沟通技巧(Communication Skills 业务分析能力)

背景

业务分析的胜任力模型,有六大部分,今天我们看第二部分,业务知识

  1. Analytical Thinking and Problem Solving :分析判断及问题解决能力
  2. Behavioural Characteristics: 行为特质(责任、道德、适应性等等)
  3. Business Knowledge :业务知识
  4. Communication Skills 沟通技巧

业务知识已经有了,但是下一步要把掌握的业务知识以及对于业务的看法表达出来,因此很重要的一个环节就是沟通技巧。沟通是传递发送者意图的含义的方式向接收者传递信息的行为。积极的倾听技巧有助于加深发送者和接收者之间的理解和信任。有效的沟通有利于所有利益相关者。

组成

  1. Verbal Communication 口头沟通
  2. Non-Verbal Communication 非语言沟通
  3. Written Communication 书面沟通
  4. Listening 倾听

这四个环节,业务分析写的不够专业,所以要引出非常专业的做法,不得不复习一边 有效沟通(前面我们有专门章节讨论)

有效沟通

重点喝哪些人沟通,沟通应该注意的基本问题,这个可以参照,以前的贴子,回顾一下。

有效沟通

沟通圣经

以下是具体的沟通技巧,当然,这里重点谈的是面对面沟通的技巧,至于写作的相关内容,不再这里展开,以下是来自于沟通技巧的片段(来自于《生活新视界》-合作共赢 章节):

合作就是处理外界刺激(环境、意识形态、趋势等带来的刺激),把外界刺激 整理为信息,根据当前状态和处事原则、价值导向给予回应、反馈。把合作共赢分 为以下几个层次结构 :

本能反应(歪曲真相)

从进化论角度理解,人类大脑由三部分构成,可以简单理解为爬行脑、情绪脑、 理性脑。爬行脑就是最原始的远古脑,爬行脑的脑构造最大功能就是让个体活着, 如同爬行类动物一样,活着就是最大目的 ;可以把卵生动物理解为爬行动物,比如 鸡鸭鹅鱼之类,会发现这些动物为了活着而活着 ;对于人类大脑来说,这部分结构 就是维持机体活着,包括呼吸、心跳、血压等等,类似交感神经与副交感神经功能。 其次就是情绪脑,也是所谓的边缘皮层结构,这部分功能具有感受情绪作用,常见 的宠物狗宠物猫就是这样的哺乳动物,可以认为是胎生动物 ;边缘皮层有杏仁核, 这是保持警戒的"看门狗",比如原始人遇到猛兽时候,边缘皮层发出"或战或逃" 指示 ;情绪感受是这部分结构的典型特征,一个温顺的人可能由于边缘系统的改变 而变得凶狠 ;从进化论看,大脑情绪功能非常重要,这不仅仅是天生就有的喜怒哀 惧基本情绪感受,也不仅仅是为了生活多姿多彩,本质上情绪是对外部环境表达个 体的看法与观点,比如受伤害的人会愤怒,被责骂的孩子会哭泣,被打中的小狗会 汪汪喊叫。人类区别于一般动物就在于大脑进化出了新皮层,即大脑皮层,称之为 理性脑 ;就是这些结构让人类产生了思维能力,也就是所谓的理性,用人类简史说 法,也是人类发展出了会讲故事、会八卦、会欺骗的能力;因此,亚里士多德说,"人 是理性的动物"。

不论是独处还是合作,出现一个刺激,适当的情绪反应是正常的,对于情绪的 掌控能力反映出一个人的基础素养,如果一个人没有基本的情绪觉察能力,根据情 绪单纯的引发本能的情绪反馈,理性意识如果很少或者没有,这属于最低的层次, 基本的本能没有完成超越,例如路怒、失控的暴力行为、过激行为,都是属于此类, 冲动消费、盲目的决策也是属于此类行为,很多营销、洗脑活动都是基于此而设计, 自我意识、独立意识差的人需要加强此方面的强化训练,克制本能的情绪冲动。特 别是与人相处,双方不是很熟悉的情况,如果遇事本能表达,容易造成刻板印象。 情绪反应,很多时候并没有经过意识的过滤,刺激很容易和个体的当时心境关 联,刺激引起心境的归因,激发了一个场景,把大脑中各种类似情况关联起来,积 累的心理情绪能量进而被个体制造出的一个歪曲的真相引领,导致情绪反馈过于激 烈,而不能看见事物的真相,觉察和管理情绪,是合作的第一基础要素。

利己反应(部分真相)

