【第2 章】WorkBuddy 从入门到高手

WorkBuddy 从入门到高手（第 2章）：核心能力，办公六件套全拆解（超详细案例版）

这是一套面向「完全没用过 WorkBuddy」读者的系统学习路线，总共 7 章。本文是第 3 章。

系列目录：第 0 章学前准备 → 第 1 章入门 → 第 2 章基础技能 → 第 3 章核心能力（办公六件套） → 第 4 章场景实战 → 第 5 章进阶（自动化/Agent）→ 第 6 章团队落地。

关于案例：本文所有数据、人物、公司均为虚构的教学示例，用于演示方法。每个案例都配了可直接抄走的指令，你把自己的材料替换进去即可。

第 2 章你练的是基本功：会问、会改、会管。

这一章把这些基本功落到真实办公场景------也就是"办公六件套"：

信息检索与总结
写作与改写
会议助手
表格与数据
PPT / 报告
任务 / 项目

外带两个延伸能力：知识库 和 自动化入门。

每一件我都按「能帮你做什么 → 完整实战案例（含输入、指令、实际输出） → 注意什么」来讲。建议你挑最痛的两三件先练熟。

本文目录

一、信息检索与总结
二、写作与改写：三个版本对比案例
三、会议助手：完整链路案例
四、表格与数据：销售表全流程案例
[五、PPT / 报告：10 页大纲案例](#五、PPT / 报告：10 页大纲案例)
[六、任务 / 项目：项目拆解案例](#六、任务 / 项目：项目拆解案例)
[七、知识库：新人 FAQ 案例](#七、知识库：新人 FAQ 案例)
[八、自动化入门：3 个可直接抄的配方](#八、自动化入门：3 个可直接抄的配方)
本章练习清单
阶段验收清单
[新手在这一章最容易踩的 3 个坑](#新手在这一章最容易踩的 3 个坑)

一、信息检索与总结（完整案例）

能帮你做什么：读长文档、网页、资料，提炼要点，回答具体问题。

案例：一份 40 页的市场方案

场景：小李拿到一份 40 页的《2026 年华南区市场拓展方案》PDF，老板让他半小时内给出要点。

第一步：要骨架，不要细节

这是一份 40 页的市场拓展方案。第一步：给我 5 条核心结论，每条不超过 2 句，按重要性排序。

它返回：

华南区 2026 年目标新增营收 3000 万，其中 60% 来自制造业客户。

主推策略是"标杆客户 + 行业复制"，先拿下 3 家头部制造企业做样板。

渠道上以线下展会为主、线上内容为辅，预算配比 7:3。

团队需新增 4 名销售，其中 2 名要求有制造业客户资源。

主要风险是本地竞品价格战，方案建议以服务差异化应对而非降价。

第二步：针对某一章深挖

第三步那章（渠道策略）具体讲了什么？给我：线下展会选哪几个、预算分别是多少、预期带来多少线索。用表格输出。

它返回：

展会	时间	预算	预期线索数
华南工业展	4 月	45 万	800
智能制造大会	7 月	30 万	500
行业客户沙龙（自办，3 场）	季度	15 万	300

第三步：让它找漏洞（这步很多人想不到）

列出这份方案里没有交代清楚、但落地时必须确认的 3 个问题。

它返回：

3000 万目标的拆解依据未说明------未交代是按客户数、客单价还是行业盘子推算的。

新增 4 名销售的到岗时间未明确------直接影响营收节奏，Q1 到岗和 Q3 到岗结果差异很大。

竞品价格战的应对只写了"服务差异化"，未给出具体服务内容和成本测算。

这三条才是老板真正想听的。 总结出结论只是及格，找出方案的漏洞才是加分。

让它总结更准的 4 个技巧

先骨架再细节：先要"核心 5 条"，再针对某条追问。
要求标出处：重要文档让它说明结论出自哪一节，方便核对。
允许它说不知道：明确写"文档里没有的直接说'未提及'，不要推测"------能显著减少瞎编。
主动让它找问题："这份材料有哪些没说清楚的地方？" 是最容易被忽略、但价值最高的一问。

