模型 KJ分析法(亲和图法)

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1 KJ分析法的应用

1.1 KJ分析法在某公司通信科组织改进中的应用

某公司通信科科长注意到科员对工作中的一些问题有所抱怨，但因为工作繁忙，难以召集所有人开会讨论。为了解决这个问题，科长决定采用KJ分析法来搜集科员的意见和要求。具体步骤如下：

收集信息：科长注意到科员们对工作中的问题有所抱怨，他开始记录下这些问题，每个问题记录在一张卡片上，例如"接收机的声音嘈杂"或"查找资料太麻烦"。
初步分组：科长将这些卡片根据内容的相似性进行分组，如将所有与接收机问题相关的卡片归为一组。
归纳整理：科长进一步归纳每组卡片的核心问题，例如，从接收机问题组归纳出需要"给接收机安上罩"。
深入分析：科长将各组卡片暗示的对策进行集中讨论，以揭示更深层次的问题，如根据季节变化调整交接班时间。
制定措施：科长拟定了一系列改进措施，并征求科员的意见进行修改，最终提出具体的改进方案进行试行。
试行与反馈：试行改进措施后，科员们普遍感到满意，这证明了KJ法在解决实际问题和提升工作满意度方面的有效性。

这里展示了KJ分析法如何帮助组织从杂乱无章的意见中整理出清晰的思路，并通过团队合作找到问题的解决方案。

1.2 KJ分析法用于统一团队对用户画像的认知

是在一个产品从零到一的初始阶段，作为交互设计师参与了用户和市场研究，并根据研究结果参与产品定位、功能定义。在确定用户画像的过程中，出现了分歧，用户调研得到的访谈资料繁复，团队成员对用户回答内容的理解不一。为了统一团队的认知并输出用户画像，项目组采用了KJ法。以下是该案例的具体步骤：

前期准备：在开会的前一天，给各位前期卷入的同事发一封会议邮件，说明KJ法的操作流程和最终目的，确保用研、策划、交互同学一起参与，并有时间熟悉自己前面调研的资料。
现场实操：
1. 让参与者坐在会议室中，给每位参会人员发马克笔和便利贴，鼓励他们将自己理解的用户特征信息写在便利贴上。
2. 限时15分钟，让参与用户调研的同事边写边往白板上贴便利贴，然后相互浏览内容，也可以简单交流。
分组讨论：浏览完毕后，可以再让大家补充。一般的KJ法到了上一步就完成了，但为了统一组内对用户画像的认知还需要最关键的一步：讲故事。将分类后的用户特征组合，形成故事，让参与者快速理解和接受用户画像。
故事总结：通过讲故事的方式，将用户特征组合成丰满、立体的故事，使参与者对目标用户有更深刻的认识。最终，可以抽象出三至五个用户画像，并通过故事的方式讲述，根据大家的意见进行调整和修改，达成对目标用户画像的共识。

这里展示了KJ分析法在统一团队对用户画像认知方面的有效性，通过书写便利贴、分类和故事总结，提供了一个整合不同理解和观点的平台。

1.3 KJ分析法用于改善其产品开发流程

一家企业为了改善其产品开发流程，决定采用KJ分析法来收集和整理员工对于当前流程的看法和建议。具体执行流程如下：

收集信息：企业的研发团队成员被邀请参与讨论，他们被要求将对产品开发流程的看法和改进建议写在便利贴上。
分组：所有便利贴被贴在会议室的墙上，团队成员开始根据相似性将便利贴分组，并为每组命名，以反映该组的核心观点。
归纳整理：小组内的成员对组内的观点进行讨论，进一步归纳整理，形成更高层次的分类，并确定每类的关键主题。
分析和决策：团队领导和关键成员根据整理出的关键主题进行分析，找出产品开发流程中存在的主要问题和改进点。
制定行动计划：基于分析结果，团队制定具体的行动计划来解决识别出的问题，并分配责任人跟进实施。

最终，通过KJ分析法的应用，企业成功地从员工中收集了大量宝贵的意见和建议，这些信息帮助企业明确了产品开发流程的改进方向，最终促进了流程的优化。这里展示了KJ分析法如何帮助企业通过团队合作，将分散的观点和信息整合成有组织的洞见，并作为改进决策的依据。

1.4 KJ分析法用于改进教育体系

某市教育部门希望改进当地的教育体系，以提高教学质量和学生满意度。他们决定采用KJ分析法来收集和整理来自教师、学生和家长的意见和建议。具体流程如下：

信息收集：教育部门组织了一个工作坊，邀请了不同学校、不同年级的教师、学生和家长参与。他们被要求将对教育体系的看法和改进建议写在便利贴上。
归类整理：所有便利贴被贴在会议室的墙上，参与者开始根据相似性将便利贴分组，并为每组命名，以反映该组的核心观点，如"课程内容"、"教学方法"、"学校设施"等。
深入分析：然后，教育部门的工作人员对每个类别进行深入分析，找出教育体系中存在的主要问题和改进点。
制定改进措施：基于分析结果，教育部门制定了一系列的改进措施，包括更新课程内容、改进教学方法、增加学校设施投入等。
执行与反馈：改进措施被实施后，教育部门收集了学生和教师的反馈，以评估改进效果，并根据反馈进一步调整改进计划。

