【WorkBuddy·基础入门】第 8 篇：从材料到汇报：用 WorkBuddy 制作第一份 PPT

1. 这篇能学到什么

你将学会从一句话、Word、Excel 和 PDF 生成 PPT；先确定受众、目标、大纲和页数；使用 PPT 技能；选择图表和视觉素材；逐页修改；检查文字溢出、内容重复与数据错误。重要 PPT 建议用 Plan，因为方向错一页，常常会连带十页返工。

完成本篇后，你能够：

判断"一句话生成"适合草稿还是正式汇报；
从 Word、Excel、PDF 中提取适合放进 PPT 的材料；
用"受众、目标、场景、时长、行动"定义汇报任务；
使用 Plan 先审大纲、数据来源和视觉方案；
设计 8～12 页、每页任务明确的页面结构；
正确启用和调用 PPT 技能；
判断哪些内容适合文字、图表、流程图、时间线或图片；
使用"指定页码 + 指定问题 + 不动其它页"的方式逐页修改；
从内容、数据、版式和放映四个层面验收演示文稿。

本篇学习路线

① 盘点材料	② 定义汇报	③ Plan 规划	④ 审逐页大纲	⑤ 生成 PPT	⑥ 逐页修改	⑦ 整套验收
找到可信事实	给谁看、为了什么	先定结构与来源	一页一个任务	技能完成制作	精确修改问题页	内容、数据、版式、放映

图 1：PPT 先确定"给谁看、看完做什么"，再谈页面和视觉。

2. 最终会得到什么成果

完成 项目阶段汇报.pptx，比例 16:9，共 10 页。练习场景为：向公司管理层做 8 分钟项目阶段汇报，说明已完成工作、关键数据、主要风险，并请求确认下月优先事项。

页码	页面	唯一任务	推荐视觉	主要来源
1	封面	说明项目、阶段和日期	简洁标题 + 项目相关主视觉	报告基本信息
2	执行摘要	先给三条最重要结论	结论列表或重点数字	Word 报告 + Excel
3	阶段进展	说明从盘点到验收完成了什么	里程碑时间线	项目报告阶段成果
4	数据治理结果	说明原始、重复、唯一和待补录	关键数字 + 质量说明	Excel 使用说明/质量页
5	总量与渠道	说明销售额总计和渠道结构	关键指标 + 柱状图	Excel 透视分析
6	地区分析	比较已知地区并披露空地区	横向条形图 + 待确认说明	Excel 地区汇总
7	产品分析	比较产品销售额结构	横向条形图	Excel 产品汇总
8	主要风险	说明数据缺失和样本边界	两项风险与影响	项目报告/PDF
9	下一步计划	明确行动、负责人和时间	时间线或行动表	Markdown 待办
10	待确认与决策请求	告诉管理层需要决定什么	决策清单	待确认问题清单

最终成果不只是 .pptx 文件，还应包括：

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第八篇实例资料-管理层项目阶段汇报/
├── 00-输入材料/
├── 01-视觉规范/
├── 02-中间结果/材料提取表.md
├── 02-中间结果/PPT逐页大纲.md
├── 03-正式成果/项目阶段汇报.pptx
└──  03-正式成果/逐页预览/

3. 开始前要准备什么

你可以复用第六篇的文档处理方法和第七篇的已验收 Excel，但不要把业务背景不同的报告和表格直接拼成一场正式汇报。本篇完整案例统一为"销售数据治理与经营分析试点"，所有项目说明、销售数字、风险和行动都围绕同一背景编写。

本文已经准备了一套可直接实操的完整资料：第八篇实例资料-管理层项目阶段汇报。它包含项目阶段报告、已验收 Excel、管理层会前关注问题 PDF、视觉规范，以及单独存放的教师参考大纲、验收表和参考 PPT。

本案例原先缺少哪些资料

缺少内容	不补会发生什么	本次补充文件
统一业务背景的阶段报告	PPT 只有数字，没有项目进展、风险和行动	`项目阶段工作报告.md`
可追溯的正式数字底稿	图表数字只能手填或猜测	`销售分析报告.xlsx`
受众、时长和决策目标	大纲容易变成通用项目介绍	`汇报任务说明.md`
管理层关注点和材料边界	不知道哪些内容该强调、哪些不能下结论	`管理层会前关注问题.pdf`
字体、颜色、比例和来源规范	每次生成的页面风格与验收标准不一致	`项目汇报视觉规范.md`