注意：它读得快，但关键数字要抽检。对外汇报前至少核一遍数据来源。

二、写作与改写：同一件事写给三种人的案例

能帮你做什么：起草各类文本，以及把已有文本改写得更好。

2.1 四类文体的要点

文体	关键要素	常见毛病
邮件	对象、目的、语气、明确的行动请求	铺垫太长，收件人不知道要干嘛
方案	背景 → 目标 → 方案 → 排期 → 风险	只有想法没有落地路径
通知	时间、地点、对象、事项	要素缺失、含糊
公文	格式规范、用语正式	口语化、结构不规范

2.2 案例：同一件事，写给三种人

场景：项目要延期一周，这件事要分别告诉老板、客户、团队。同一件事，三种写法完全不同。

给老板（关心影响和你的对策）：

王总，同步一个风险：恒远制造交付由 6/28 调整至 7/5，延期 7 天。

原因：我方接口文档缺失致模块 C 阻塞两天，已补齐并恢复。

影响：不影响其他客户交付；本季营收确认时点后移 7 天。

对策：7/3 先交付模块 A、B 供客户先行联调；已协调架构组本周内补全文档规范，避免复发。

给客户（关心他的计划和你的补救）：

王工你好，交付调整：6/28 → 7/5 。

原因：我方接口文档缺失，模块 C 阻塞两天，现已补齐恢复。

为减少对您联调计划的影响，我方 7/3 提前交付模块 A、B 供您先行联调。

若该时间对贵司有影响，请今日内告知，我们立即协调资源。

给团队（关心谁要干什么）：

各位，恒远交付延至 7/5，同步一下：

开发：模块 C 本周五前完成，模块 A、B 7/3 先出

测试：7/3 起先测 A、B，C 完成后补测

我：今日内给客户发正式通知，周五前补交文档规范
原因是我方接口文档缺失导致阻塞两天，已补齐。有问题随时找我。

这就是"调对象"：同一件事，老板要"影响+对策"，客户要"补救+给我出口"，团队要"谁干什么"。

2.3 改写的三种常见诉求

调语气：更正式 / 更口语 / 更委婉
调长度：压缩成 1/3，或展开成详细版
调对象：如上例，换受众重写

示例指令：

把下面这封邮件改写成给客户看的正式版本：语气礼貌但不过分客气，正文控制在 200 字以内，结尾必须有一个明确的下一步动作和截止时间。原文：（粘贴）

注意：涉及真实客户、合同、报价的邮件，发出前必须自己通读一遍。它写得像模像样，但责任在你。

三、会议助手：从转写到跟进邮件（完整案例）

这是"六件套"里最能省时间的一件。完整链路：

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会议录音 → 转写稿 → 结构化纪要 → 行动项清单 → 跟进邮件

案例：一场产品迭代评审会

输入：会议转写稿（脱敏后，约 300 字）

张（产品）：今天主要对齐 v2.3 的迭代范围。登录改版这块，设计稿下周三之前得出，不然开发来不及排期。

李（开发）：对，我们得先拿到稿子才能排。另外老的接口 6 月底要下线，得提前一个月通知客户，这个谁来写？

张（产品）：通知文案你来拟吧，周五前给我看。还有测试环境最近老不稳定。

王（测试）：是，我这周有两次跑测试跑一半断了，得找运维看。

张（产品）：运维我去协调，本周内给个结论。

李（开发）：另外 v2.3 要不要加"批量导出"？客户提过两次了。

张（产品）：这个这次先不做，放进下个版本的池子，我去跟客户解释。

指令：

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【角色】你是项目管理助理，负责把会议讨论整理成可执行的纪要和待办。

