Python 自动化办公实战：让你轻松提升效率的秘籍

一、引言

现代办公中，我们经常面对大量重复性工作：复制粘贴数据、整理 Excel 报表、批量重命名文件、生成 Word 合同......这些工作虽然不难，但却非常消耗时间和精力。而 Python 正是解决这些问题的利器。

本篇文章将通过多个实战案例，带你全面了解如何使用 Python 进行自动化办公，涉及 Excel、Word、PDF、文件操作和邮件发送等领域，帮助你大幅提高工作效率。

二、自动处理 Excel 报表

1. 读取 Excel 文件

使用 openpyxl 读取 Excel 数据：

ini 复制代码

python
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from openpyxl import load_workbook

wb = load_workbook("员工考勤.xlsx")
sheet = wb.active

for row in sheet.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
    print(row)

openpyxl 适合处理 .xlsx 文件，常用于读写数据、修改单元格、插入公式等。

2. 统计打卡次数并输出

ini 复制代码

python
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from openpyxl import Workbook

output = Workbook()
sheet_out = output.active
sheet_out.append(["姓名", "打卡天数"])

for row in sheet.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
    name = row[0]
    days = sum(1 for cell in row[1:] if cell == "√")
    sheet_out.append([name, days])

output.save("考勤统计.xlsx")

三、Word 合同批量生成

你是否曾手动为几十位客户制作合同？使用 python-docx 可以一键生成。

1. 模板内容如下（template.docx）：

复制代码

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尊敬的 {{客户姓名}}：

根据我们的合作协议，您将获得编号为 {{合同编号}} 的合同，内容如下......

2. 替换模板并保存新文件

arduino 复制代码

python
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from docx import Document

def generate_contract(name, contract_id):
    doc = Document("template.docx")
    for p in doc.paragraphs:
        p.text = p.text.replace("{{客户姓名}}", name)
        p.text = p.text.replace("{{合同编号}}", contract_id)
    doc.save(f"{name}_合同.docx")

generate_contract("张三", "HT202501")

结合 Excel 或数据库，可以实现批量生成合同。

四、自动发送电子邮件

用 smtplib 和 email 模块，可以一键群发邮件。

1. 简单邮件发送

python 复制代码

python
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import smtplib
from email.message import EmailMessage

msg = EmailMessage()
msg['Subject'] = '本月报表'
msg['From'] = 'your_email@example.com'
msg['To'] = 'client@example.com'
msg.set_content("您好，附件是本月报表，请查收。")

with open("report.xlsx", "rb") as f:
    msg.add_attachment(f.read(), maintype='application', subtype='octet-stream', filename='report.xlsx')

with smtplib.SMTP_SSL('smtp.example.com', 465) as smtp:
    smtp.login("your_email@example.com", "your_password")
    smtp.send_message(msg)

2. 多人群发

配合 Excel 批量读取邮箱名单，循环发送即可实现自动邮件群发。

五、文件管理自动化

Python 的 os 和 shutil 模块可以高效处理文件移动、重命名、删除等操作。

1. 批量重命名文件

lua 复制代码

python
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import os

folder = "合同文件"
for i, filename in enumerate(os.listdir(folder), start=1):
    ext = os.path.splitext(filename)[1]
    new_name = f"合同_{i:03}{ext}"
    os.rename(os.path.join(folder, filename), os.path.join(folder, new_name))

2. 按后缀分类文件

ini 复制代码

python
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import shutil

source = "下载文件"
for file in os.listdir(source):
    ext = file.split('.')[-1]
    folder = os.path.join(source, ext.upper())
    os.makedirs(folder, exist_ok=True)
    shutil.move(os.path.join(source, file), os.path.join(folder, file))

六、PDF 自动处理

通过 PyPDF2 实现 PDF 合并、拆分、提取页码等功能。

1. 合并多个 PDF 文件

scss 复制代码

python
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from PyPDF2 import PdfMerger

merger = PdfMerger()
files = ['a.pdf', 'b.pdf', 'c.pdf']
for file in files:
    merger.append(file)
merger.write("merged.pdf")
merger.close()

2. 提取某页 PDF

python 复制代码

python
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from PyPDF2 import PdfReader, PdfWriter

reader = PdfReader("sample.pdf")
writer = PdfWriter()
writer.add_page(reader.pages[2])  # 第3页

with open("extracted_page.pdf", "wb") as f:
    writer.write(f)

七、自动化办公项目综合示例：日报自动发送器

项目目标

读取 Excel 日报内容
生成 Word 文档并转为 PDF
自动命名为"日报_日期.pdf"
自动通过邮件发送给上级

技术要点

openpyxl：读取数据
docx + docx2pdf：生成 PDF 报告
email + smtplib：发送邮件

小提示：docx2pdf 依赖 Word 和 Windows，可替代方案为 PDF 模板工具 reportlab。

八、图形化办公自动化工具开发

你可以使用 Tkinter 结合以上模块，开发带图形界面的自动办公工具。例如：

Word 模板生成工具
批量文件分类器
PDF 转换器

示例代码：

ini 复制代码

python
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import tkinter as tk
from tkinter import filedialog

def select_file():
    file = filedialog.askopenfilename()
    label.config(text=file)

root = tk.Tk()
tk.Button(root, text="选择文件", command=select_file).pack()
label = tk.Label(root, text="未选择文件")
label.pack()
root.mainloop()

九、常见办公模块推荐

模块	用途
`openpyxl`	Excel 表格读写
`python-docx`	Word 文档处理
`smtplib`	发送邮件
`PyPDF2`	PDF 合并/拆分/读取
`shutil`	文件拷贝、移动、重命名
`tkinter`	图形界面开发
`schedule`	定时执行脚本
`os`	文件目录操作

十、结语

办公自动化是 Python 最具实用价值的场景之一。只要掌握几个基础模块，结合实际业务场景进行应用，就可以构建出高效、省时的自动化工具，大大减少重复劳动。

本篇文章展示了多个典型的办公自动化实战应用，你可以据此拓展更多功能，如文件监控、表单录入、数据清洗等，逐步将 Python 融入日常办公流程中，实现从"打工人"向"打码人"的华丽转变。