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你们团队现在或者曾经使用过 Google Sheets 吗？
它轻量、易上手、协作方便，是许多团队在数字化初期最常选择的工具。在数据记录、任务跟踪、内容管理或基础统计等场景中，表格的确能快速解决问题。
但随着团队规模扩大、参与者增多、业务逻辑变得复杂，表格在结构和协作方面的限制会逐渐显现。跨部门协作、细粒度权限管理、流程化操作等需求越来越多时，Google Sheets 往往难以满足后续的扩展。
在 Hacker News 的讨论里，也有不少用户在寻找 Google Sheets 的替代方案。一些用户提到，它在复杂场景下显得更像是工具链里的"临时选项"，难以承担严肃的数据工作；面对更大的数据规模或更复杂的模型构建时，也容易力不从心，难以支持完整的数据分析流程。
本质上，Google Sheets 的定位始终是电子表格，而不是业务系统。
因此，当团队尝试用它承载 CRM、项目管理、资产登记或审批流程时，往往会遇到数据关系难以维护、权限管理受限、自动化链路难以扩展等问题。
基于这些真实的使用背景，我整理了几类常见的替代工具，希望能帮助你在不同阶段、不同需求下，找到比 Google Sheets 更适合的选择。
接下来会从三个关键维度展开介绍：
- 团队规模成本：按 10 / 50 / 100 人团队计算的年度预估投入
- 最佳使用场景：最适合什么团队与什么业务需求
- 能力表现：数据结构、协作权限、扩展性、自动化、使用门槛等核心能力
Google Sheets 替代方案
在进入正文前，我根据常见业务需求将今天要介绍的 8 个工具做了分类，你可以先快速浏览下面的工具类型~
① 构建业务系统型工具
NocoBase、Retool、Appsmith、Budibase
适合从"表格混乱"升级到"真正的内部系统"，需要数据模型、权限、自动化流转或模块化应用的团队。
② 结构化数据型工具
Airtable、Smartsheet、Baserow、NocoDB
适合已经不满足传统表格，但还不需要完整业务系统的团队；提供结构化数据模型、多视图、基础权限协作、自托管选项（部分工具），用于更规范地管理数据。
价格对比表格
| 工具名称 | 版本 / 模式 | 10 人团队每年成本 | 50 人团队每年成本 | 100 人团队每年成本 |
|---|---|---|---|---|
| Airtable | Team | $2,400 | $12,000 | $24,000 |
| Airtable | Business | 🔴$5,400 | 🔴$27,000 | 🔴$54,000 |
| NocoBase | Standard（一次性） | ✅$800 | ✅$800 | ✅$800 |
| NocoBase | Professional（一次性） | $8,000 | $8,000 | $8,000 |
| NocoDB | Team | ✅$228 | ✅$1,140 | ✅$2,280 |
| NocoDB | Business | $1,188 | $5,940 | $11,880 |
| Baserow | Premium | $1,200 | $6,000 | $12,000 |
| Baserow | Advanced | $2,160 | $9,000 | $18,000 |
| Retool | Standard | $1,200 | $6,000 | $12,000 |
| Budibase | Premium | 约$2,700 | 约$5,850 | 约$8,700 |
| Appsmith | Business | $1,800 | $9,000 | $18,000 |
| Teable | Professional | $1,200 | $6,000 | $12,000 |
💡 从上表可以看出几个重要趋势：
- 随着团队规模扩大，采用按用户计费的工具（如 Baserow、Appsmith、Retool、Teable 等）成本都会快速上升，小团队负担可控，但到了 50 人、100 人规模时，年度投入会成倍增长。