【背景】这是一场产品迭代评审会，参会人：产品张、开发李、测试王。
纪要和待办会直接发到项目群，必须明确"谁、做什么、什么时候前完成"。

【输入】（粘贴上面的转写稿）

【输出】按顺序给我三部分：
1. 会议结论：本次明确决定的事，3-5 条
2. 行动项：表格，四列（行动项/负责人/截止时间/优先级），按优先级排序
3. 明确不做的事：本次讨论后决定不做的，单独列出，注明原因
4. 跟进邮件：发给三位参会人，200 字以内

【约束】
- 只提取明确说过要做的事，讨论中的想法不算行动项
- 没有负责人的填"待定"，没有时间的填"未约定"，不要自己编日期
- "先不做"的事不要混进行动项

它返回（第 1 部分：会议结论）：

v2.3 迭代范围确定，登录改版纳入本次。

老接口 6 月底下线，需提前一个月通知客户。

"批量导出"需求本次不做，放入下个版本需求池。

测试环境稳定性问题由产品协调运维本周内给出结论。

它返回（第 2 部分：行动项）：

行动项	负责人	截止时间	优先级
输出登录改版设计稿	张（产品）	下周三前	高
开发根据设计稿排期 v2.3	李（开发）	未约定（依赖设计稿）	高
拟老接口下线客户通知文案	李（开发）	本周五前	高
协调运维排查测试环境稳定性	张（产品）	本周内	中
向客户说明"批量导出"延至下版	张（产品）	未约定	中

它返回（第 3 部分：明确不做）：

批量导出：本次 v2.3 不做，放入下个版本需求池。原因：本次范围已锁定，需控制迭代规模。由张向客户解释。

它返回（第 4 部分：跟进邮件）：

各位，同步 v2.3 评审结论：

纳入本次：登录改版，设计稿下周三前出

老接口 6 月底下线，李周五前拟客户通知文案

批量导出本次不做，放入下版需求池，张向客户说明

测试环境问题，张本周内协调运维给结论
请各位按上面时间推进，有风险提前说。

一张表 + 一封邮件，会后 5 分钟搞定。

注意事项

录音质量决定转写质量：杂音多、多人抢话会明显掉准确率。重要会议建议单独录音。
敏感会议先脱敏：涉及薪酬、人事、未公开决策的会议，处理前先脱敏。
两列必须人工核：负责人和截止时间------这两列最容易错，发群前务必确认。
"不做的事"要单独列：这是很多纪要漏掉的，但恰恰最能减少后续扯皮。

四、表格与数据：销售表全流程案例

能帮你做什么：Excel / 表格处理全流程。

环节	它能做什么
清洗	去重、补缺失值、统一日期/单位格式、拆分合并列
公式	直接帮你写 Excel 公式（VLOOKUP、SUMIFS、IF 嵌套等）
透视	按维度汇总（按地区、按月份、按销售）
图表	建议用什么图，并给出作图的数据结构
洞察	找异常值、看趋势、给出结论

案例：一张销售明细表

输入数据表（虚构示例，10 行，故意埋了脏数据）：

订单号	地区	销售	月份	产品	金额
S001	华东	张伟	1月	标准版	120000
S002	华东	张伟	2月	标准版	98000
S003	华南	李娜	1月	旗舰版	35万
S004	华南	李娜	2月	旗舰版	310000
S005	华北	王强	1月	标准版
S006	华北	王强	2月	标准版	87000
S007	华南	李娜	2月	旗舰版	310000
S008	华东	张伟	3月	旗舰版	280000
S009	华北	王强	3月	标准版	9.5万
S010	华南	李娜	3月	标准版	76000

指令：

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这是一张销售明细表，请依次做四件事：

① 数据体检：检查重复行、缺失值、格式不统一的列，逐条列出问题所在的行号
② 清洗后按【地区】和【月份】汇总销售额，用二维表输出
③ 指出 3 个异常数据点（明显偏高/偏低），说明可能原因
④ 给一句总结性的业务结论

