ONLYOFFICE 自动化工具：宏和 AI 函数如何选择？

ONLYOFFICE 为您提供了两种工具来进行自动化工作：宏和 AI****函数。它们能帮助您节省时间、减少手动操作，从而更高效地工作。

这两种工具都能让您的工作更高效、更智能，但它们的工作原理不同，适用的场景也各有侧重。无论您是需要开发定制化解决方案的开发者，还是希望提升日常办公效率的普通用户，这份指南都能帮您选对合适的工具。

关于 ONLYOFFICE

ONLYOFFICE 是一个国际开源项目，专注于高级和安全的文档处理和协作。全球超过 1500 万用户，是在线办公领域的创新者。

ONLYOFFICE 文档是一套功能全面的在线办公套件，它集成了文本文档、电子表格、演示文稿、可填写表单以及PDF 编辑器，并确保与微软 Office 格式高度兼容。并提供数百种格式化和样式工具，以及多种协作功能。

基础知识

什么是 ONLYOFFICE 宏？

ONLYOFFICE 宏是一种小型脚本，可用于自动化文档、电子表格和演示文稿中的重复性任务。它基于 JavaScript 语言和 Office API，能让您直接在编辑器内完成内容格式化、数据更新和自定义工作流搭建等操作。

如何使用宏：

打开视图选项卡，点击宏。
使用 Office API 编写 JavaScript 代码。
点击运行来执行宏。
脚本会直接操作文档。

注意**：** 从 7.1 版本开始，宏在严格模式下运行。这意味着您必须在使用的所有变量前使用 let 或 const 进行声明。不能使用 window、document 或 a****lert 函数。

示例：为表格行交替着色

复制代码

(function () {
  let worksheet = Api.GetActiveSheet();
  for (let i = 1; i < 200; i += 2) {
    let rowOdd = i,
      rowEven = i + 1;
    worksheet.GetRange(
      "A" + rowOdd + ":S" + rowOdd).SetFillColor(Api.CreateColorFromRGB(138, 181, 155)
      );
    worksheet.GetRange(
      "A" + rowEven + ":S" + rowEven).SetFillColor(Api.CreateColorFromRGB(216, 227, 220)
      );
  }
})();

这个宏可以在不到一秒的时间内为 200 行数据交替着色------如果是手动操作则需要不少时间。

什么是 ONLYOFFICE AI 函数?

AI 函数将 ONLYOFFICE 与 ChatGPT 等 AI 模型连接起来。它们允许您使用提示词来运行 AI 驱动的文档操作，使编辑器能够根据您的要求执行自动化操作。AI 函数是 AI 插件的一部分，该插件自 2.4.2 版本引入。

设置

将 onlyoffice.github.io 仓库克隆到本地设备。
在 helpers 文件夹（sdkjs-plugins/content/ai/.dev/helpers）中编写自定义 AI 函数代码。
根据编辑器类型，将代码放入对应的 cell、slide 或 word 文件夹。
更新 config.js 文件中的 AI 插件版本号，避免缓存问题，例如将版本号从 3.0.3 升级至 3.0.4。
运行 helpers.py 文件。
选中 ai 文件夹（sdkjs-plugins/content/ai）内的所有插件文件，压缩为 zip 格式，并将压缩包重命名为 ai.plugin。
将该压缩包放回 sdkjs-plugins/content/ai/deploy 路径下。
推送更改。
基于此仓库构建 GitHub Pages 站点，具体操作可参考 GitHub Pages 官方文档。
准备自定义应用商店链接：在 GitHub Pages 网址后添加 /store/index.html，最终链接格式为：https://YOUR-USERNAME.github.io/onlyoffice.github.io/store/index.html。
打开 ONLYOFFICE 编辑器，进入插件→插件管理器。
点击插件管理器右上角的商店****</>，输入您创建的自定义应用商店链接。
更新AI插件。