这里展示了KJ分析法如何帮助教育部门从广泛的利益相关者中收集意见，整合不同的观点，并形成具体的改进措施，以促进教育体系的优化和发展。

1.5 KJ分析法用于个人成长和职业发展

一名职场人士希望提升自己的职业技能和个人素质，但面对众多的在线课程、书籍和培训资源，感到迷茫和无从选择。他决定使用KJ分析法来解决该问题，具体流程如下：

信息收集：该职场人士首先收集了所有感兴趣的学习资源信息，包括课程名称、书籍标题、培训主题等，并将它们记录在便利贴上。
归类整理：接着，他将这些便利贴按照主题或领域进行归类，如"时间管理"、"公共演讲"、"编程技能"等，形成不同的小组。
优先级排序：然后，他根据个人发展目标和当前需求，对这些小组进行重要性排序，确定哪些领域是当前最需要提升的。
制定学习计划：基于优先级排序的结果，他制定了一个具体的学习计划，包括学习顺序、时间安排和预期目标。
执行与反馈：最后，他开始执行学习计划，并在学习过程中收集反馈，根据效果不断调整学习计划。

这里我们可以看到KJ分析法如何帮助个人从众多选择中整理思路，明确发展方向，并制定出切实可行的个人成长计划。

2 模型 KJ分析法

2.1 什么是KJ分析法？

KJ分析法，也称为亲和图法，是由日本人文学家川喜田二郎于1964年创造的一种信息分析和整理方法。这种方法适用于处理语言或图像类信息，尤其是当信息量庞大且复杂，需要团队成员达成共识的情况。KJ分析法的核心在于从收集到的大量信息中找出相似内容，通过归纳总结，提炼出关键核心内容，从而实现从"梳理现象"到"抓住本质"的过程。

KJ分析法（亲和图法）的操作步骤主要包括以下几个阶段：

准备阶段：确定讨论的议题和目标。选择一个适合讨论的场所。准备必要的工具，如便签纸、马克笔、墙壁或白板等。
信息收集：邀请团队成员参与，包括决策者、执行者等。让参与者将他们的想法、问题点或意见写在便签纸上。
归类整理：将所有便签纸收集起来，然后重新分配给参与者。让参与者根据内容的相似性将便签纸分组，并为每组命名。
分组讨论：在小组内进一步讨论和细化分类。可以对每个小组的内容进行进一步的归纳和总结。
提炼归纳：从每个小组中提炼出核心观点或问题。形成更高层次的分类，并确定每类的关键主题。
形成亲和图：将归纳整理的结果用图形化的方式展现出来。可以用不同颜色的便签纸或标记来区分不同层次的分类。
分析和决策：基于亲和图的展示，进行深入分析。确定哪些问题或观点是关键性的，需要优先解决或关注。
制定行动计划：根据分析结果，制定具体的行动计划或解决方案。分配责任人，并确定时间表和目标。
执行与跟踪：执行行动计划，并定期跟踪进度和效果。根据反馈进行调整，确保问题得到有效解决。
回顾和标准化：在项目或问题解决后，进行回顾，总结经验教训。将有效的方法和流程标准化，为未来的工作提供参考。

当然，KJ分析法是一种灵活的方法，可以根据实际情况调整操作步骤和细节。

2.2 为什么会有KJ分析法？

KJ分析法之所以被创造和发展，主要是为了应对以下一些需求和问题：

处理复杂信息：KJ分析法能够处理大量且复杂的信息，尤其是当信息量庞大且需要团队成员达成共识时。
促进创造性思维：通过收集不同意见、想法和经验，KJ法鼓励打破现状，进行创造性思维，从而采取协同行动解决问题。
整合不同观点：KJ法可以整合来自不同背景、专业领域人员的意见，帮助从多角度审视问题。
支持决策过程：KJ法通过清晰地展示和组织信息，支持决策过程，使决策更加有依据和透明。
应对未知领域：KJ法适用于迅速掌握未知领域的实际情况，找出解决问题的途径。
归纳整理：对于难以理出头绪的事情，KJ法可以进行归纳整理，提出明确的方针和见解。
促进团队合作：通过集体讨论和研究，KJ法有效地贯彻和落实企业的方针政策，促进团队成员间的相互启发和了解。
质量管理：在全面质量管理活动中，KJ法是寻找质量问题的重要工具，帮助制定质量管理的方针、目标和计划。