.1 规划采购管理)
[2.1.1 本过程含义](#2.1.1 本过程含义)
[2.1.2 输入&输出](#2.1.2 输入&输出)
[2.1.2.1 输入1：立项管理文件](#2.1.2.1 输入1：立项管理文件)
[2.1.2.2 输出1：采购管理计划](#2.1.2.2 输出1：采购管理计划)
[2.1.2.3 输出2：自制或外购决策](#2.1.2.3 输出2：自制或外购决策)
[2.1.2.4 输出3：采购工作说明书SOW](#2.1.2.4 输出3：采购工作说明书SOW)
[2.1.2.5 输出4：采购策略](#2.1.2.5 输出4：采购策略)
[2.1.2.6 输出5：招标文件](#2.1.2.6 输出5：招标文件)
[2.1.2.7 输出6：供方选择标准](#2.1.2.7 输出6：供方选择标准)
[2.1.2.8 输出7：独立成本估算](#2.1.2.8 输出7：独立成本估算)
[2.1.3 工具与技术](#2.1.3 工具与技术)
[2.1.3.1 工具1：市场调研](#2.1.3.1 工具1：市场调研)
[2.1.3.2 工具2：自制或外购分析](#2.1.3.2 工具2：自制或外购分析)
[2.1.3.3 工具3：供方选择分析](#2.1.3.3 工具3：供方选择分析)
[2.2 实施采购](#2.2 实施采购)
[2.2.1 本过程含义](#2.2.1 本过程含义)
[2.2.2 输入&输出](#2.2.2 输入&输出)
[2.2.2.1 输入1：采购文档](#2.2.2.1 输入1：采购文档)
[2.2.2.2 输出1：选定的卖方](#2.2.2.2 输出1：选定的卖方)
[2.2.2.3 输出2：协议](#2.2.2.3 输出2：协议)
[2.2.3 工具与技术](#2.2.3 工具与技术)
[2.2.3.1 工具1：广告](#2.2.3.1 工具1：广告)
[2.2.3.2 工具2：投标人会议](#2.2.3.2 工具2：投标人会议)
[2.2.3.3 工具3：建议书评估](#2.2.3.3 工具3：建议书评估)
[2.3 控制采购](#2.3 控制采购)
[2.3.1 本过程含义](#2.3.1 本过程含义)
[2.3.2 输入&输出](#2.3.2 输入&输出)
[2.3.2.1 输出1：采购关闭](#2.3.2.1 输出1：采购关闭)
[2.3.3 工具与技术](#2.3.3 工具与技术)
[2.3.3.1 工具1：索赔管理](#2.3.3.1 工具1：索赔管理)
[2.3.3.2 工具2：检查](#2.3.3.2 工具2：检查)
[2.3.3.3 工具3：审计](#2.3.3.3 工具3：审计)
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1.项目采购管理概述
1.1 定义
- 做什么： 对项目所需的外部产品、服务、成果 ，开展 规划采购、实施采购、控制采购、结束采购等全流程管理工作。
- **有什么用：**高效从外部获取项目所需资源，规范招投标与合同、供应商管理，控制采购成本、保障质量并降低风险。
**一句话：**项目采购管理就是规范完成从外部买什么、怎么买、怎么管、怎么收尾的全流程工作。
1.2 项目中的相关方名称
招标（买方：花钱的）：甲方
- 最终产品的所有人
- 分包商
- 收购机构
- 服务需求者
- 购买方
投标（卖方：干活儿的）：乙方
- 承包商
- 供货商
- 服务提供商
- 供应商
1.3 项目采购步骤
采购流程：
- 明确采购需求 ：写清楚要让对方做什么，形成采购工作说明书（SOW） 或工作大纲（TOR）
- 测算采购预算 ：初步估算成本，制定采购预算
- 发布招标信息 ：公开放出招标广告
- 筛选合格供方 ：确定符合要求的卖方名单
- 发放招标文件 ：准备并正式发布招标文件
- 供方提交方案 ：卖方根据要求准备并递交项目建议书
- 技术质量评估 ：评估建议书的技术、质量水平
- 成本价格评估 ：评估建议书的报价合理性
- 综合选定中标方 ：结合质量与成本出具评估报告，确定中标单位
