Python 自动化办公实战：让你轻松提升效率的秘籍

一、引言

现代办公中，我们经常面对大量重复性工作：复制粘贴数据、整理 Excel 报表、批量重命名文件、生成 Word 合同......这些工作虽然不难，但却非常消耗时间和精力。而 Python 正是解决这些问题的利器。

本篇文章将通过多个实战案例，带你全面了解如何使用 Python 进行自动化办公，涉及 Excel、Word、PDF、文件操作和邮件发送等领域，帮助你大幅提高工作效率。

二、自动处理 Excel 报表

1. 读取 Excel 文件

使用 openpyxl 读取 Excel 数据：

ini 复制代码

python
复制编辑
from openpyxl import load_workbook

wb = load_workbook("员工考勤.xlsx")
sheet = wb.active

for row in sheet.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
    print(row)

openpyxl 适合处理 .xlsx 文件，常用于读写数据、修改单元格、插入公式等。

2. 统计打卡次数并输出

ini 复制代码

python
复制编辑
from openpyxl import Workbook

output = Workbook()
sheet_out = output.active
sheet_out.append(["姓名", "打卡天数"])

for row in sheet.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
    name = row[0]
    days = sum(1 for cell in row[1:] if cell == "√")
    sheet_out.append([name, days])

output.save("考勤统计.xlsx")

三、Word 合同批量生成

你是否曾手动为几十位客户制作合同？使用 python-docx 可以一键生成。

1. 模板内容如下（template.docx）：

复制代码

复制编辑
尊敬的 {{客户姓名}}：

根据我们的合作协议，您将获得编号为 {{合同编号}} 的合同，内容如下......

2. 替换模板并保存新文件

arduino 复制代码

python
复制编辑
from docx import Document

def generate_contract(name, contract_id):
    doc = Document("template.docx")
    for p in doc.paragraphs:
        p.text = p.text.replace("{{客户姓名}}", name)
        p.text = p.text.replace("{{合同编号}}", contract_id)
    doc.save(f"{name}_合同.docx")

generate_contract("张三", "HT202501")

结合 Excel 或数据库，可以实现批量生成合同。

四、自动发送电子邮件

用 smtplib 和 email 模块，可以一键群发邮件。

1. 简单邮件发送

python 复制代码

python
复制编辑
import smtplib
from email.message import EmailMessage

msg = EmailMessage()
msg['Subject'] = '本月报表'
msg['From'] = '[email protected]'
msg['To'] = '[email protected]'
msg.set_content("您好，附件是本月报表，请查收。")

with open("report.xlsx", "rb") as f:
    msg.add_attachment(f.read(), maintype='application', subtype='octet-stream', filename='report.xlsx')

with smtplib.SMTP_SSL('smtp.example.com', 465) as smtp:
    smtp.login("[email protected]", "your_password")
    smtp.send_message(msg)

2. 多人群发

配合 Excel 批量读取邮箱名单，循环发送即可实现自动邮件群发。

五、文件管理自动化

Python 的 os 和 shutil 模块可以高效处理文件移动、重命名、删除等操作。

1. 批量重命名文件

lua 复制代码

python
复制编辑
import os

folder = "合同文件"
for i, filename in enumerate(os.listdir(folder), start=1):
    ext = os.path.splitext(filename)[1]
    new_name = f"合同_{i:03}{ext}"
    os.rename(os.path.join(folder, filename), os.path.join(folder, new_name))

2. 按后缀分类文件

ini 复制代码

python
复制编辑
import shutil

source = "下载文件"
for file in os.listdir(source):
    ext = file.split('.')[-1]
    folder = os.path.join(source, ext.upper())
    os.makedirs(folder, exist_ok=True)
    shutil.move(os.path.join(source, file), os.path.join(folder, file))

六、PDF 自动处理

通过 PyPDF2 实现 PDF 合并、拆分、提取页码等功能。

1. 合并多个 PDF 文件

scss 复制代码

python
复制编辑
from PyPDF2 import PdfMerger

merger = PdfMerger()
files = ['a.pdf', 'b.pdf', 'c.pdf']
for file in files:
    merger.append(file)
merger.write("merged.pdf")
merger.close()

2. 提取某页 PDF

python 复制代码

python
复制编辑
from PyPDF2 import PdfReader, PdfWriter

reader = PdfReader("sample.pdf")
writer = PdfWriter()
writer.add_page(reader.pages[2])  # 第3页

with open("extracted_page.pdf", "wb") as f:
    writer.write(f)

七、自动化办公项目综合示例：日报自动发送器

项目目标

读取 Excel 日报内容
生成 Word 文档并转为 PDF
自动命名为"日报_日期.pdf"
自动通过邮件发送给上级

技术要点

openpyxl：读取数据
docx + docx2pdf：生成 PDF 报告
email + smtplib：发送邮件

小提示：docx2pdf 依赖 Word 和 Windows，可替代方案为 PDF 模板工具 reportlab。

八、图形化办公自动化工具开发

你可以使用 Tkinter 结合以上模块，开发带图形界面的自动办公工具。例如：

Word 模板生成工具
批量文件分类器
PDF 转换器

示例代码：

ini 复制代码

python
复制编辑
import tkinter as tk
from tkinter import filedialog

def select_file():
    file = filedialog.askopenfilename()
    label.config(text=file)

root = tk.Tk()
tk.Button(root, text="选择文件", command=select_file).pack()
label = tk.Label(root, text="未选择文件")
label.pack()
root.mainloop()

九、常见办公模块推荐

模块	用途
`openpyxl`	Excel 表格读写
`python-docx`	Word 文档处理
`smtplib`	发送邮件
`PyPDF2`	PDF 合并/拆分/读取
`shutil`	文件拷贝、移动、重命名
`tkinter`	图形界面开发
`schedule`	定时执行脚本
`os`	文件目录操作

十、结语

办公自动化是 Python 最具实用价值的场景之一。只要掌握几个基础模块，结合实际业务场景进行应用，就可以构建出高效、省时的自动化工具，大大减少重复劳动。

本篇文章展示了多个典型的办公自动化实战应用，你可以据此拓展更多功能，如文件监控、表单录入、数据清洗等，逐步将 Python 融入日常办公流程中，实现从"打工人"向"打码人"的华丽转变。