excel 处理数据的常用场景之考勤表的制作

文章目录

  • 预备知识
  • 考勤表
    • 效果图
    • 开始制作
      • [1. 首先我们去分析这个表格,我们把它分为三个部分如下:](#1. 首先我们去分析这个表格,我们把它分为三个部分如下:)
      • [2. 开始第一个部分的制作](#2. 开始第一个部分的制作)
      • [3. 开始制作第二部分。](#3. 开始制作第二部分。)
      • [4. 第三部分也是最复杂的,因为会用到几个公式,我这里下面会给出这几个公式的语法。](#4. 第三部分也是最复杂的,因为会用到几个公式,我这里下面会给出这几个公式的语法。)
        • [- if函数](#- if函数)
        • [- vlookup函数](#- vlookup函数)
        • [- countif函数](#- countif函数)
        • [- date函数](#- date函数)
        • [- today函数](#- today函数)
      • [5. 介绍完了,上述的函数之后,我们开始非常重要的第三个模块的表格布局。](#5. 介绍完了,上述的函数之后,我们开始非常重要的第三个模块的表格布局。)

预备知识

数据有效性

我们在Excel中输入数据时,有时候会进行数据有效性设置,可以给我们节约很多的时间,也可以提高输入的准确性。

那么,我们如何进行Excel数据有效性的设置呢?接下来,我通过1个实例,给大家讲解这个原因

1、我们首先打开我们制作好的Excel表格!

复制代码
2、我们设置一下性别,可以不用往里面输入数据,我们直接点击选择"男"或者"女",怎么操作呢?我们选择性别中的单元格,然后,点击【工具栏】中的【数据】的选项卡,再找到【数据验证】的按钮!

3、接着,我们在【数据验证】的弹框中来进行Excel数据有效性的设置,我们需要把数据有效性设置为【序列】,然后,我们在【来源】中输入【男】【女】,中间用【英文】状态下的逗号隔开!(如图所示)

4、这样一来,我们就不需要输入男女了,只需要用鼠标操作选择即可!这样可以节省我们输入的时间!

这就是,基本的数据有效的性的知识,我们下面的图表会用的知识,也就是这些。

excel的图表知识

考勤表

效果图

开始制作

1. 首先我们去分析这个表格,我们把它分为三个部分如下:

2. 开始第一个部分的制作

选中一个区域,然后再开始选项卡中点击合并单元格的操作。

在合并的单元格中输入员工考勤表字样

3. 开始制作第二部分。

这一部分也是一些简单的表格,考勤和员工的查询表,目前,只要按照这个架子,去把表格模型搭起来了,至于表格美化,后期都是可以做的。

4. 第三部分也是最复杂的,因为会用到几个公式,我这里下面会给出这几个公式的语法。

- if函数

语法:IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

解释:

logical_test:这是一个条件表达式,可以评估为 TRUE 或 FALSE。

value_if_true:如果 logical_test 结果为 TRUE,则返回此值。

value_if_false:如果 logical_test 结果为 FALSE,则返回此值。

bash 复制代码
=IF(A1 > 10, "大于10", "小于等于10")

