免费的大批量Excel文档大模型处理数据工具

我们提出了一种可以利用大模型批量对Excel条目做分类、汇总等操作的工具。工具地址：

基于大模型批量分析Excel文件

使用效果如下图所示：

工具使用说明

📋 目录

简介
快速开始
功能详解
使用流程
常见问题
最佳实践

📖 简介

FileProcess 是一个基于大语言模型（LLM）的 Excel 文件批量处理工具。它可以帮助您：

✅ 批量对 Excel 数据进行智能分类
✅ 自动提取文本关键词
✅ 生成文本摘要
✅ 支持多工作表（Sheet）处理
✅ 实时查看处理进度
✅ 导出处理结果

🚀 快速开始

第一步：上传文件

准备 Excel 文件
- 支持格式：.xlsx 和 .xls
- 确保文件第一行为表头（列名）
- 支持多工作表（Sheet）
上传方式
- 方式一：拖拽文件到上传区域
- 方式二：点击上传区域选择文件
  
  ┌─────────────────────────────┐
  │ 📤 文件上传区域 │
  │ │
  │ 将Excel文件拖到此处，或 │
  │ 点击上传 │
  │ │
  │ 支持 .xlsx 和 .xls 格式 │
  └─────────────────────────────┘

第二步：预览数据

上传成功后，系统会自动解析文件并显示数据预览：

📊 多工作表支持：如果文件包含多个 Sheet，会以标签页形式显示
✅ 行选择：点击表格左侧复选框选择要处理的数据行
🔍 全选/清空：使用工具栏按钮快速选择或清空

┌─────────────────────────────────────┐
│ 数据预览 [全选] [清空] │
├─────────────────────────────────────┤
│ Sheet1 │ Sheet2 │ Sheet3 │
├─────────────────────────────────────┤
│ ☑ 列1 │ 列2 │ 列3 │ 列4 │
│ ☐ 数据1 │ 数据2 │ 数据3 │ 数据4 │
│ ☐ 数据1 │ 数据2 │ 数据3 │ 数据4 │
└─────────────────────────────────────┘

第三步：配置处理参数

在右侧配置面板中设置处理参数：

1. 选择大模型

复制代码

┌─────────────────────────┐
│ 🧠 模型选择              │
├─────────────────────────┤
│ 选择大模型: [下拉选择]   │
│                         │
│ 已选择: GPT-4           │
└─────────────────────────┘

点击下拉框选择要使用的 LLM 模型
模型标签说明：
- 🟡 Reasoning：支持推理的模型
- 🔵 Vision：支持多模态（图像）的模型

2. 选择功能类型

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┌─────────────────────────┐
│ 📌 功能类型              │
├─────────────────────────┤
│ (●) 分类  ( ) 关键词    │
│ ( ) 摘要                │
└─────────────────────────┘

分类：将数据分类到指定类别
关键词：提取文本中的关键词（当前版本暂不可用）
摘要：生成文本摘要

3. 配置分类设置（以分类功能为例）

方式一：使用模板

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┌─────────────────────────┐
│ 📁 选择模板              │
├─────────────────────────┤
│ 模板: [下拉选择]         │
│                         │
│ [保存为模板] [我的模板] │
└─────────────────────────┘

从下拉列表选择预设的分类模板
模板会显示：名称、类型（系统/用户）、类别数量
点击"我的模板"查看和管理自定义模板

方式二：自定义类别

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┌─────────────────────────┐
│ 🏷️ 自定义类别名称        │
├─────────────────────────┤
│ [类别1] [类别2] [类别3]  │
│                         │
│ 输入类别名称后按Enter    │
│ 已添加 3 个类别          │
└─────────────────────────┘

在输入框中输入类别名称，按 Enter 键添加
最多可添加 20 个类别
至少需要 2 个类别才能开始处理

分类提示词（可选）

复制代码

┌─────────────────────────┐
│ ✏️ 分类提示词            │
├─────────────────────────┤
│ [文本输入框]             │
│                         │
│ 留空将使用默认提示词     │
└─────────────────────────┘

自定义分类提示词，指导模型如何进行分类
留空则使用系统默认提示词

4. 选择处理列

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┌─────────────────────────┐
│ 📋 选择列                │
├─────────────────────────┤
│ [多选下拉框]             │
│                         │
│ 选择要处理的列（可多选） │
└─────────────────────────┘

选择要发送给 LLM 处理的列
支持多选
如果不选择，将处理整行数据

5. 系统提示词（可选）

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┌─────────────────────────┐
│ ⚙️ 系统提示词            │
├─────────────────────────┤
│ [文本输入框]             │
│                         │
│ 定义模型的角色和行为      │
└─────────────────────────┘