利己即时反应。合作的第二个层次,就是对外界刺激直接反应有适当的情绪控 制,其接下来的反应是对这件事情的价值判断,当事人对于这件事情的评判、定义, 当然会比较笃定地确认我的观点是正确的,然后就是评估这件事情对我有什么好处; 稍微层次高一点会站在我们(很小的团体,有很强连接的人,比如家人)的角度, 我们是正确的,这件事情对我们有什么好处。表现为极强的自我意识,自以为是加 上价值判断,私欲的表现很明显。如果合作对我有什么好处,就会想尽各种办法、 不择各种手段去达到目标,当然外在表现根据个人的修养会有不同的表现,内心肯 定是对于利益暗流涌动,并且要求利益能即可得到反馈,缺乏耐心。

利己延迟反应。这种反应,合作者仍然是唯利是图,但是合作者会比较有耐心, 考虑的事物的发展变化,更愿意全面地看到事情的发展,注重个人的长期利益,有 发展的眼光,但关注点仍然是我,我是正确的,对我有什么好处 ;我们是正确的, 对我们有什么好处。

这种情况基本是人的私欲,和使用了大脑皮层的基本理性,但很多时候,这种 利己主义的视角是狭隘的,看待问题是片面的、短视的。

共赢反应(当下真相)

共赢思维是第三个合作层次,是基于觉察当下真相的,其合作的基础是真诚、 积极乐观。合作双方首要的是建立连接,就是心在场、倾听。

当合作者能够明白双方的各自构建的真相时,如何沟通将会非常重要。沟通的 目的是把"我的"想法变成"你的"想法,而沟通的结果是澄清共同的想法,构建 共同认可的真相。

沟通的理想基础是无条件的接纳尊重、无条件地欣赏、无条件地支持、无条件 地信任、无条件地爱,然而只是理想状态,沟通中的"说"应该注意以下事项 : 连接点。日常的连接点是需要了解他人的背景、角色、职务、性格特点、爱好等等, 从外相、环境、基本行为观察一个人,可以使用大五人格工具(参照"自觉"章节) 有个总体印象,最好能找到一个共鸣点,比如兴趣爱好,最不济是社会热点,总之 应该以对方为中心展开其熟悉的话题切入 ;当然切入正题最好从第三方的角度讲起, 站在他者的角度描述一个事情、故事,这样双方无形中成为一个同盟,如果描述的 事情能故事化就更有价值,故事就是场景,有代入感,大家会在故事中找到情感共振, 让事情生活化。

"说"的错误方式。沟通的过程中,沟通者发心很好,连接得也很好,进展也不错, 沟通的双方进入了状态,一切都向好的方向发展。可是这个时候是容易出现问题的, 常见问题如定性评价、好为人师、不注意边界、试图改变他人等等。比如定性评价, 沟通者开始以自己的视角,自己的价值观、人生观来对某些事情进行评判,贴标签、 分析、甚至下定义,武断地去定性问题,根据自己的行为和动机去接受和反对对方 的想法,破坏沟通的顺利进行 ;还有就是分不清边界,和对方融为一体,不拿对方 当外人,如果对方年纪小或者阅历浅,自己就会逐渐进入老师角色,给人家提出忠告、 建议,甚至试图改变对方的一些观点,这些都是破坏沟通的表现。

沟通的目的是自己的想法成为别人的想法。这是需要谨记的,退而求其次,就 是让沟通有个合作目标,为达成共同契约而努力。

以终为始。并非所有的沟通都能顺利,即使做好很充足的准备,比如心诚则灵、 心灵福至、积极乐观等等,总会有将近一半的沟通并不会按照预期前进,甚至都会 出现一些严重的问题,这个时候,需要谨记不忘初心、以终为始,凡事都有第三个 选择。沟通顺畅的时候我们会忘记目标,有时沟通不顺的时候,更容易忘却方向, 双方可能会在小的细节上较真、斗气、打压,争取各自的心理优势,这是人的进化 本能,需要正确面对,这种场景下还要记得能够跳出局部,或者退让一步,调节视 野的聚焦,从共赢的角度思考问题,会把双方重新拉回到当下。谁先战胜了本能, 谁就先战胜了自己,也是领先了对手,或者会引领对手。

沟通中的细节是举不胜举的,除了合作共赢的大原则,是存在一些技术层面的 手段的,以下方法供参考 :

篇幅原因,详细内容请参考:

合作共赢 - 鸡毛掸子

小结

沟通非常重要,非常重要,非常重要!

  1. 讲明白的基础是你自己非常清楚
  2. 学会组织沟通架构
  3. 沟通需要人在,并且不断训练
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