- 签约完成采购 ：谈判达成一致，买卖双方签署合同
2.采购管理过程
包括以下三大过程（红框）：本文1~3。
| 序号 | 过程 | 阶段 |
| 1 | 规划采购管理 | 计划 |
| 2 | 实施采购 | 执行 |
| 3 | 控制采购 | 监督 |
|---|
2.1 规划采购管理
2.1.1 本过程含义
- **做什么：**把项目要采购的东西定下来，想好怎么采购（方法），并且找出合适的卖家。
- **有什么用：**决定要不要从外面买东西或买服务，买什么、啥时候买、怎么买。内部能解决就内部，不行就找外面。
**一句话：**提前规划好项目该买啥、怎么买、找谁买，明确采购的所有安排。
2.1.2 输入&输出
文件内容对比汇总：
|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| 采购管理计划 | 采购策略 | 采购工作说明书 (SOW) |
| "开展采购工作的操作手册" 告诉团队在整个项目中，如何管理从开始到结束的所有采购事务。 | "具体的采购兵法" 针对这次采购，决定用什么方法和战术去达成目标。 | "给供应商的购物清单/任务书" 清晰告诉供应商，到底要买什么，标准和条件是什么。 |
| • 整合工作 ：怎么让采购不影响项目的进度、资源和预算。 • 时间安排 ：关键采购活动（如招标、签合同）的时间节点。 • 考核指标 ：用什么标准判断合同管理得好不好。 • 责任分配 ：谁负责申请、谁负责审批、谁负责验收。 • 前提与限制 ：我们假设了什么（如价格稳定），有什么限制（如只能用某几家供应商）。 • 法律与钱 ：受哪国法律管辖，用什么货币结算。 • 底线估算 ：我们自己算的"心理价位"是多少。 • 风险应对：采购中可能出什么问题（如供应商倒闭），怎么处理。 | • 交付方式 ：是让供应商干活（服务），还是直接买东西（产品）？是一次性交付还是分阶段？ • 合同类型 ：签哪种合同？是总价包干（固定总价），还是按工时算（成本加酬金），还是按实际工作量算（工料合同）？ • 采购阶段：是一次性招标，还是分多个阶段（比如先选技术方案，再谈价格）？ | • 工作内容 ：具体要买什么产品，或者让供应商做什么服务。 • 规格要求 ：尺寸、材质、性能指标、质量标准。 • 附加服务 ：比如包不包安装、培不培训、维保多久。 • 验收标准 ：怎么才算合格？谁来签字确认？ • 报告要求 ：供应商需要提供什么数据或报告（如进度周报、质量检测报告）。 • 时间地点 ：什么时候交货/完工？送到哪里/在哪里干活？ • 付款细节 ：钱怎么付？分几次？达到什么节点付多少？ • 售后服务：质保期多长？出了故障怎么处理？ |
2.1.2.1 输入1：立项管理文件
- 做什么： 把项目立项阶段批下来的结果和文件，当成做采购规划的参考依据；立项管理就是分析项目商业需求 （要不要做）、成本效益分析（划不划算），定好项目边界。
- **有什么用：**给高层做项目决策提供依据，也让采购规划有明确方向，知道项目该采什么、采多少才合理。
**一句话：**立项文件是采购规划的依据，先论证项目值不值得做，再据此安排采购相关事宜。
2.1.2.2 输出1：采购管理计划
采购管理计划包括的内容：
- 采购与项目工作协同方式 ：明确采购与项目 进度制定、管控等其他工作配合衔接
- 重要采购时间安排 ：规划关键采购活动的执行时间表
- 合同管理考核指标 ：确定用于监督、管理合同 执行的评估标准
- 相关人员权责划分 ：明确各干系人在采购中的角色职责 ，以及项目团队的权限边界
- 采购的限制与前提 ：列出影响采购工作的约束因素 和预设条件
- 法律与付款相关约定 ：确定适用的司法管辖范围 及结算使用的货币
- 独立估算相关要求 ：明确是否需要第三方独立估算，并将其作为评标依据
- 采购相关风险管理 ：包含履约保函、保险等风险防控要求
- 合格供方清单 ：列明预先审核通过、可直接选用的合作方名单
2.1.2.3 输出2：自制或外购决策
- **做什么：**分析某项工作是自己团队做划算，还是从外面买更合适。