其中，基础练习真正不可缺少的是任务说明、项目报告和 Excel；PDF 与视觉规范用于让"多材料提取"和"正式汇报验收"更完整。

输入	提供什么	不应直接怎么用
项目阶段工作报告.md	背景、进展、问题、计划	不要整段复制到页面
销售分析报告.xlsx	已核对数字、汇总、图表和口径	不重新估算或手抄改数
管理层会前关注问题.pdf	听众关心的问题和材料边界	不把关注问题误写成已确认结论
PPT 品牌模板 `.pptx`	比例、字体、颜色、版式	不保留示例公司名和旧数据
项目图片	产品、现场、成果等真实画面	不用无关装饰图替代事实

开始前的十项检查

图 2：先准备可信材料，PPT 才不会变成凭空编写。

4. 必要概念

4.1 从一句话生成 PPT：可以，但先知道它适合什么

"做一份项目汇报"只能得到通用内容；"面向管理层，用 10 页说明阶段成果、差距和下月资源请求，数据来自指定 Excel"才有可验收目标。一句话可以启动草案，但重要汇报必须补齐受众、目的、时长、来源和行动要求。

一句话生成适合：内部头脑风暴、快速看结构、制作无敏感数据的初步草案、探索视觉方向。不适合直接交付：管理层决策、客户提案、财务汇报、投标材料和含正式数据的演示。

三种指令的差别

指令	WorkBuddy 能知道什么	可能结果
做一个项目 PPT	只有主题	通用、空泛、不可验收
做一个 10 页项目阶段汇报	主题和页数	结构稍清楚，仍不知受众与事实
面向管理层，8 分钟，用指定报告和 Excel，说明成果、风险并请求确认资源	受众、时长、来源、目标和行动	可以先产生可审阅大纲

一个简单练习：把"做一份销售 PPT"改写为：

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面向区域销售负责人，制作 8 页、6 分钟的 9 月销售复盘。
数据只来自"销售分析报告.xlsx"，目标是说明地区差异、数据质量问题和 10 月三项行动。
先给逐页大纲，不生成 PPT。

4.2 从 Word、Excel、PDF 提取材料

PPT 不是原材料的压缩包，而是为听众重新组织的信息。提取时使用"观点---证据---来源---状态"四列：

图 3：Word 提供解释，Excel 提供已核对数字，PDF 提供原始证据，PPT 把三者组织成面向听众的表达。

候选观点	证据	来源	状态
三项核心功能进入测试	功能清单和测试状态	Word 报告，第 3 节	已核对
总销售额为 10560 元	清洗后唯一记录汇总	Excel，使用说明/汇总页	已核对
地区分析仍有数据缺口	1440 元地区为空	Excel，数据质量问题	已核对
响应慢由服务器容量不足导致	材料没有因果证据	无	不可使用

Word 提取什么

优先提取背景、目标、结论、问题、行动和已经写明的解释。长段落先压缩成一句结论，再选一到三条证据，不要直接复制整段。

Excel 提取什么

优先引用已验收汇总页、透视表和口径说明。数字应保留单位、时间范围和限制。例如不能只写"10560"，应写"9 月 1～6 日总销售额 10560 元"。

PDF 提取什么

可以提取已复核的反馈、表格和页面截图。扫描 PDF 或 OCR 文字必须回原页核对。引用截图时裁掉无关区域，保留页码或来源说明。

4.3 为什么重要 PPT 应该使用 Plan

PPT 是强结构成果。受众、故事线、页数或数据口径一旦错，后续视觉加工越多，返工越贵。Plan 让你先审：每页讲什么、引用什么、用什么图、希望听众记住什么。

Plan 阶段至少审六项：

输入材料是否完整、可信；
汇报对象和目标是否明确；
故事线是否先结论后证据；
每页是否有唯一任务；
数据和视觉来源是否可追溯；
最终如何渲染、逐页修改和验收。

Agent、Plan、Ask 在 PPT 任务中的用法

模式	适合任务	示例
Ask	讨论故事线、比较两种结构	"管理层和客户版应该有什么差别？"
Plan	正式 PPT、多材料、数据敏感	先出逐页方案，确认后生成
Agent	修改一页明确问题或快速草稿	"只改第 6 页标题，不动其它页"

重要 PPT 使用 Plan，不代表每一次小修改都重新规划整套。大纲确认后的局部修正可以直接执行，但仍要限定页码和范围。

4.4 怎样确定受众和汇报目标

先填写"五问卡"：

问题	本练习答案
谁来看	公司管理层
已经知道什么	知道项目背景，不了解本阶段细节
最关心什么	成果、风险、资源和时间
看完要做什么	确认下月优先事项和资源安排
现场限制	8 分钟汇报，可能只看电子版

"介绍项目进展"不是足够清楚的目标，因为它没有说明听众看完要做什么。可以改成："用已验收数据说明阶段成果和两个主要风险，请管理层确认下月优先事项。"