注意**：**如需查看更详细的操作指南，可参考这篇文章。

如何使用AI函数

根据需求配置 AI 服务提供商及对应的 API 密钥。
按下快捷键 Ctrl + /，打开 AI 对话窗口。
输入指令（例如解释这段文本）。
AI 会自动匹配合适的功能并执行操作。
结果将直接呈现在文档中。

AI 函数会记忆对话历史，您可以提出跟进问题或优化结果。若想重新开始对话，按下快捷键 **Ctrl + Alt + /**即可。

示例：添加 AI 批注

使用 commentText 函数，可为选中的文本添加智能批注，具体步骤如下：

在文档中选中需要处理的文本。
按下快捷键 Ctrl + /，打开 AI 对话窗口。
输入指令：解释这段文本。
按下回车键提交指令。

AI 会读取选中的文本内容，生成对应的解释，并将其作为批注添加到文档中。

运行逻辑：

复制代码

// Simplified structure of an AI Function
func.call = async function (params) {
  // 1. Get the selected text
  let text = await Asc.Editor.callCommand(function () {
    let doc = Api.GetDocument();
    let range = doc.GetRangeBySelect();
    return range ? range.GetText() : "";
  });
  // 2. Ask the AI model
  let requestEngine = AI.Request.create(AI.ActionType.Chat);
  let argPrompt = params.prompt + ":\n" + text;
  // 3. Add the AI's answer as a comment
  await requestEngine.chatRequest(argPrompt, false, async function (data) {
    await Asc.Editor.callCommand(function () {
      let doc = Api.GetDocument();
      let range = doc.GetRangeBySelect();
      range.AddComment(data, model, "uid" + model);
    });
  });
};

您可以在此处查看完整的 commentText 函数代码。

为何AI函数更灵活

AI 函数分别调用 CallCommand，这使您可以在文档操作前后执行自定义逻辑。这使它们非常适合 AI 集成------您可以向 AI 模型发送请求，处理响应，然后更新文档。而宏应用将所有操作都封装在 CallCommand 内，这更简单但灵活性较低。

主要区别

宏用于直接的、离线的文档操作。AI 函数用于将 AI 模型与 ONLYOFFICE 集成。

以下是它们的对比：

适用场景选择

选择宏功能的情况

当您需要直接操作文档时

离线工作 - 无需互联网连接。
零成本 - 免费无限次自动化。
直接进行文档操作 - 格式化、数据操作、计算。
结果****一致 - 相同的输入总是产生相同的输出。
快速原型设计 - 编写代码并在编辑器中立即测试。
生产性工作 - 财务报告、合规文档、自动化工作流。

选择 AI函数

当您的自动化需要 AI 函数时

AI 模型集成 - 连接 AI 服务并使用其输出。
文档自动化 - 将 AI 结果直接应用到文档中。
上下文处理 - 处理内容时能感知选区或文档结构。
高级逻辑 - 需要在文档操作前后执行自定义代码的灵活性。

总结

ONLYOFFICE 宏功能和 AI 函数的定位与用途各不相同，核心区别可以总结为一段话：

宏功能用于直接操作文档，免费、支持离线使用，是所有无需人工智能参与的自动化场景的理想选择，适用于文档格式化、数据计算、数据处理和自定义公式编写等任务。

AI 函数用于将 ONLYOFFICE 与人工智能模型集成，它的开发难度比宏功能更高，需要联网且产生一定的使用成本，但却是需要人工智能能力时的最佳选择，适用于内容生成、文档处理和人工智能驱动的文档任务自动化等场景。

ONLYOFFICE 正在持续优化这两种工具，宏功能新增了异步函数等特性，AI 函数也在逐步完善，即将结束测试阶段，未来会具备更高的稳定性和更丰富的功能。同时掌握这两种工具，您就能充分发挥 ONLYOFFICE 的自动化办公能力。

获取 ONLYOFFICE 以使用自动化工具办公

您可以下载 ONLYOFFICE桌面编辑器，或注册协作空间账户，立即体验宏与 AI 功能，感受自动化办公新体验。