- **有什么用：**帮项目选成本更低、效果更好的方式，避免浪费人力和钱。
**一句话：**对比自己做和外面买，选出更合适的方式来完成工作。
2.1.2.4 输出3：采购工作说明书SOW
- 做什么： 根据项目范围基准 ，给每次采购写一份清晰说明**（SOW）** ，只写合同里要采购的那部分工作内容；买服务 时常用TOR（工作大纲）。
- 有什么用： 把要采购的产品、服务、成果详细描述，包括：规格、数量、质量、时间、地点等，让卖家明白要做什么、做到什么标准。
**一句话：**写一份采购详细说明，明确要买的东西或服务具体要求，方便卖家按标准供货干活。
内容大纲：
- 工作内容与协调要求 ：明确承包商要做的具体任务，以及需要配合完成的协调工作
- 执行标准要求 ：规定承包商必须遵守、达到的相关标准
- 需报批的数据资料 ：列出需要提交并经过审核批准的数据文件
- 买方提供的支持清单 ：写明买方会提供给承包商的各类数据、服务等支持内容
- 成果提交与审批进度 ：安排初步成果提交、审核及审批的进度计划
2.1.2.5 输出4：采购策略
1.交付方法
① 专业服务项目交付方式
- 禁止分包：买方或服务提供方，都不能把工作再转包给别人
- 允许分包：买方或服务提供方，可以把部分工作分包出去做
- 成立合资企业：买方和服务提供方一起成立合资公司来做项目
- 仅充当代表：买方或服务提供方只作为代理，不直接承担主要工作
② 工业 / 商业施工项目交付方式
- 交钥匙式：承包商全包，做完直接交给买方就能用
- 设计 - 建造（DB）：同一方负责设计 + 建造，一体化完成
- 设计 - 招标 - 建造（DBB）：先设计、再招标、最后施工，分阶段走
- 设计 - 建造 - 运营（DBO）：设计 + 建造 + 后期运营都由同一方负责
- 建造 - 拥有 - 运营 - 转让（BOOT）：承包商先建、拥有、运营，到期再转给买方
2.合同支付类型
合同支付类型与项目交付方法没有关系，是两套独立规则。
① 总价合同
- 适用场景 ：工作内容明确、需求清晰 、基本不会变更
- 特点 ：总价提前定好，变更少，风险主要在++卖方++
② 成本补偿合同
- 适用场景 ：工作范围多变、需求不明确 、容易调整
- 特点 ：按实际成本报销，再加利润，风险主要在++买方++
③ 激励和奖励费用
- 作用 ：设置激励 / 奖励，让买方和卖方目标一致，++共同++追求更好结果
3.采购阶段做什么事
采购策略也可以包括与采购阶段有关的项目管控工作信息，如：
-
阶段划分与安排 ：梳理采购工作顺序、拆分阶段，明确各阶段工作内容 与具体目标
-
监督指标与里程碑 ：设定采购绩效指标 、关键里程碑，用于全程监督采购进度与质量
-
阶段过渡标准 ：明确各阶段交接、转入下一阶段的判定条件
-
进展追踪计划 ：制定监督评估方案，实时追踪采购整体推进情况
-
知识转移流程 ：规范各阶段经验、数据等关键信息的知识转移，避免信息断层
2.1.2.6 输出5：招标文件
招标文件： 潜在卖方征求建议书，日常采购常用三类邀请文件，具体区分如下：
-
信息邀请书（RFI） ：用于收集卖方提供的货物、服务 相关基础信息，属于前期摸底环节，后续通常会再搭配报价邀请书 或建议邀请书使用。
-
报价邀请书（RFQ） ：用于向供应商明确了解方案落地方式、具体报价成本 ，适用于需求清晰、只需比价和确认执行细节的场景。
-
建议邀请书（RFP） ：属于最正式的采购邀请文件 ，适用于项目问题复杂 、解决办法不明确的场景，需严格遵守采购规则，规范应答内容与提交时限。
2.1.2.7 输出6：供方选择标准
供方选择标准主要包括：
能力和潜能；产品成本和生命周期成本；交付日期；技术专长和方法；具体的相关经验；用于响应工作说明书的工作方法和工作计划；关键员工的资质、可用性和胜任力；组织的财务稳定性；管理经验；知识转移计划，包括培训计划等。类似招标评分标准：
2.1.2.8 输出7：独立成本估算
大项目的采购时，采购方可以自己算好成本，或者找外面的专业人士 做成本估算 ，用这个估算价格当作标准 ，来对比、衡量供应商 的报价合不合理。