同一材料面向不同受众，页面会变化：

受众	应突出	应减少
管理层	结论、风险、资源、决策	具体操作过程
项目团队	任务、负责人、依赖、截止日期	大段背景
客户	价值、可见成果、后续安排	内部争议和敏感细节
新员工	背景、流程、术语解释	只给结论不解释

4.5 大纲、页面结构和页数

一套 10 页 PPT 不是十篇小作文。建议采用三段式故事线：

图 4：先告诉听众结论，再用事实证明，最后明确风险、行动和需要作出的决定。

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开场：为什么现在汇报、最重要结论是什么（1～3 页）
主体：进展和数据说明了什么（4～6 页）
收束：问题、风险、下一步和决策请求（7～10 页）

页数怎样估算

页数不是越多越专业。可以按讲述时间估算：

汇报时长	建议页数	说明
3 分钟	3～5 页	只讲一个核心结论和行动
5 分钟	5～7 页	适合简短复盘
8～10 分钟	8～12 页	本篇练习范围
20 分钟	15～25 页	需根据互动和内容密度调整

封面、过渡页和问答页也占用时间。读表格和解释图表通常比展示标题页更慢，因此不能机械使用"一分钟一页"。

一页的基本结构

一页通常包含：结论式标题、主要视觉、少量解释、数据来源。标题"地区销售分析"只说明主题；"华东销售额领先，但 1440 元数据仍缺地区"才表达结论和限制。

4.6 一页只承担一个主要任务

一页只承担一个主要任务

页面类型	主要任务	常见错误
执行摘要	先给结论	堆背景，没有结论
数据页	用图表证明观点	只有图，没有一句结论
风险页	说明影响和动作	只列问题，不给负责人
计划页	明确下一步	没有时间和验收标准

判断一页是否过载，可以问：如果只让听众记住一句话，应该记住什么？如果你需要回答三句话，可能要拆页。

页面文字不等于讲稿。页面只保留帮助听众理解的内容，详细解释可以放入演讲者备注或单独讲稿。不要为了"信息完整"把 Word 报告缩小后塞进 PPT。

4.7 PPT 技能做什么

PPT 技能负责创建、编辑、排版、渲染和检查演示文稿。它不能替你决定数据是否正确，也不能从模糊目标中自动知道领导最关心什么。

技能可能帮助完成：建立页面、应用布局和模板、插入图表和图片、统一字体颜色、渲染预览、发现部分溢出或重叠。你仍要负责：事实来源、故事线、品牌授权、图片版权、业务口径和最终放映验收。

"已安装""已启用""已调用"要分开：技能市场中存在不代表当前任务会使用；启用后也要在指令中明确要求；最终通过 .pptx、预览图和检查记录验收。

4.8 图表与视觉素材

视觉素材要回答问题，不是填空白：

内容关系	推荐视觉	示例
时间先后	时间线	项目里程碑
流程步骤	流程图	客诉处理流程
类别比较	柱状图/条形图	各地区销售额
趋势变化	折线图	每周完成率
少量指标	直接数字 + 简短说明	总销售额、通过率
风险优先级	风险矩阵或分级表	概率 × 影响
实际成果	清晰截图或照片	产品界面、项目现场

不要把表格截图当图表；不要重新手工输入 Excel 数字；不要使用与项目无关的装饰性图片；不要用模糊、裁切过度或看不清真实内容的素材。若图片涉及客户、人员或内部系统，必须脱敏并确认使用权限。

图表从哪里来

优先使用第七篇已经验收的 Excel 汇总和图表。如果需要在 PPT 中重新绘制，也要引用同一数据区域和口径，并与 Excel 对照。图表标题必须包含指标和结论，单位、时间范围、数据来源不能缺。

4.9 怎样逐页修改

逐页修改的公式：页码 + 现状问题 + 保留内容 + 修改动作 + 不动范围 + 验收方式。

模糊指令："第 6 页不好看，优化一下。"

清楚指令：

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只修改第 6 页。当前问题是标题没有结论、图表绘图区过小、右侧说明重复。
保留原始数据和整体风格；标题改为结论句，删除重复说明，放大图表，并补数据来源。
其它页面不要修改。完成后只重新展示第 6 页和整套缩略图。

4.10 怎样检查溢出、重复和数据错误

图 5：内容、数据、版式和放映必须分别验收，任何一层有问题都不能只靠"看起来不错"通过。

问题	怎样发现	怎样修正
文字溢出	渲染预览、放映、检查边界	删减、拆页、换布局，不盲目缩小字号
内容重复	阅读逐页标题和缩略图	合并相同观点，删掉弱页面
数据错误	与 Excel 来源逐项对照	回到唯一数据底稿，不手改答案
元素遮挡	查看每页预览和边缘	调整位置、留白或层级
模板残留	搜索旧项目名、示例数字	清理母版、页脚和占位符
图片失真	100% 查看与放映	替换清晰原图，避免拉伸