- NocoBase 是其中唯一不随用户增加而变动价格的方案，Standard 年成本保持在 800，Professional 固定为 8,000，这种模式在需要多人协作或跨部门使用的场景下更具可预测性。
- NocoDB、Baserow 等数据库型工具的成本相对稳定，但仍基于人数计费，适合作为从 Google Sheets 过渡到结构化数据管理的中间路线。
- Budibase、Teable 等工具保持中等成本区间，界面体验对习惯电子表格的用户较友好，适合从 Google Sheets 升级但不需要完整业务系统的团队。
- 整体而言，自托管工具在团队人数越多时越具成本优势，适合计划将原本依赖 Google Sheets 的数据逐步迁移为更结构化、长期稳定使用的系统；而 SaaS 类工具更适合小团队或短期项目。
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NocoBase
NocoBase 是一个开源的无代码／低代码业务应用构建平台，用于搭建内部系统、管理后台以及以数据为中心的业务流程。支持自托管，也提供官方托管方案，适合希望从表格迁移到系统化管理的团队。平台基于可视化配置构建应用，并可通过插件和 API 扩展能力，部分场景还可以结合官方提供的 AI 功能提升数据录入与流程效率。
使用场景
适合已经不满足于用表格管理数据，希望构建更结构化、更可控的内部系统的团队。 典型场景包括：
- 以数据管理为核心的业务，如客户管理、库存管理、资产管理
- 依赖流程流转的场景，如审批、项目协作、任务推进
- 需要多人协作、分角色使用的后台系统
- 对数据安全、自托管或内部部署有要求的企业环境
能力表现
- 数据结构能力 可以通过界面创建数据表、字段和关系，把业务数据整理为清晰的结构化模型，并在视图中灵活展示。
- 协作与权限能力 提供多层级权限，包括角色、表、字段和页面层面的访问控制，适合团队间协作与权限隔离。
💡推荐阅读：6 大企业级无代码低代码平台 RBAC 权限体系深度对比
- 自动化能力 支持基于事件的流程配置，可以在数据变更时触发通知、审核和跨系统动作，减少手工操作。
- 扩展能力 具备插件体系和开放接口，可以安装或开发插件，也能集成外部系统，使功能随着业务扩展而增长。
- 自托管与部署能力 可以在本地或云服务器部署，团队能够自主掌控数据与运行环境。
- API 与集成能力 平台提供可由数据模型自动生成的 API，并支持通过插件或配置与外部系统集成，适合在更大的业务体系中衔接前端、移动端或其他服务。
- 使用门槛 非技术人员可以通过界面创建业务应用，而技术团队可以基于插件、接口和自托管做更深入的扩展。
总结 如果团队正在从电子表格转向系统化管理，并希望在数据结构、权限、流程和扩展性上有更完整的能力，同时希望系统能随业务规模逐步增长，NocoBase 是一个适合长期投入的选择。它兼顾可视化易用性与深度扩展能力，适合从小团队到企业的不同阶段。
Retool
官网：retool.com/
Retool 是一个用于快速构建内部工具的闭源 SaaS 平台，也提供自托管版本（企业计划）。它主要面向工程团队，通过拖拽组件和少量代码，将数据库、API 和后台逻辑快速组合成可用的内部应用，例如运营后台、数据面板、审核系统或客服支持工具。
使用场景
适合拥有工程师团队、需要快速构建内部业务工具的公司。 典型场景包括：
- 后台运营工具，例如订单管理、申诉处理、内容审核
- 数据运营与支持团队使用的数据面板或工具化界面
- 工程团队搭建内部控制台、运营系统、管理界面
- 接入现有数据库或 API 的轻量业务流程工具
能力表现
- 扩展能力 Retool 在扩展方面非常灵活，可以通过 JavaScript 直接处理数据、调用 API、组合逻辑，也能与数据库、消息队列或第三方服务集成。对于需要将多个系统整合到一个操作界面的团队来说，它能显著减少开发成本，是工程团队常用的内部工具框架。
- 数据连接能力 Retool 支持连接大量数据源，包括 SQL、NoSQL、REST API、GraphQL 等，也允许开发者在界面上直接编写查询语句、处理逻辑、进行数据绑定。它并不负责数据结构本身，而是作为上层应用界面，把不同系统的数据接入进来并统一展示。
- 使用门槛 虽然有拖拽和可视化编辑，但 Retool 的核心仍然依赖工程能力。实际使用中需要编写 JavaScript、SQL 或配置 API，产品、运营团队较难独立完成复杂应用。对于开发者来说，上手快；但对于不懂代码的用户来说，门槛较高。
