专业的需求分析人员编写需求文档通常遵循以下步骤：
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**项目背景** - 描述为何需要该软件，项目的业务目标等。
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**目标和范围** - 明确项目的期望成果和限制条件。
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**假设和依赖** - 列出所有假设和外部依赖。
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**用户群体** - 定义用户以及用户的需求。
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**功能需求** - 描述每个功能的细节，通常使用用例或用户故事。
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**非功能需求** - 指定性能，安全性，可用性等方面的标准。
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**约束** - 系统的技术，法律，运营约束。
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**接口和数据** - 系统将如何与其他系统交互，数据的管理方式。
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**验收标准** - 如何验收测试每个功能以保证满足需求。
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**配图** - 使用流程图，数据模型，状态图等辅助理解。
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**变更管理过程** - 对需求如何接受变更进行说明。
以下是一个简化的需求文档样例，专注于功能需求部分：
**1. 文档控制**
版本号：1.0
编写日期：2023-03-25
编写人：需求分析师
审核人：项目经理
**2. 引言**
2.1 项目背景：
"智能日程助手"旨在帮助用户规划和管理他们的日常任务，提高生活和工作效率。
2.2 目标和范围：
开发一个移动应用程序，允许用户创建，编辑，删除和共享日程。应用应支持跨平台同步。
**3. 功能需求**
3.1 用户账户管理
3.1.1 用户注册
3.1.2 用户登录
3.1.3 密码找回
3.1.4 用户注销
3.2 日程管理
3.2.1 创建日程
- 用户能够添加新的日程事件，包括标题，描述，开始和结束时间。
3.2.2 编辑日程
- 用户能够更改现有日程事件的任何细节。
3.2.3 删除日程
- 用户可以删除任何不再需要的日程。
3.3 任务管理
3.3.1 添加任务
- 用户能定义一个具体任务，并设置截止日期及提醒。
3.3.2 编辑任务
- 用户可以编辑任务详细信息。
3.3.3 完成任务
- 用户标记任务为完成。
3.4 同步和共享
3.4.1 数据同步
- 用户的日程和任务在所有设备间实时同步。
3.4.2 日程共享
- 用户能够与其他应用用户共享日程。
**4. 非功能需求**
4.1 性能需求
- 应用响应时间小于2秒。
4.2 安全需求
- 所有用户数据需通过加密传输。
**5. 附件**
5.1 用户界面草图
5.2 流程图和数据模型
请注意，实际的需求文档将会更详细，并包含上述所有部分，可能还会附有详细说明，用例，额外的图表等。需要根据具体项目和组织的标准定制。