5. 手把手操作

本篇练习按十步进行。前六步只做材料、任务卡和逐页方案，不生成 .pptx；确认逐页大纲后，第七步才开始制作。

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准备工作空间 → 启用 PPT 技能 → 盘点材料 → 定义受众与目标
→ Plan 生成逐页大纲 → 审核大纲 → 生成第一版
→ 整套缩略图检查 → 逐页修改 → 放映与数据验收

第一步：准备独立工作空间

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第八篇实例资料-管理层项目阶段汇报/
├── 00-输入材料/
│   ├── 汇报任务说明.md
│   ├── 项目阶段工作报告.md
│   ├── 销售分析报告.xlsx
│   └── 管理层会前关注问题.pdf
├── 01-视觉规范/项目汇报视觉规范.md
├── 02-中间结果/
└── 03-正式成果/

02-中间结果 用于保存材料清单、候选观点和逐页大纲。输入和视觉规范只读，最终文件保存到 03-正式成果。首次练习不要读取 99-教师参考。使用均衡模型、Plan 和默认权限；材料非常长或冲突较多时再考虑极致档。

本步提示词：

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请把"第八篇实例资料-管理层项目阶段汇报"作为本次任务的工作空间。

本步只检查目录和操作边界，不读取材料内容，也不生成或修改文件。请确认以下目录存在：
1. 00-输入材料
2. 01-视觉规范
3. 02-中间结果
4. 03-正式成果

后续只读取"00-输入材料"和"01-视觉规范"；这两个目录必须保持只读。中间结果写入"02-中间结果"，最终成果写入"03-正式成果"。

请列出实际看到的目录和文件，并复述读写边界。完成后暂停，等我确认。

图 6：PPT 和原材料分目录保存，避免模板或报告被覆盖

第二步：启用 PPT 技能并确认 Plan

从任务输入区选择 PPT 技能，确认技能显示在当前任务中；再开启 Plan。这里至少有三个独立状态：模型档位、工作模式、PPT 技能，不要把"启用技能"误认为"已经开启 Plan"。

本步提示词：

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请在当前任务中启用 PPT 技能，并使用 Plan 模式规划这次管理层阶段汇报。

现在只输出执行计划，不创建 PPT。计划必须包含：材料盘点、事实与数字来源核对、汇报任务卡、10 页逐页大纲、大纲审核、第一版 PPT、整套缩略图检查、逐页修改、数据一致性审计和放映验收。

请为每个阶段写明输入、输出文件、需要我确认的事项和停止点。原始材料只读，中间结果保存到"02-中间结果"，最终成果保存到"03-正式成果"。完成计划后暂停，等我确认。

图 7：重要 PPT 先审大纲，再生成文件

第三步：盘点输入材料

先让 WorkBuddy 只输出材料清单：文件名、页数/工作表、能提供什么、哪些事实已核对、哪些内容不能直接使用。

材料	预期提取	必须避免
项目阶段工作报告	背景、进展、风险、行动	把整段正文搬上页面
销售分析报告	总计、地区/产品汇总、口径、质量问题	重新估算或忽略空值
PDF	用户反馈、原始证据、页面图片	未核对 OCR 就引用
PPT 模板	母版、字体、颜色和版式	保留示例数字、旧项目名

本步提示词：

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计划已确认。请只读取以下材料：
- 00-输入材料/汇报任务说明.md
- 00-输入材料/项目阶段工作报告.md
- 00-输入材料/销售分析报告.xlsx
- 00-输入材料/管理层会前关注问题.pdf
- 01-视觉规范/项目汇报视觉规范.md

不要创建 PPT，也不要修改任何输入文件。

请逐个文件盘点：文件类型、页数或工作表、可用观点、支持证据、精确来源位置、核对状态、不能直接使用的内容和读取风险。Excel 数字必须以已验收工作表为准；PDF 的关注问题不能当成既定结论；没有来源的数字不得进入候选材料。

把结果保存为"02-中间结果/材料盘点.md"。同时建立"观点-证据-来源-状态"表，并列出所有冲突、缺失信息和待确认项。完成后暂停，等我确认。

图 8：材料盘点先确认"能用什么"，而不是直接开始排版

第四步：填写汇报任务卡

把受众、目标、场景、时长和行动写成一张任务卡：

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受众：公司管理层
目标：说明阶段成果和两项主要风险，请求确认下月优先事项
场景：会议室现场汇报，同时发送电子版
时长：8 分钟
页数：10 页
比例：16:9
必须使用：已验收 Excel 总销售额、地区差异、数据质量问题
禁止：无来源数字、推测原因、客户隐私、模板示例数据

