本周为大家带来《信息美学家》的第21期
每天都在用的知识库，原来还能这么玩？
01 前言
也许大家在做自己的知识库时，会遇到这样的问题：文档越攒越多，但它们始终是散的。
整个知识库看起来像一盘散沙，而不是一个能相互联系的整体。
对自己来说，整理起来无从下手，不知道该怎么把这些零散的文档串成结构；
对别人来说，进了知识库也很难抓住重点，看不懂整体的脉络，找不到自己想关注的内容到底藏在哪里。
这一期，我们就来拆解知识库整理 的四大法则，看看如何把自己的知识库 从一堆分离的文档，变成一个能够相互联系的整体。
02 四大法则抄作业
一般来说，知识库混乱大部分情况下是因为文档之间缺少清晰的组织方式。
接下来，我们就按照「搭结构---做识别---控层级---补路径」的顺序，介绍四条整理知识库的法则。
（1）两级目录法则
目录的组织直接影响着知识库的结构，我们的第一件事，是先把地基打好：用两级目录，把知识库切成读者能一眼看懂的区块。
具体来说，一级目录管大类，二级目录管细分。
① 一级目录：大类划分
一级目录代表知识库的核心模块 ，建议控制在 8-15 个以内。
为什么是这个数？
人脑的认知带宽是有限的，一旦数量太多，大家就会不自觉忽略掉过多的信息，也就无法聚焦到重点上了，一级目录也就失去了分区的意义。
以下两个范例供大家参考：
② 二级目录：细分主题
二级目录是一级目录下的细分 ，每个一级目录下建议控制在 10 个左右 。这个范围不是硬性规定，核心是让读者打开某个一级目录时，能够快速扫清里面的主要主题。
如果二级目录明显过多，说明这个一级目录可能还需要进一步拆分，或者其中有些内容应该被合并。
来看下面的示例👇🏻：
目录解决了内容应该放在哪里 的问题，但当目录数量增加后，读者还需要在展开列表时快速识别不同分区。接下来，就用图标给目录增加一层视觉标记。
（2）图标分级法则
图标能够有效地帮助知识库的目录结构变得一目了然。
可以理解为，这个图标给每一条目录加了一个视觉锚点，读者不需要读完文字，看一眼图标就知道这是哪一类。
接下来我们来看看，图标在一个目录里面，是怎么被使用的？
① 一级目录用 Emoji
一级目录可以考虑使用Emoji，比如：
- 🎨 个人说明书
- 📒 穿越周期
- 🧩 设计相关
- 🔭 工具相关
- 🖼 模板相关
除此之外，一级目录还可以考虑先分类 ，把一级目录分成几组，每组包含2～4个一级目录。
这相当于把多个一级目录简化为几组，数量更少，读者的认知负担也更小。
分类完后，给同一个分类里的一级目录设置同种图标即可。
整体效果如下：
② 二级目录用颜色图标
对于二级目录，我们可以用知识库自带的颜色图标来进行设置。
做法很简单：一组一个颜色。
比如，工具区 下面的二级目录全用蓝色方块，模板区下面的全用黄色方块。
同一组颜色一样，换一组就换个颜色。
这样目录展开，很快就知道自己现在在哪一区，也不会把两组看串。
图标一列排下来颜色齐齐整整，读者省力，我们自己看着也舒服。
下面给大家看些示例👇：
图标解决的是看得快：读者展开目录后，可以迅速分辨出自己正在浏览哪个区域。
但如果目录本身一层套一层，即使颜色和图标都很清楚，读者依然可能在层层嵌套中迷路。所以，在提高识别效率之后，还需要进一步控制目录的层级深度。
（3）结构打平法则
前面说到的「两级目录」，指的是知识库最主要的导航骨架，并不代表所有内容只能有两层。
实际整理时，知识库可以保留少量第三、第四级内容；但如果所有分类都不断向下嵌套，读者就会很难找到真正重要的文档。
一般来说，目录层级最好控制在 3～4 级以内。层级越深，重要内容越容易被藏起来，读者也越难判断自己当前所处的位置。