2.1.3 工具与技术
2.1.3.1 工具1：市场调研
- 做什么： 考察行业情况和具体卖方的能力。一方面看看整个行业的大情况 ，另一方面专门考察各个卖家的实力 ，看看谁家靠谱、谁家能满足采购需求。采购团队会从行业会议、网上评价、各类资讯渠道搜集信息，把市场行情摸透，一边用好市面上成熟的技术，一边把控好卖家选择的风险。
- 有什么用 **：**避免盲目找卖家、盲目采购，通过调研清楚市面上有哪些靠谱供应商，他们的能力行不行、技术过不过关，既能搭上成熟技术的顺风车，又能避开找错卖家、买不到合格物资或服务的风险，让后续采购更稳妥、不踩坑。
一句话：逛市场、查口碑、摸行情，摸清供应商实力，选对合作方、控好采购风险。
2.1.3.2 工具2：自制或外购分析
做自制还是外购的选择，主要看这几点：
- 自己现有资源、技术、能力够不够
- 需不需要专业 / 独特的技术专长
- 想不想长期雇人、承担固定用人成本
- 还要权衡各自的风险
2.1.3.3 工具3：供方选择分析
| 供方选择方法 | 什么时候用这个方法？ |
|---|---|
| 最低成本 | 买标准、常规的东西。比如买办公用纸、订书机，谁便宜就买谁的。 |
| 仅凭资质 | 买小东西，不值得折腾。采购金额很小，走复杂流程的成本比东西本身还贵，只要对方有资质、靠谱就行。 |
| 基于质量或技术方案得分 | 活干得好不好最重要。先让几家供应商出方案，比谁的方案好；然后才谈价格，只要价格别太离谱就能接受。 |
| 基于质量和成本 | 活儿又难，怕出岔子。项目风险高、不确定性大，质量必须过硬，但同时也要比一比价格，综合打分选最优。 |
| 唯一来源 | 非他不可的特殊情况。比如专利技术、独家代理，或者紧急情况只能找这一家（但这种做法需要给出正当理由）。 |
| 固定预算 | 钱就这么多，活儿要干明白。预算已经定死了不能超，而且要做的事情（工作说明书）定义得非常清楚，不会变来变去。 |
2.2 实施采购
2.2.1 本过程含义
- 做什么 ：收集卖家的报价和方案，挑选卖家，跟对方谈好并签订正式供货或服务合同 ，复杂高风险的合同还要先让领导审批。
- 有什么用：把项目需要的物资、服务合法合规地落实到具体卖家，确保能按时按要求拿到东西或服务，形成有法律效力的保障。
一句话：实施采购就是选靠谱卖家、签正式合同，复杂采购先审批，保障项目所需供应。
实施采购的大致流程：
2.2.2 输入&输出
2.2.2.1 输入1：采购文档
- 做什么 ：整理好用来跟卖家签法律协议的各类书面文件，里面还可以包含项目启动前的旧文件，主要有：招标文件、采购工作说明、独立成本估算、供方选择标准这些。
- 有什么用：作为采购谈判、选卖家、签合同的依据，保证采购过程规范、有据可查，形成合法有效的法律协议。
一句话：采购文档就是签采购协议用的全套书面依据，包含：招标文件、选商标准等文件。
2.2.2.2 输出1：选定的卖方
- 做什么 ：从投标或建议书里评出综合最优、最有竞争力的卖家 ，确定为中标方 ；复杂、高价值、高风险采购，在签合同前 还要先上报高管审批。
- 有什么用：保证选出来的卖家最合适、最有竞争力，复杂项目经过高管把关，降低风险、合规可控。
一句话：选定的卖方就是评标后最有竞争力的中标方，复杂高风险采购在签合同前要先经高管审批再签合同。
2.2.2.3 输出2：协议
- 做什么： 就是双方签订的合同。强制卖方提供规定的产品、服务、成果；强制买方支付相应的钱。
- **有什么用：**约束买卖双方按照合同。
协议（合同）内容包括：
- **采购工作说明书 / 主要可交付成果：**明确要采购的具体工作、需交付的成果
- **进度计划与里程碑：**敲定项目工期、关键节点和约定完成日期
- 绩效报告： 约定供应商需提交的项目执行情况汇报
- **定价与支付条款：**确定产品 / 服务价格、付款方式和付款节点
- **检查、质量与验收标准：**明确质量要求、检查方式和合格验收规则
- **担保与后续支持：**约定产品质保、售后及后续运维服务
- **激励与惩罚：**明确达标奖励、违规或逾期的处罚规则