本步提示词：

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请根据"00-输入材料/汇报任务说明.md"和材料盘点，生成"02-中间结果/汇报任务卡.md"。本步不生成逐页大纲，也不创建 PPT。

任务卡必须写明：受众、受众已知内容、最关心的问题、汇报目标、希望听众采取的行动、会议场景、时长、总页数、页面比例、必须出现、禁止出现、数据唯一来源和仍待确认的问题。

请明确复述：受众为公司管理层，时长 8 分钟，总页数 10 页且包含封面，比例 16:9；销售数字只能来自"销售分析报告.xlsx"；现有数据只覆盖 6 天；10 月行动尚待管理层确认。生成后暂停，等我确认任务卡。

图 9：先让 WorkBuddy 复述任务，确认它理解的是同一场汇报

第五步：让 Plan 生成逐页大纲

每一页至少写出：页码、结论式标题、页面任务、关键内容、数据或事实来源、视觉形式、讲述时间、待确认项。只列"封面、目录、数据分析"不算合格大纲。

本步提示词：

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汇报任务卡已确认。请使用 Plan，根据"02-中间结果/材料盘点.md"和"02-中间结果/汇报任务卡.md"生成"02-中间结果/10页逐页大纲.md"。本步仍不要创建 PPT。

大纲严格为 10 页。每页必须列出：页码、标题、本页唯一任务、关键内容、数据或事实来源、建议视觉形式、预计讲述时间、待确认项。第 2 页先给管理层结论；第 5 至 7 页使用 Excel 已验收数据；第 8 页说明两项风险；第 9 页写行动、负责人、时间和验收；第 10 页提出具体决策请求。

请检查页面是否重复、总讲述时间是否不超过 8 分钟、每个数字是否有来源、1440 元地区待确认是否被披露。生成后暂停，只展示大纲和自检结果，等我逐页确认。

图 10：大纲不仅列标题，还要写清每页证据和作用

第六步：逐页审核大纲

使用下面的"大纲八问"：

第 2 页是否直接给出最重要结论？
每页是否只有一个主要任务？
标题是主题词还是结论句？
第 5、6 页数字是否注明 Excel 工作表来源？
第 7、8 页是否重复讲同一问题？
第 9 页是否包含行动、负责人、时间和验收？
第 10 页是否明确需要谁决定什么？
所有待确认信息是否没有被写成既定事实？

大纲不合格时只修改方案，不急着生成 PPT。示例回复：

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计划暂不确认。请修改三点：
1. 第 2 页改为三条结论式摘要；
2. 第 5、6 页都有地区数据，请合并重复内容，第 6 页改为产品分析；
3. 第 10 页补充需要管理层确认的具体事项。
修改后重新展示逐页大纲，不生成 PPT。

本步提示词：

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请审计"02-中间结果/10页逐页大纲.md"，暂时不要创建 PPT。

逐页检查：第 2 页是否先给结论；每页是否只有一个主要任务；标题是否准确；第 5 至 7 页是否注明 Excel 工作表；第 7、8 页是否重复；第 9 页是否包含负责人、时间和验收标准；第 10 页是否明确需要管理层确认什么；所有待确认信息是否仍标为待确认。

另外核对总讲述时间、事实来源和视觉形式。把问题按"必须修改、建议修改、可以保留"分类。若需要修改，只更新大纲并重新展示修改前后差异；完成后暂停，等我明确回复"大纲确认"。

第七步：生成第一版 PPT

确认大纲后再允许 WorkBuddy 生成 03-正式成果/项目阶段汇报-v1.pptx。若有模板，先清理旧项目名、示例数字、旧页脚和占位图，再应用版式。

第一版目标是"内容和结构正确"，不要立即追求所有动画和装饰。要求生成后同时提供完整文件路径、实际页数和逐页预览。

本步提示词：

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大纲确认。请使用 PPT 技能，根据已确认的 10 页大纲创建"03-正式成果/项目阶段汇报-v1.pptx"。

严格遵守"01-视觉规范/项目汇报视觉规范.md"：16:9，共 10 页；标题和正文保持投影可读；第 5 至 7 页使用可编辑原生图表；第 9 页使用可编辑行动表；数据页显示时间、单位和来源；第 6 页必须披露另有 1440 元地区待确认。

所有销售数字只引用"00-输入材料/销售分析报告.xlsx"，不得重新估算或使用无来源数字。10 月行动保持"待确认"状态。生成后逐页渲染到"03-正式成果/逐页预览-v1"，报告完整文件路径、实际页数、每页标题和生成时发现的问题。完成后暂停，不要自行进入第二轮美化。