- 局限性 Retool 能快速产出内部工具，但不适合做外部产品或真正的业务系统。它也不负责数据建模、业务流程或系统级权限架构，只能依赖底层系统实现。同时，Retool 项目与逻辑较多时，管理和维护的复杂度会上升。
总结 如果团队拥有工程师，并且核心诉求是快速搭建内部工具或运营后台，而不是构建完整业务系统，Retool 会是效率非常高的选择。但如果团队没有开发人员，或希望从数据结构到流程自动化都可视化完成，它可能不是最合适的工具。
Appsmith
Appsmith 是一个开源低代码／无代码平台，专为构建内部工具、后台系统和管理面板设计。它允许用户通过拖拽组件、连接数据库或 API、编写少量脚本，快速搭建业务界面，也支持自托管部署，对数据安全和隐私有更好控制。
使用场景 适合以下情况：
- 团队需要快速构建后台管理系统、运营工具、审核系统、客服后台等内部工具
- 希望连接数据库、API，但不想从零开始写代码的公司或团队
- 对数据安全或合规敏感，需要自托管或对数据基础设施有控制权的组织
能力表现
- 数据连接与多数据源支持能力 Appsmith 支持连接 SQL、NoSQL 数据库、REST / GraphQL API、多种数据源。它能够把已有的数据源"拉进来"，然后通过 UI 组件展示、操作、过滤、修改数据。这样即使是复杂或者异构的数据体系，也能被整合到一个统一界面中，方便非工程师也能使用和管理。
- 扩展与定制能力 作为开源工具，Appsmith 支持完全自托管，也允许用户自定义界面组件、脚本逻辑、权限设置与用户角色管理。对于需要高度定制、系统集成、多团队协作的企业，它可以作为内部系统平台基础，提供比普通具更灵活、更可控的长期方案。
- 使用门槛 对于没有技术背景的团队来说，Appsmith 的界面相对友好，但要充分利用它的数据连接、逻辑定制、自托管等能力，仍需要一定技术能力（至少了解数据库或 API、基本脚本/逻辑）。相比纯表格工具，上手门槛更高；但对于有技术储备的团队，它比从零开发更快、更省力。
- 局限性 虽然 Appsmith 提供 UI + 数据连接 + 自托管，但它并不是"无需任何代码"的 100% 无代码解决方案。对于极为复杂的业务需求（高度定制业务逻辑、大量并发、复杂权限系统等），仍可能需要工程资源进行二次开发或扩展。同时，对于完全不懂技术的团队，其学习曲线比纯 SaaS 表格工具更陡峭。
总结 如果你的团队有一定技术基础，或者你们重视数据安全和可控性，并希望快速搭建内部工具（后台管理、运营面板、审核系统等），Appsmith 是一个性价比高、灵活、适合长期使用的平台。但如果团队完全没有工程资源，也不愿意做运维和维护，那么就要慎重考虑它的使用门槛和长期投入。 💡推荐阅读：NocoBase 与 Appsmith：哪个开源低代码平台更适合你？
Budibase
Budibase 是一个开源的低代码平台，用于构建内部工具和管理后台。它支持自托管，也支持部署到云端，对于需要掌控数据安全或希望在本地运行系统的团队来说更加灵活。
使用场景 适合希望快速搭建后台管理系统、数据录入工具或简单业务系统的团队。典型场景包括：
- 客户信息、库存、资产等数据的录入和管理
- 小型内部 CRM、审批流或运营后台
- 希望具备自托管能力的小型团队或初创公司
能力表现
- 数据管理能力 Budibase 支持连接外部数据库，也可以在平台内创建结构化的数据表，定义字段类型、记录关系、表单和列表视图。对于中小规模的数据管理任务，它比普通表格提供更清晰的结构和更规范的组织方式。
- 扩展能力与自托管支持 提供角色和权限定义、触发器和动作配置，可以在系统中加入简单的自动化逻辑。作为开源工具，它允许团队自托管，从而在数据安全性和系统自主性方面更可控，这一点在许多团队的内部工具场景中具备吸引力。
- 使用门槛 Budibase 对没有前端经验的用户来说比传统开发方式更易用，但要熟练使用数据库连接、自定义视图或部署自托管服务，需要一定的技术基础。对于完全没有技术背景的团队，上手会有一定学习成本。
- 局限性 虽然 Budibase 可以覆盖数据录入、基础权限、简单自动化，但对于复杂的多表关系、细粒度权限体系、大型流程编排或高并发场景而言，它的能力有限。如果团队需要构建更复杂的应用或业务系统，Budibase 往往只能作为基础框架使用。
