科技创新实验室建设是国家加强科技创新基本能力建设的重要措施,企业网盘等高效办公工具的应用是保证科技创新实验室正常运行、提高科研项目团队合作效率的重要手段。
本文将介绍企业网盘Zoho WorkDrive提供的解决方案:
行业痛点1:分散的数据很难找到
各部门、项目团队和业务系统中的数据文件分散在各个地方,没有系统。当你需要申请某个文件时,你不知道你想要谁或搜索它。
Zoho解决方案:文件整合与组织
Zoho WorkDrive可以作为集中云存储平台,整合和组织各部门、项目团队和业务系统中的数据文件,形成有序的文件系统。用户可以在WorkDrive中创建文件夹和子文件夹,并根据部门、项目或主题对文件进行分类和归档,便于快速查找和使用。
行业痛点2:文件传输不便
项目文件、科研资料等文件通常较大,通过U盘/聊天工具/邮箱来回传输共享,传输速度慢,尺寸有限,应用不便。
Zoho解决方案:快速共享和传输
使用Zoho WorkDrive,用户可以轻松与团队成员共享大文件和科研资料。无需通过U盘、聊天工具或邮箱来回传输,只需将文件链接共享给相应人员,实现快速便捷的文件传输。
行业痛点3:文件泄露难以避免
不能对每个员工进行精细的权限控制,限制和管理不同成员的下载、打印、复制、共享等操作,容易导致重要文件被盗或误删。
Zoho解决方案:灵活权限管理
Zoho WorkDrive提供灵活的权限管理功能,管理员可以对每个员工进行精细的权限控制,控制其下载、打印、复制和共享文件的操作权限。这样可以有效规避文件泄露的风险,保证重要文件的安全。
行业痛点4:跨网络文件传输困难
内外网络之间存在隔离,文件传输通过U盘复制、下载到个人电脑,然后上传到另一个网络环境,操作不方便,存在安全风险。
Zoho解决方案:跨网络文件传输
Zoho WorkDrive可以跨网络传输文件,无需U盘等手段在不同的网络环境下传输和共享文件。这样操作更方便,增强了文件传输的安全性。
行业痛点5:难以协同编辑文件
当需要多个团队成员合作编辑和修改文件时,只能通过聊天工具/电子邮件上传、发送、下载、修改和返回,效率低下,容易造成版本混乱。
Zoho解决方案:实时协作编辑
Zoho WorkDrive提供实时协作编辑功能,多个团队成员可以同时编辑和修改同一个文件。每个人的修改操作都会被记录并同步更新,避免版本混乱,提高团队合作效率。
行业痛点6:无法移动办公
文件和数据分散存储在业务系统中,访问、下载和应用文件通常需要在内部网络环境中进行,外出和异地工作不方便。
Zoho解决方案:移动办公支持
通过Zoho WorkDrive,用户可以在任何地方、任何时间访问和应用文件,不再局限于内部网络环境。这实现了移动办公,使工作更加灵活方便。
行业痛点7:系统独立,数据分离
业务系统相互独立,数据分离,难以连接。在科研、招标、报销时,需要反复上传、下载、打印各独立业务系统之间的文件。
Zoho解决方案:系统集成与数据联动
Zoho WorkDrive可与其他业务系统集成,实现数据联动与共享。在科研、招标、报销等过程中,可在不同系统之间无缝上传、下载、打印文件,提高工作效率。
行业痛点8:需要大量打印纸质材料
会前需要打印会议材料发给大家,审批文件需要打印出来分别签给多位领导,报销材料需要打印出来汇总提交...繁琐又不方便。
Zoho解决方案:电子文档管理
纸质材料可以通过Zoho WorkDrive电子管理,避免大量打印和繁琐的文件处理。比如会议材料、审批文件、报销材料等。可以通过WorkDrive进行管理和共享,降低了打印纸质材料的成本和工作量。一般来说,Zoho WorkDrive可以帮助科技创新实验室解决数据分散、文件传输不便、文件泄露、跨网传输、协同编辑、移动办公、系统独立、纸质材料打印等问题,提高工作效率和文件管理便利性。