图 11：聊天中显示完成后，还要确认真正生成了可打开的 PPT 文件

第八步：先看整套缩略图

把 10 页缩略图放在同一画面检查：页面节奏是否忽密忽空；是否连续使用完全相同布局；颜色和字体是否统一；第 5、6 页是否重复；有没有异常空白页。

本步提示词：

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请检查"03-正式成果/项目阶段汇报-v1.pptx"，本步只诊断，不修改文件。

先生成 10 页整套缩略图，再逐页列出：页面任务、文字密度、主要视觉、是否与前后页重复、字体和颜色是否一致、是否存在异常空白、图表是否可读、来源是否可见。

重点检查第 5 至 7 页是否分别承担渠道、地区和产品分析，没有重复讲同一数据；第 8 至 10 页是否形成风险、行动、决策的清楚收束。把诊断保存为"02-中间结果/整套缩略图检查-v1.md"，按严重程度列出需要逐页修改的页面。完成后暂停，等我选择修改项。

图 12：先看整套节奏，再进入单页精修

第九步：按页码逐页修改

每次写清四件事：只改哪一页、存在什么问题、修改成什么、哪些内容不能动。

模糊要求	更好的要求
第 6 页好看一点	第 6 页改成横向柱状图，保留原数据和标题，不改其它页
字少一点	第 7 页保留三项最高风险，每项只留事实、影响和动作
数据不对	第 5 页总销售额改为引用 Excel"地区汇总"已验收总计，不手填
全部统一	只统一标题字体和页脚，其它布局不变

每次修改后重新渲染问题页；修改多页后再看整套缩略图，防止局部修复破坏整体一致性。

本步提示词：

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请根据已确认的修改清单，只修改指定页面，并另存为"03-正式成果/项目阶段汇报-v2.pptx"，不要覆盖 v1。

本轮示例范围：
1. 只检查并优化第 6 页地区图表，保留华东 3720、华南 2760、华北 2640 和待确认 1440，任何数字不得改变；
2. 标题必须同时表达"华东领先"和"1440 元待确认"；
3. 放大图表绘图区，保证分类、数值、单位和来源可读；
4. 其它页面的文字、数据、配色和布局不要改。

修改后只重新渲染第 6 页，并提供修改前后对比；再检查整套缩略图是否出现连带变化。完成后暂停，等我确认是否继续修改其它页。

图 13：逐页修改要限定范围，避免修一页时整套版式被重做

第十步：检查溢出、重复、数据和放映

内容和数字先核对，再检查版式，最后实际放映。至少抽查：执行摘要的一条结论、两项关键数字、图表总计、一个日期、一位负责人和最后的决策请求。

本步提示词：

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请对最终版 PPT 做四层验收，先报告问题，再修复并另存为"03-正式成果/项目阶段汇报-最终版.pptx"。不得覆盖前面的版本。

第一层内容：检查 10 页故事线、页面重复、执行摘要、两项风险、三项行动和三项决策请求。
第二层数据：提取 PPT 中全部数字、日期、排名和比例，与"销售分析报告.xlsx"和"项目阶段工作报告.md"逐条对照。必须核对 12、1、11、10560、9120、1440、6360、4200、5880、4680。
第三层版式：逐页检查文字溢出、对象遮挡、异常换行、图表标签、单位、来源、页码、字体替换和空白页。
第四层放映：实际按 16:9 从头播放，检查图表、表格和页面切换，并估算能否在 8 分钟内讲完。

把数据对照保存为"02-中间结果/PPT数据对照表.md"，把最终结果保存为"03-正式成果/最终验收记录.md"。完成后报告最终文件路径、实际页数、修复项和仍需人工确认的问题。

图 14：编辑视图正常不等于放映正常，必须实际播放检查

6. 可直接照抄的指令

完整练习指令

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请使用 Plan 模式和 PPT 技能，根据"汇报任务说明.md""项目阶段工作报告.md""销售分析报告.xlsx"和"管理层会前关注问题.pdf"制作管理层项目阶段汇报。

受众：公司管理层；时长：8 分钟；目标：说明阶段成果、主要差距，并请求确认下月优先事项；页数：10 页；比例：16:9。

第一阶段只输出逐页大纲。每页包括：页码、标题、唯一核心观点、引用的来源文件/工作表、建议视觉形式、预计讲述时间。先结论后证据，不生成 PPT，等我确认。

确认后新建"项目阶段汇报.pptx"。优先使用 Excel 已核对汇总数据；没有来源的数字不使用；缺失信息写"待确认"；模板中的示例数据不得保留。文字以投影可读为准，避免大段正文。