- **保险与履约保函：**要求供应商购买相关保险、提供履约保证
- **下属分包商批准：**规定分包需提前征得甲方同意
- **一般条款和条件：**协议通用基础条款、常规约束要求
- **变更请求处理：**约定项目变更的申请、审批和执行流程
- **终止条款与争议解决：**明确协议终止条件、纠纷替代解决方式
2.2.3 工具与技术
2.2.3.1 工具1：广告
- 做什么 ：通过报纸、行业刊物、网络等渠道打广告，发布采购信息，和潜在卖家沟通。
- 有什么用 ：扩大潜在卖家范围，保证采购公开透明；政府机构采购还必须按规定公开广告和合同信息。
一句话：广告就是发布采购信息招更多卖家，政府采购通常要求必须公开公示。
2.2.3.2 工具2：投标人会议
- 做什么 ：在卖家提交投标文件之前， 买方和所有潜在卖家开个会，统一讲解采购要求，回答疑问，保证大家信息一致、不偏袒任何一方。
- 有什么用：让所有潜在卖家都清楚采购规则，避免信息不对称，保证投标公平公正，减少后续质疑和纠纷。
一句话：投标人会议就是投标前统一答疑、确保所有卖家公平知情、规则一致的会前会。
2.2.3.3 工具3：建议书评估
- 做什么 ：仔细评审 卖家提交的建议书，检查是否完全响应招标文件、采购工作说明书、供方选择标准等所有要求。
- 有什么用：筛选出符合要求的投标文件，保证后续选卖家公平、规范，避免因响应不全带来风险。
一句话：建议书评估就是核对投标文件是否完整、充分满足所有采购文件要求。
2.3 控制采购
2.3.1 本过程含义
- 做什么： 全程管理采购合作关系 ，实时盯着合同的实际履行情况 ，一旦发现履约偏差、出现问题及时推进合同变更、采取整改纠正措施，最后负责完成合同的收尾关闭工作。
- 有什么用： 监督买卖双方都严格按照签订的法律协议履行各自义务，避免出现违约、履约不到位的情况，防范合同纠纷和项目采购风险，确保整个采购环节合规、落地有效。
一句话：控制采购就是管好采购合作、盯紧合同履约、及时纠偏收尾，督促双方守约、满足项目采购需求。
控制采购过程中，双方都需要：
- 确保卖方按合同干活、买方按合同履约。
- 合同管理的关键是管好双方的接口人。
- 保证采购审计独立可信，才能让采购系统可靠。
- 遵守道德规范、用好法律支持、落实反腐计划。
2.3.2 输入&输出
2.3.2.1 输出1：采购关闭
- 做什么： 由买方授权的采购管理员，给卖方发正式书面通知 ，正式结束采购合作 ；要确认东西都按时按质交完、没遗留纠纷和未结发票、钱都付清，并且项目团队先确认交付的东西都合格。
- **有什么用：**按合同规定把采购流程彻底收尾，理清双方责任，不留后续麻烦，正式完结合作。
**一句话：**买方确认交付、钱款、纠纷都搞定后，由专人发书面通知，正式把采购业务关掉。
2.3.3 工具与技术
2.3.3.1 工具1：索赔管理
- 做什么： 双方对变更补偿谈不拢 ，或对变更是否发生有分歧，这类争议的变更就叫索赔 ；要按合同记录、处理索赔，谈不拢就用合同里的替代方式解决，优先靠谈判处理。
- 有什么用： 规范处理合同里的争议，按流程解决纠纷，尽量通过谈判和平解决问题，避免矛盾升级。
一句话： 买卖双方对变更有分歧就形成索赔，先谈判解决 ，谈不拢再按合同走其他替代争议解决方法（ADR）。
2.3.3.2 工具2：检查
- **做什么：**对承包商正在做的工作做正式核查，要么看看交付成果，要么去现场实地检查工作。
- **有什么用：**及时掌握工作进展和质量情况，确保承包商按要求干活。
一句话： 检查就是对承包商的工作或交付物进行结构化查看与核实。
2.3.3.3 工具3：审计
- 做什么： 对整个采购过程 做结构化审查 ，合同里要写清楚审计的权利和义务，双方项目经理根据审计结果调整项目。
- **有什么用：**规范采购流程，发现问题及时整改，保证采购合规、项目顺利推进。
一句话： 审计就是全面审查采购过程，按合同约定执行，双方项目经理依据结果优化项目。
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