总结 如果你需要一款能够快速搭建内部工具、具备结构化数据管理、自托管能力和基础权限控制的平台，Budibase 是一个灵活且成本相对较低的选择。但对于更复杂的业务场景，它更适合作为轻量级框架，而不是完整的系统解决方案。
Baserow
官网：baserow.io/
Baserow 是一个开源、以数据库为核心的数据管理工具。它提供类似表格的界面，但本质是结构化数据管理平台，支持自托管部署，也提供云端服务。相比传统表格工具，它更强调数据模型清晰度和可扩展性，适合希望掌握数据所有权或需要本地部署的团队。
使用场景 适用于希望从电子表格升级到结构化数据库，但不想直接进入工程型数据库工具的团队。典型场景包括：
- 团队内部的轻量数据管理、表格结构化、数据录入
- 需要自托管的中小企业，用于数据整理、数据看板
- 作为前端系统或应用的后端数据源（REST API）
能力表现
- 数据结构能力 Baserow 提供比电子表格更明确的字段类型、表之间的关联关系、记录引用等数据库特性。它保留了表格的直观体验，同时让数据结构具备更好的可维护性，更适用于中等规模的数据建模。
- 扩展能力 作为开源工具，Baserow 拥有良好的扩展性，支持自建插件、定制字段类型、Webhook，以及用于开发场景的 API 接口。对于有一定技术能力的团队，Baserow 可以作为轻量数据库使用，也能成为内部系统的基础数据层。
- 使用门槛 对非技术用户来说比传统数据库更易上手，但需要一定的结构化思维，尤其在表关系、多表管理上的学习成本高于普通电子表格。对技术团队而言，它比 Airtable 等 SaaS 工具更灵活，但需要负责部署和维护。
- 局限性 Baserow 是数据管理工具，不提供应用界面构建、复杂自动化或业务流程能力。如果团队希望构建完整的业务系统，Baserow 往往只能作为数据后端，需要搭配其他工具使用。
总结 如果团队目标是从表格升级到更可维护的结构化数据管理，同时希望掌握数据所有权、支持自托管或进行二次开发，Baserow 是一个合适的选择。但如果需要业务流程、自动化或界面构建能力，它更适合作为系统的数据层，而非完整的应用平台。
NocoDB
官网：nocodb.com/
NocoDB 是一个开源的电子表格风格数据库管理工具。它提供类似 Airtable 的界面体验，但底层使用真实的关系型数据库，并支持自托管部署。团队可以将现有的 MySQL、PostgreSQL 或其他数据库直接连接到 NocoDB，让原本需要工程师才能管理的数据库以更可视化的方式呈现。
使用场景 适用于希望从表格过渡到数据库，同时又希望保持类表格界面的团队。 典型场景包括：
- 数据量较大、需要用关系型数据库承载的业务数据管理
- 中小团队希望可视化管理数据库，而无需直接操作 SQL
- 将 NocoDB 作为 API 数据源，提供给内部工具或前端系统使用
能力表现
- 数据结构能力 NocoDB 底层基于真实的关系型数据库，支持更多字段类型、外键关系和结构化操作。相比普通表格或类表格工具，它在数据一致性、多表关联和数据规模上都有更强的表现。对已有数据库的可视化管理是它的重要优势。
- 扩展能力 支持 API 自动生成、Webhook、多种数据库连接和自定义视图，适合作为系统的数据后端。开发者可以通过其自动生成的 REST API 快速集成到其他工具或内部项目中，使其在多系统协作环境中具有较高灵活度。
- 使用门槛 对非技术用户来说，界面与表格较为接近，基本功能容易理解。不过如果涉及数据库迁移、连接或复杂结构设计，仍需要一定的技术能力。对工程团队来说，使用成本相对低，但需要负责部署与维护。
- 局限性 NocoDB 的核心是数据管理和数据库可视化，它不包含业务系统构建、流程编排或复杂自动化内容。如果团队希望构建 CRM、审批流、库存系统等完整应用，NocoDB 更适合作为数据后端，而不是满足完整业务需求。
总结 对于需要管理结构化数据、希望以可视化方式操作数据库、并且需要自托管或 API 输出能力的团队，NocoDB 是优于表格工具的选择。但如果团队的需求已经延伸到流程编排、多模块业务系统或更完整的应用构建，需要再搭配其他平台联合使用。💡推荐阅读：NocoBase 与 NocoDB：开源无代码（零代码）工具深度对比