【约束】
- 金额统一换算成"元"为单位，不要混用"万"
- 发现重复行不要自己删，标出来让我确认
- 汇总时说明你采用的口径（按订单金额还是回款）

它返回（① 数据体检）：

问题类型	位置	具体情况
重复行	S004 与 S007	两行内容完全一致（华南/李娜/2月/旗舰版/310000），疑为重复录入，请你确认是否删除
缺失值	S005	金额为空，无法汇总，需补录或标注排除
格式不统一	S003、S009	金额写成"35万""9.5万"，其余为纯数字，已统一换算为 350000 / 95000
口径待确认	全表	未标注"金额"是订单金额还是回款金额，按订单金额处理

它返回（② 汇总表，单位：元）：

地区 \ 月份	1月	2月	3月	合计
华东	120,000	98,000	280,000	498,000
华南	350,000	310,000*	76,000	736,000*
华北	缺失	87,000	95,000	182,000
合计	470,000	495,000	451,000	1,416,000

* 华南 2 月含疑似重复行 S007（310,000），若删除则 2 月华南为 310,000（仅 S004），全表合计 1,106,000。

它返回（③ 异常点）：

华南 3 月骤降至 76,000（较 2 月 310,000 降 75%）------李娜 3 月仅成交 1 笔标准版，需确认是否客户流失还是大单周期未到。
华北 1 月数据缺失------无法判断趋势，建议补录后再分析。
华南单笔金额明显高于其他地区（旗舰版 35 万 vs 华东标准版 12 万）------产品结构差异所致，非异常，但说明地区间产品策略不同。

它返回（④ 业务结论）：

华南是当前主力（占比约 52%），但 3 月出现大幅下滑且华北数据不全，建议优先核实这两项后再定下季度目标。

顺便让它写公式：

给我一个 Excel 公式：统计"华东"地区"3月"的销售总额。

它返回：

excel 复制代码

=SUMIFS(F:F, B:B, "华东", D:D, "3月")

（假设 F 列是金额，B 列是地区，D 列是月份）

注意事项（表格类最容易翻车）

先脱敏：真实客户名、金额先处理再上传。
口径必须对齐：让它说明"销售额"按订单还是回款算，避免口径不一致导致结论相反。
重要数字必须核对：它算的汇总，对外汇报前自己用透视表验一遍。
重复行别让它自己删：让它标出来，你确认后再处理------删错数据的代价很高。

五、PPT / 报告：10 页大纲案例

能帮你做什么：从一份材料生成汇报结构、每页要点和演讲备注。

案例：季度汇报 PPT

指令：

基于这份季度报告，生成一份 10 页汇报 PPT 的大纲。

每页给出：① 页面标题 ② 3-5 条要点（每条一行，不超过 20 字） ③ 一段演讲备注（口语化，像我讲给领导听，80 字以内）。

整体遵循结论先行，第 1 页就要给出核心结论。

它返回（前 4 页完整示例）：

第 1 页 · 核心结论

要点：
- Q3 营收 1,240 万，达成率 103%
- 新签客户 18 家，超预期 3 家
- 主要风险：华南 9 月单月下滑 32%
- 下季重点：稳住华南、补齐交付产能
演讲备注：这一页我先给结论------整体达标，但华南下滑是真问题，后面第三页会展开讲原因和对策。

第 2 页 · 整体经营数据

要点：
- 营收 1,240 万，同比 +18%
- 毛利率 62%，同比 -2pct
- 回款率 87%，低于目标 5pct
- 费用率 28%，控制在预算内
演讲备注：营收和费用都好，但回款率没达标，主要是两个大客户走了内部审批流程，预计 10 月能回。

第 3 页 · 华南区下滑分析

要点：
- 9 月单月 210 万，环比 -32%
- 原因一：头部客户预算冻结
- 原因二：竞品降价 15% 抢单
- 已应对：服务包升级，不跟进降价
演讲备注：华南下滑有两个原因，一个是客户自身预算，一个是竞品降价。我们的选择是不跟价，改用服务差异化。

