在任何项目中，不同里程碑都需要执行不同类型的操作。有些项目需要控制任务的流转，有些需要对更新做出响应，还有一些项目需要在任务之外执行其他操作。
Zoho Projects 的自动化功能正是围绕这些独特的需求而构建的。虽然提供了多种功能，但每项功能都针对特定用途而设计。了解这一点有助于您更轻松地决定何时使用每项功能。
例如，在内容审核流程中，任务会经历从草稿到审核、获得批准，最终发布的过程。在此过程中，必须遵循流程，更新应自动进行，并且需要在适当的时间执行某些操作。
蓝图
当需要控制任务流转方式时，可以使用蓝图。
在内容审核流程中，任务不应直接从"待审核"状态跳转到"已发布"状态。它需要依次经历"草稿">"审核">"批准">"发布"的流程。蓝图确保遵循这一顺序。
它还能确保由正确的用户执行每个转换步骤，在转换前完成所有必要信息，并在转换过程中执行特定操作。
当任务必须遵循既定流程且步骤不可跳过时，蓝图是理想之选。
工作流规则
当需要根据用户操作或时间/日期执行特定操作时，可以使用工作流规则。
当发生某些事件（例如任务的创建或更新）时，工作流规则会启动，并确保任务设置正确。
以上述示例为例，当任务创建时：
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可以将其分配给指定用户
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可以设置优先级
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可以发送提醒
工作流规则并不控制流程，但它们确保每次更改都能得到正确处理。
自定义函数
当需要执行超出标准更新范围的操作时，可以使用自定义函数。
在内容流程中，任务获得批准或发布后，后续步骤可能不仅限于任务本身。团队可能需要在 Zoho Cliq 中通知联系人、更新关联的 CRM 记录，或生成包含已批准内容的最终文档。
自定义函数通过使用 Deluge 执行逻辑来处理这些操作。它们通常通过工作流规则或蓝图转换触发，具体取决于操作发生的时间。以这种方式使用，自动化流程能够保持结构化和目标明确。
这样使用时，自动化就能保持结构化和目标明确。