完成后导出或展示逐页预览，检查文字溢出、遮挡、重复内容、空白页、图表单位、来源和数据一致性，并给出逐页检查清单。

逐页修改示例：

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只修改第 6 页：保留原始数据和整体风格，把标题改成结论式标题；删除重复段落；放大图表绘图区；在右下角补充数据来源。其它页面不要改。修改后重新展示第 6 页。

一句话快速草案

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请用 PPT 技能为"新员工办公安全培训"生成一份 6 页内部草案，用于讨论结构，不作为正式发布版本。先列每页标题和一句核心内容，确认后再生成；不使用真实员工或公司数据。

只盘点 Word、Excel 和 PDF

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只读取"00-输入材料"，不要生成 PPT。列出每个文件的页数或工作表、候选观点、支持证据、来源位置、核对状态和不能直接使用的内容。
Excel 只引用已验收汇总和口径；PDF 扫描页标记 OCR 风险；找不到来源的数字不得进入候选材料。

生成汇报任务卡

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请先帮助我明确：受众、他们已知什么、最关心什么、汇报目标、听众看完要做什么、会议场景、时长、页数、必须出现和禁止出现的内容。信息不足时标记待确认，不要自行假设。

只生成逐页大纲

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根据已确认任务卡生成 10 页大纲。每页列出：页码、结论式标题、唯一任务、关键内容、数据或事实来源、视觉形式、预计讲述时间和待确认项。
检查页面重复、总讲述时间、先结论后证据和最后的决策请求。确认前不要创建 PPT。

图表专项修改

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只规划第 5、6 页图表。第 5 页使用 Excel 已验收总销售额；第 6 页使用"地区汇总"的已知地区数据。注明时间范围、人民币单位和来源，并说明另有 1440 元地区待确认。不要重新计算或手填替代 Excel 结果。

整套检查

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请检查整套 PPT，暂不修改。逐页列出：标题、主要观点、文字溢出、对象遮挡、字体与颜色、图表单位、数据来源、与其它页重复、待确认项。再给出按严重程度排序的修改清单，等我确认。

数据一致性审计

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提取 PPT 中全部数字、日期、排名和比例，与"销售分析报告.xlsx"和"项目阶段工作报告"逐条对照。输出：页码、PPT 数值、来源文件/工作表、来源数值、是否一致、处理建议。没有来源的数字标记为错误，不要自行补来源。

生成讲稿

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在不修改 PPT 的前提下，为 10 页分别生成 30～60 秒讲稿。讲稿可以解释页面，但不得新增事实；总时长控制在 8 分钟，在需要管理层决定的地方标记"决策点"。

7. WorkBuddy 会怎样执行

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读取材料 → 提取可用事实 → 确认受众与目标 → 生成逐页大纲
→ 用户确认 → 创建 PPT → 渲染整套预览 → 检查重复与溢出
→ 逐页修改 → 放映验收

阶段	应看到的结果	你确认什么	不应发生
材料盘点	观点、证据、来源、状态	文件是否读全	直接生成 PPT
汇报定义	受众、目标、时长、行动	是否符合真实会议	自行猜受众
Plan 大纲	逐页标题、任务、来源、视觉	故事线和页数	未确认就排版
第一版	`.pptx`、页数、路径、预览	文件能否打开	覆盖模板或输入
逐页修改	指定页前后对比	问题是否解决	整套无关改动
最终验收	内容、数据、版式、放映报告	是否可以交付	只说"已完成"

出现以下情况应暂停：没读 Excel 就写数字；大纲没有受众和决策目标；两页表达相同结论；模板残留旧项目；图片来源不清；为塞文字持续缩小字号；数据页没有单位或来源；局部修改影响其它页面；生成后没有预览或文件打不开。

8. 结果验收

第一层：内容与故事线

受众、目标和决策请求与任务卡一致；
第 2 页在一分钟内能讲清最重要结论；
每页只有一个主要任务，标题尽量表达结论；
背景不过长，风险和行动没有被挤到最后；
页面之间没有重复观点；
最后一页明确需要谁确认什么；
待确认内容没有写成正式决定。

第二层：数据与事实

每个数字有 Excel 工作表或报告来源；
时间范围、币种、单位和统计口径完整；
总计、分项、排名和占比与 Excel 一致；
1440 元地区待确认没有被隐藏；
OCR 文字和 PDF 表格已回原页核对；
没有用"预计、计划"冒充"完成"；
图片、引用和第三方素材来源清楚。