而打平结构，就是把纵向的层级关系，改成横向的。比如，一篇文档明明在知识库里，但藏在第六层，读者除非直接搜索，否则很难碰到它。
错误示例：层级过深 ❌
知识库
└─ 学习笔记
└─ 产品设计
└─ 用户研究
└─ 访谈方法
└─ 深度访谈
└─ 访谈技巧正确示例：结构打平 ✅
知识库
├─ 产品设计
│ ├─ 用户研究
│ ├─ 原型设计
│ ├─ 交互规范
│ └─ 需求排期
└─ 访谈方法
├─ 访谈准备
├─ 深度访谈
├─ 访谈技巧
└─ 记录与复盘用一张图来直观地看下对比：
这样打平结构后，带来的好处是：
- 查找更快速
- 结构更清晰
- 维护更简单
（4）位置索引法则
结构打平之后，文档会更容易被找到，但找到 不等于看得懂。读者还需要知道当前文档和其他内容之间是什么关系，才能继续往下阅读。
因此，最后一条法则要解决的是知识库的阅读路径：让每篇文档都知道自己在整体中的位置。
位置索引可以分成两层。
第一层 ，是在单篇文档开头交代它在知识体系中的位置：属于什么主题、前置阅读是什么、后续延伸是什么。这样，读者打开一篇文档后，就能快速理解它和其他内容的关系。
- 写清属于什么主题，读者就知道自己落在哪一区；
- 给出前置阅读，读者发现读不懂的时候有地方可向前追溯；
- 给出后续延伸，读者读完可以进一步深化学习。
比如，在最开始的前言，预知整个文档有什么内容：
第二层 ，是在知识库入口设置一个索引页，为不同类型的读者提供阅读路径。第一层解决「这篇文档是什么」，第二层解决「我接下来该看什么」。
下面我们来参考之前「玩转飞书课程」知识库的做法。
比如这一篇场景索引清单，针对不同的场景，去索引知识库里的文档，建立起一个更清晰的阅读路径。
这一篇「角色索引清单」，则是根据不同的角色，索引了需求针对性最强的相关文档，并根据个人使用者 、企业管理者等维度来进行排序。
03 不同工具里的落地方式
前面的四条法则，分别解决了知识库的结构、识别、层级和阅读路径问题。它们并不依赖某一个具体工具，在所有知识库工具都适用。无论是飞书知识库、Notion、Confluence，还是 AI 生成的内容，都可以按照同样的思路进行整理。
- 飞书知识库 / Confluence / 团队 Wiki：多人协作场景下很容易出现文档散落的问题。比如每个人都习惯先把文档丢进根目录，说「回头再整理」，然后就没有回头了。这种情况下，可以优先落实两级目录，并约定新文档应该放入哪个分区。
- Notion Workspace ：
Notion天生鼓励层层嵌套页面，一个页面里可以再开无数子页面，所以最容易掉进层级过深的坑。使用Notion时，可以优先应用结构打平法则，避免重要内容藏在多层子页面里。 - AI 生成的内容 ：现在很多人用
AI批量生成文档，产出速度远远快过整理速度，混乱程度也就跟着上去了。生成文档时，可以顺手让AI在开头补一段上下文，说明它属于哪个主题、适合和哪些内容一起阅读，后续整理起来会更清晰。
04 结束语
恭喜你学完了今日份知识库的信息美学逻辑，现在，大家可以去过一遍自己的知识库，实践一下啦。
在今天的文章中，目的是让知识库有一个能把文档真正组织起来的结构 ，帮助落单 的文档能重新接回整体 里，而不是几百篇挤在同一个知识库里各干各的。
以前维护知识库，这些事得从一开始就注意，攒得越多越难回头收拾。
但现在我们有了 AI，所以，你也可以直接把这篇文章发给你的 Agent，让它把这四条法则学一遍，再去帮你优化 和整理现有的知识库😉
让信息更容易被看见、理解、记住和行动，从给每一篇文档找到它的位置开始。
以上就是本期的全部内容，我们下期见🦩🦩🦩