这个公式会检查 A1 单元格中的值是否大于 10。如果是,则返回"大于10",否则返回"小于等于10"。

- vlookup函数

语法 :VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
解释

lookup_value:要查找的值。

table_array:包含数据的表格区域。

col_index_num:在 table_array 中从左到右的列数,返回该列中的数值。

range_lookup\](可选):一个逻辑值,用于指定希望 VLOOKUP 是精确匹配还是近似匹配。通常使用 FALSE 进行精确匹配。 ```bash =VLOOKUP("Apple", A2:B10, 2, FALSE) ``` 这个公式会在 A2:B10 范围内查找"Apple",并返回同一行的第2列的值。 ##### - countif函数 **语法** :COUNTIF(range, criteria) **解释** : range:要应用条件的区域。 criteria:定义哪些单元格将被计数的条件。可以是数字、文本、逻辑值等。 ```bash =COUNTIF(A1:A10, ">5") ``` 这个公式会计算 A1:A10 范围内大于 5 的单元格数量。 ##### - date函数 **语法** :DATE(year, month, day) **解释** : year:年份。 month:月份。注意,这里的月份是从1到12的数字。 day:天。注意,这里的天数是从1到31的数字。 ```bash =DATE(2024, 9, 29) ``` 这个公式会生成日期2024年9月29日。 ##### - today函数 **语法** :TODAY() **解释** : 这个函数没有参数,直接调用即可返回当前日期。 返回值为系统当前日期。 ```bash =TODAY() ``` 这个公式会返回当前系统日期。 #### 5. 介绍完了,上述的函数之后,我们开始非常重要的第三个模块的表格布局。 ![在这里插入图片描述](https://i-blog.csdnimg.cn/direct/fd6dcc0abada4af7923caf4443619a7e.png) 这里我还是把表格分为了三个板块。因为以行做切分,这样也方便表格布局。 ![在这里插入图片描述](https://i-blog.csdnimg.cn/direct/878a1569a7a54938a8e3cff0b9f6b3f0.png) ![在这里插入图片描述](https://i-blog.csdnimg.cn/direct/11cba30819c2495299d970cf1abacf2e.png) ![在这里插入图片描述](https://i-blog.csdnimg.cn/direct/95c9eace231f4cf8a4707b8355a9ff76.png) 其实样式的调整,不是最重要的,重要是,我们要实现考勤表的功能 目前我们需要的功能如下: 1. 出勤记录 员工的出勤记录是考勤表的核心功能。通过在表格中输入员工每天的上班时间和下班时间之一,Excel考勤表可以自动计算员工的工作时长,包括您每天的加班时间。可以根据实际情况需要设置工作时间的计算规则,如是否考虑迟到、早退,。 2. 考勤统计和报表生成 考勤统计是Excel考勤表的重要功能。它可以根据员工的考勤记录,生成其中一个考勤统计报表,如月度出勤统计、考勤异常记录、加班情况分析等。这些报表能够帮助管理员全面了解员工出勤情况,发现问题,优化工作流程,并为薪资计算和绩效评估提供数据支持。 ##### 第一个功能的视线 1. 首先我们要完善整个月份的表格,因为每个月份的天数是不一样的,有点可能是28、30、31天,所以,我们要根据不同的月份,展示出不同的天数。 具体我们要使用的到的函数如下 IF函数 和 DATE函数 ```bash =IF(D7<>"",DATE($C$5,$E$5,D7),"") ``` 我解释一下,上述的这个函数 ```bash IF(D7<>"",DATE($C$5,$E$5,D7),""):这是一个IF函数,用于根据条件执行不同的操作。 D7<>"":这是条件部分,检查单元格D7是否不为空。如果D7不为空,则执行IF函数内的TRUE部分;否则执行FALSE部分。 DATE($C$5,$E$5,D7):这是IF函数的TRUE部分,当条件满足时执行。这里使用了DATE函数来创建一个日期,参数分别是年份、月份和日期。年份来自单元格C5,月份来自单元格E5,日期来自单元格D7。 "":这是IF函数的FALSE部分,当条件不满足时执行。在这种情况下,返回一个空字符串。 ``` ![在这里插入图片描述](https://i-blog.csdnimg.cn/direct/12c4849e458f4f1f999f66f07efe6727.png) 根据上述的图片展示。我举一个例子 假设我们在单元格C5输入了年份2024,在单元格E5输入了月份11,在单元格D7输入了日期1。那么公式=IF(D7\<\>"",DATE($C 5 , 5, 5,E$5,D7),"")将返回日期2024年8月15日。如果D7为空,公式将返回空字符串。 另外当你输入这个公式的时候,发现出现的是数字,这个时候千万不要慌张,因为这个时候,我们要设置单元格格式。具体的操作如下: ![在这里插入图片描述](https://i-blog.csdnimg.cn/direct/1b5fd13bf27140198f4c06942c826f08.png) 目前设置好以后,就是出现的这个界面。 ![在这里插入图片描述](https://i-blog.csdnimg.cn/direct/c7fc1f6519284d98b0dcb15c2c3f6a24.png) 解决了日期显示的问题,我们接下来思考一个月份的问题,相信你们已经看到了,我现在的月份天数是30天,不可能每个月都只有30天。 目前excel使用的策略是 * 我们先获取具体的月份 ```bash DATE($D$6,$G$6,1) ``` * 再根据具体的月份获取指定月份的最后一天的日期 ```bash EOMONTH(DATE($D$6,$G$6,1),0) ``` * 从最后一天的日期去提取具体的天数 ```bash DAY(EOMONTH(DATE($D$6,$G$6,1),0)) ``` * 这里就要体现一定的逻辑了。如果说最后一天提取日期大于 前一个 单元格的日期 ,后面的日期就+1,如果小于前一个单元格的日期就不显示,隐藏 ```bash =IF(AF9

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