第三层：版式与可读性

所有对象在 16:9 页面边界内；
标题、正文、图表和页脚没有重叠；
字号投影可读，没有为塞内容过度缩小；
字体、颜色、页码和来源格式统一；
图表绘图区足够大，标签不被截断；
图片清晰、比例正常，没有拉伸；
没有异常空白页，模板占位符已清除。

第四层：真实放映

在 PowerPoint 或兼容软件中从头播放；
动画和切换顺序正确，不影响理解；
字体没有替换导致换行或溢出；
视频、音频或链接如有，均能使用；
8 分钟内能讲完，并为关键页留出解释时间；
电子版和现场投影都能看清；
关闭后重新打开文件，内容仍完整。

逐页验收记录可以使用：

页码	内容正确	数据一致	无溢出遮挡	无重复	来源完整	状态
1	是	不适用	是	是	是	通过
2	待核对	是	是	是	是	修改后复查
...	...	...	...	...	...	...

9. 常见问题

现象	修正
每页都是一堆字	要求每页一个观点，正文转讲稿或删减
画面漂亮但不知在说什么	标题改成结论句，视觉必须支撑结论
图表数字与 Excel 不同	禁止重新估算，指定来源工作表和单元格
页面重复	用缩略图审故事线，合并同一观点
文字溢出	减少内容、拆页或换布局，不盲目缩小字号
模板残留示例	要求扫描占位符、旧公司名和示例数字

一句话生成的 PPT 很空泛

缺的通常不是更强模型，而是受众、目标、来源和行动。补齐任务卡，切到 Plan，重新生成大纲；不要在空泛结构上继续美化。

Word 内容几乎整段复制到页面

要求先提取"观点---证据---来源"，每页只留一句结论和必要证据。详细解释放讲稿或备注，不要只缩小字号。

Excel 图表和 PPT 数字不一致

检查 PPT 是否引用已验收汇总，还是重新计算、手填或使用旧版本。以 Excel 口径为底稿建立数字对照表，不直接改成记忆中的数字。

图表有数据，但看不出结论

把标题改成结论句，减少无关系列，突出关键比较，并补单位、时间和限制。图表类型不合适时应换图，不要只改颜色。

页面文字溢出

依次尝试删除重复、缩短句子、调整布局、拆页。字号调整放在最后，且必须保持投影可读；修复后重新渲染该页。

局部修改后整套风格变了

明确页码、允许变化和禁止变化，例如"只改第 6 页图表，其它页面、母版和配色不变"。修改后比较版本和整套缩略图。

图片模糊或被拉伸

使用清晰原图并保持宽高比。图表优先从数据生成，而不是截取低清图片；素材使用权不明确时更换或标来源。

文件能打开，放映时却错位

检查 16:9 设置、字体缺失、软件兼容和动画。最终以目标电脑、目标投影环境的播放结果为准。

PPT 技能没有调用

确认技能已安装、当前任务已启用，指令明确要求 .pptx 和逐页预览。最终以生成文件、页面结构和检查记录判断，不能只看图标。

页数符合要求，但时间讲不完

为每页标预计时间并试讲，优先删背景和重复说明，保留结论、证据、风险和行动。补充材料可放附录，不必全部进入主线。

10. 本篇小结

好 PPT 的顺序是：先受众和目标，再事实和大纲，最后才是排版。 重要汇报使用 Plan，生成后必须整套看、逐页改、放映验收。

可以把完整方法记成：材料决定事实，受众与目标决定取舍，Plan 决定故事线，PPT 技能负责制作，逐页修改解决具体问题，四层验收决定能否交付。

视觉的价值是让关系更容易理解，而不是把页面填满。图表、图片、流程图和时间线都必须服务于本页唯一观点。

11. 课后练习

把 10 页版本压缩为 6 页、5 分钟版本。说明删除或合并了哪些页面，以及为什么仍能保留核心结论。再为其中一页写 60 秒讲稿。

基础练习

使用第六篇报告和第七篇 Excel，完成 10 页管理层汇报。提交 .pptx、逐页预览、数据对照表和待确认清单。

提高练习

基于同一材料再制作一份 6 页客户版。对比两份 PPT：哪些页面保留、哪些内部风险删除、哪些表达改为客户语言。事实数字必须保持一致。

自我评分

项目	分值	达标标准
受众、目标和任务卡	15	看完要做什么明确
材料与数据来源	20	所有重要事实可追溯
逐页大纲和故事线	20	一页一任务，无重复
图表与视觉	15	选择合理、清楚、不误导
逐页修改	10	修改范围准确，无连带破坏
版式与放映验收	20	无溢出遮挡，真实播放通过

达到 85 分以上，再进入下一篇综合办公实战。

【WorkBuddy·基础入门】第 8 篇 ：从材料到汇报：用 WorkBuddy 制作第一份 PPT