第 4 页 · 下季度目标与打法

要点：
- 目标营收 1,350 万
- 打法一：华南标杆客户复制
- 打法二：交付产能扩 30%
- 需要支持：增编 2 名交付
演讲备注：下季目标 1,350 万，关键是华南要稳住。我需要公司支持的是 2 个交付编制，这个第 9 页会细说。

（第 5--10 页按同样结构输出：竞品对标 / 产品进展 / 团队与组织 / 风险清单 / 需要的资源与支持 / 下一步计划）

注意事项

AI 产出的是内容，不是排版好的 .pptx。版式、配色还得你自己或工具来调。
一页超过 5 条要点，听众就记不住了------宁可加页，不要堆字。
演讲备注很值钱：写的时候想清楚"这一页我要讲什么"，上台就不慌。

六、任务 / 项目：6 周上线案例

能帮你做什么：把一个目标拆成可执行的项目计划。

案例：6 周内上线内部知识库

指令：

我要在 6 周内上线一个内部知识库。请帮我：

① 拆成具体任务，表格输出（任务名/负责人角色/预估工期/前置依赖）

② 排出 6 周时间线，标出里程碑

③ 列出 3 个最可能的风险点和应对措施

它返回（① 任务拆解）：

任务	负责人角色	工期	前置依赖
需求调研：各部门知识痛点收集	项目经理	3 天	无
确定知识库范围与分类体系	项目经理 + 各部门接口人	2 天	需求调研
选型与开通（平台对比、试用）	IT	4 天	范围确定
历史资料梳理与脱敏	各部门接口人	5 天	范围确定
资料入库与结构化	知识库管理员	5 天	平台开通 + 资料梳理
权限体系配置	IT	2 天	分类体系确定
FAQ 与 SOP 首批撰写	各部门接口人	5 天	分类体系确定
内部试用与反馈收集	项目经理	4 天	资料入库完成
培训与推广（2 场）	项目经理 + HR	3 天	试用反馈修复完成
正式上线与运营机制建立	知识库管理员	2 天	培训完成

它返回（② 时间线与里程碑）：

周次	重点	里程碑
W1	需求调研 + 范围确定	✅ 分类体系定稿
W2	平台选型开通 + 资料梳理启动	✅ 平台可用
W3	资料入库 + 权限配置	---
W4	首批 FAQ/SOP 撰写	✅ 内容填充过半
W5	内部试用 + 反馈修复	✅ 试运行通过
W6	培训推广 + 正式上线	✅ 正式上线

它返回（③ 风险与应对）：

风险	可能性	影响	应对
各部门资料提交拖延	高	直接卡住 W3 入库	提前锁定接口人，设每周三进度同步，逾期上升至部门负责人
历史资料含敏感信息未脱敏	中	合规风险	入库前设一道人工审核关卡，IT 抽检
员工不用、上线即闲置	高	项目白做	培训绑定具体场景（新人入职必走知识库），前两个月每周推一条"本周热门问答"

注意事项

它给的工期是估算，必须结合团队实际人力校准（比如接口人是否全职投入）。
风险表里的"应对"要具体可执行，别写成"加强沟通"这种废话。

七、知识库：新人 FAQ 案例

能帮你做什么：把团队里反复被问、反复要做的事沉淀下来。

类型	沉淀什么
FAQ	高频问题 + 标准答案（新人问答、客户常见问题）
SOP	标准操作流程（步骤、责任人、异常处理）
制度	考勤、报销、审批等规则
培训	新人上手材料、产品知识