Airtable
官网：airtable.com
Airtable 是一个集电子表格、数据库和协作能力于一体的闭源 SaaS 工具。它提供灵活的数据结构、直观的界面设计和多人在线协作，但不支持自托管或本地部署，所有数据均托管在 Airtable 的云端。
使用场景 适合需要比普通表格更结构化的数据管理，但又不希望投入后端开发或搭建数据库的团队。典型场景包括：
- 内容和运营团队用于内容日历、任务分配、状态追踪
- 小型项目或活动管理，用于统筹人员、进度和交付物
- 初创企业用于联系人管理、轻量 CRM、会员运营等
能力表现
- 数据结构能力 Airtable 支持表与表之间建立关联，数据结构比传统电子表格更清晰，更适合管理轻量到中等复杂度的数据模型。💡推荐阅读：Airtable 的数据超出上限，3 种常见应对方式
- 协作与权限 提供基础的多人协作功能，包括查看、编辑、评论和权限分配。相比本地表格，它在协作场景中的体验更为顺畅，也更容易保持数据一致。
- 使用门槛 对非技术用户非常友好，不需要写代码即可搭建基础的数据结构和视图。界面直观，学习成本较低。
- 局限性 当数据量增大、业务需要更多表结构、更加细致的权限控制或自动化流程时，Airtable 的能力会逐渐受到限制。
总结 如果团队需要一套比 Google Sheets 更结构化、更便于协作的工具，而不涉及复杂逻辑或自动化场景，Airtable 是一个实用的选择。但如果业务逐渐扩大，需要更精细的权限、更多表之间的关系或更完整的自动化体系，Airtable 可能无法满足后续的发展需求。
💡推荐阅读：Airtable 太贵了？5 个自托管替代方案成本&功能对比
Smartsheet
Smartsheet 是一款面向企业级项目管理和协作的闭源 SaaS 工具。它以电子表格为基础界面，但强化了任务管理、甘特图、自动化流程与企业权限能力，适用于更规范化的团队协作场景。Smartsheet 同样不支持自托管，所有数据存储在其云端服务中。
使用场景 适合需要在表格基础上进一步规范任务管理、流程协作和跨部门项目推进的团队。 典型场景包括：
- 中大型团队的项目计划、进度管理、资源排期
- 运营团队的活动管理、审批流、任务分配
- 企业 PMO/运营管理部门的多项目协同、进度可视化
能力表现
- 协作与权限 Smartsheet 提供较为完善的权限体系，包含行级共享、查看/编辑控制、审批流、以及基于角色的访问设置，适合多人并行协作的项目管理环境。在权限细粒度和流程管理上，相比一般的表格类工具更成熟。
- 自动化与流程管理 具有基于触发条件的自动化功能，如任务提醒、状态更新、审批流、跨表同步等，降低手工更新的成本。对于需要将任务流、审批、项目节点串联起来的团队，它能提供相对稳定的流程支持。
- 使用门槛 界面依旧是表格风格，基础使用不需要技术背景，但要充分发挥其项目管理和自动化能力，需要一定的学习成本。对于不熟悉结构化项目管理的团队，前期可能会感到偏"重"和复杂。
- 局限性 Smartsheet 的结构灵活度不及数据库型或应用型平台，在数据之间的关系表达上能力有限；自定义程度也受到工具自身框架限制。此外，由于其定位偏企业级，整体体验和价格相比轻量工具更"重"，在小团队场景下可能不够轻便。
总结 如果团队的核心需求是以表格为界面，开展更规范化的项目管理、资源排期和协作流程，Smartsheet 会比 Google Sheets 更稳定、功能更全面。但如果你希望在数据结构、灵活建模或自定义应用上有更深的能力，它的框架可能会显得较为固定。
结语
Google Sheets 是一个优秀的表格工具，但并不是为业务系统而设计的。
当数据规模变大、协作复杂度提升、流程开始依赖结构化管理时，团队往往会需要明确的数据模型、更细致的权限控制、自动化的业务流转、可控的数据环境，以及能够随业务扩展的系统能力。
希望这一份工具清单，能够让团队在评估替代方案时有更清晰的视角------从使用场景、核心能力到价格与成本，帮助你在早期就判断哪种工具更贴近自己的实际需求。
如果这些内容对你有启发，也欢迎你分享给同样在寻找工具的团队，也许能帮助更多人更快地找到合适的方案。
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