案例：建一个新人 FAQ 知识库

做法：把《员工手册》《报销制度》《IT 使用指南》《考勤制度》四份文档放进知识库，然后：

基于我放进知识库的这几份制度文档，写一份新人 FAQ，覆盖入职第一周最常问的 8 个问题。

每个问题给：问题 + 一段回答（100 字以内）+ 相关的制度出处。

约束：答案必须基于文档，文档没写的写"制度未明确，请咨询 HR"，不要自己编。

它返回（示例 3 条）：

Q1：入职后多久能拿到电脑和账号？

A：入职当天由 IT 发放笔记本并开通域账号、邮箱；业务系统账号在入职后 1 个工作日内开通。若超时未收到，联系 IT 服务台。

出处：《IT 使用指南》第 2 节
Q2：试用期多久？期间可以请假吗？

A：试用期 3 个月。期间可正常申请年假与病假，流程与正式员工一致。

出处：《员工手册》第 4 章
Q3：出差住宿标准是多少？

A：一线城市 500 元/晚，二线 350 元/晚，其余 280 元/晚，凭发票在标准内实报实销。

出处：《报销制度》第 3 条

用法要点

入库后直接问具体问题，它基于你的资料回答，而不是凭通用知识瞎答。
定期更新：过期制度比没有制度更害人，设个季度复查提醒。
入库前确认这些资料可以共享给使用该知识库的人。

八、自动化入门：3 个可直接抄的配方

这是六件套之外的加分项，也是第 5 章的引子。

一条自动化 = 触发 + 条件 + 动作

要素	含义	举例
触发	什么时候启动	每周五 18:00 / 收到新邮件时 / 表格新增一行时
条件	满足什么才执行	仅当发件人是客户 / 仅当金额大于 1 万
动作	具体做什么	汇总成日报发给我 / 写入表格 / 生成待办

3 个新手友好的配方

#	触发	条件	动作	适合谁
1	每周五 18:00	无	汇总本周所有未完成待办 → 生成清单发我邮箱	所有人，最安全的入门款
2	收到新邮件	发件人域名属于客户名单	自动打标签"客户" + 生成一条待办"48h 内回复"	销售/客户成功
3	表格新增一行	金额列 > 10000	给我发一条提醒 + 在汇总表追加一行	财务/运营

三条安全纪律（现在就要养成）

先在测试空间跑通，确认输出没问题再上真实流程。
先做"只读"的自动化（汇总、提醒），再做"会改数据 / 会发消息"的。
确认作用范围：这条自动化会影响哪些人、哪些数据？不清楚就别开。

automation 的完整玩法（分支、循环、异常处理、连接器、Agent）放在第 5 章展开。

本章练习清单

挑 3--5 个做完，这一章就算过关：

文档：把一份长方案压缩成 1 页摘要，并让它列出 3 个"方案没说清的问题"
写作：把同一件事分别改写成给老板、给客户、给同事的三个版本
会议：完整跑一遍"录音 → 纪要 → 行动项 → 跟进邮件"，并人工核对负责人和时间两列
表格：用它分析一张真实表格（先脱敏），完成体检 + 汇总 + 异常 + 结论四步
PPT：根据一份报告生成 10 页大纲和每页演讲备注
任务：把一个真实目标拆成带负责人和截止时间的任务清单 + 风险表
知识库：把你岗位最常用的 5 份资料建成小知识库，写出 8 条 FAQ

阶段验收清单

我能让它读一份长文档并给出可用摘要，还能让它找出材料的漏洞
我能起草并改写邮件/通知，且知道哪些必须人工复核
我能完成"录音 → 纪要 → 行动项 → 跟进邮件"整条链路
我能让它分析表格并给出业务洞察，且会核对数字、确认口径
我能基于一份报告生成 PPT 大纲和演讲备注
我能把一个目标拆成带负责人和截止时间的任务清单 + 风险应对
我建了一个自己的小知识库
我能说清自动化"触发 / 条件 / 动作"三要素，并只做只读类自动化

新手在这一章最容易踩的 3 个坑

六件套一起上，一个都没练熟：贪多嚼不烂。先挑你最痛的两件（通常是会议和表格）练到顺手。
它给的数字直接用：表格汇总、数据洞察必须抽检核对，尤其是要对外汇报的数字；口径也要先对齐。
自动化一上来就搞复杂的：先做只读、先跑测试空间。一上来就"自动回复客户邮件"，翻车代价太高。

写在最后 & 下章预告

第 3 章的本质：把 AI 塞进你每天真正在干的那六件事里，而且每一件都有明确的输入、指令、输出和校验点。

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