设置系统级别的提示词
用于定义模型的角色和整体行为

第四步：开始处理

配置完成后，点击 "开始处理" 按钮：

复制代码

┌─────────────────────────┐
│ [🚀 开始处理]            │
│                         │
│ 处理中时显示：           │
│ [⏳ 处理中...]          │
│ [👁️ 查看进度]           │
└─────────────────────────┘

🔍 功能详解

1. 数据预览功能

多工作表切换

如果 Excel 文件包含多个工作表，会在顶部显示标签页：

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Sheet1 | Sheet2 | Sheet3
  ↑
当前选中的工作表

行选择操作

单选：点击行首复选框
全选：点击工具栏"全选"按钮
清空：点击工具栏"清空"按钮
跨工作表选择：可以在不同工作表中选择不同的行

2. 处理进度监控

点击"查看进度"或开始处理后，会弹出进度对话框：

复制代码

┌─────────────────────────────────────┐
│ Processing                           │
├─────────────────────────────────────┤
│ 进度: ████████░░ 80% (40/50)        │
│                                     │
│ 统计信息:                            │
│ • 总行数: 50                         │
│ • 已处理: 40                         │
│ • 平均耗时: 2.5秒/行                 │
│ • 预计剩余: 25秒                      │
│                                     │
│ 实时结果表格:                        │
│ [显示已处理的数据和结果]              │
│                                     │
│ [停止] [继续处理] [导出到 XLSX]      │
└─────────────────────────────────────┘

进度信息说明

进度条：显示处理百分比
总行数：需要处理的总行数
已处理：已完成处理的行数
平均耗时：每行平均处理时间
预计剩余：预计完成剩余任务所需时间

操作按钮

停止：暂停当前处理任务
继续处理：恢复暂停的任务
导出到 XLSX：将处理结果导出为 Excel 文件

3. 模板管理

保存为模板

当您配置好分类类别后，可以保存为模板以便下次使用：

配置好类别名称（至少 2 个）
点击"保存为模板"按钮
填写模板信息：
- 模板名称：必填
- 模板描述：可选
- 是否公开：选择是否公开给其他用户使用
点击确认保存

我的模板

查看所有自定义模板
显示模板使用次数
可以应用或删除模板

┌─────────────────────────────────────┐
│ 我的模板 │
├─────────────────────────────────────┤
│ 名称 │ 类别列表 │ 使用 │ 操作 │
├─────────────────────────────────────┤
│ 情感分析 │ 正面负面 │ 15 │应用│删除│
│ 产品分类 │ A B C D │ 8 │应用│删除│
└─────────────────────────────────────┘

4. 结果导出

处理完成后，可以导出结果：

在进度对话框中点击"导出到 XLSX"
系统会生成包含以下内容的 Excel 文件：
- 原始数据列
- 处理结果列（分类结果/关键词/摘要）
- 保持原有的工作表结构

📝 使用流程

完整流程示例

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┌─────────────────────────────────────────┐
│  1. 上传 Excel 文件                      │
│     ↓                                    │
│  2. 预览数据，选择要处理的行              │
│     ↓                                    │
│  3. 选择 LLM 模型                       │
│     ↓                                    │
│  4. 选择功能类型（分类/关键词/摘要）     │
│     ↓                                    │
│  5. 配置分类设置（类别/模板/提示词）      │
│     ↓                                    │
│  6. 选择要处理的列（可选）               │
│     ↓                                    │
│  7. 设置系统提示词（可选）               │
│     ↓                                    │
│  8. 点击"开始处理"                       │
│     ↓                                    │
│  9. 查看处理进度                        │
│     ↓                                    │
│  10. 导出结果到 Excel                    │
└─────────────────────────────────────────┘

分类任务示例

场景：对客户反馈进行情感分类

准备数据：Excel 文件包含"客户反馈"列
选择模型：GPT-4
功能类型：选择"分类"
配置类别 ：
- 正面
- 负面
- 中性
选择列：选择"客户反馈"列

分类提示词 （可选）：

复制代码

请根据客户反馈的内容，判断其情感倾向。
如果反馈是赞扬、满意的，归类为"正面"；
如果反馈是抱怨、不满的，归类为"负面"；
如果反馈是中性的，归类为"中性"。

开始处理：点击按钮开始批量处理
导出结果：处理完成后导出包含分类结果的 Excel 文件

摘要任务示例

场景：为产品描述生成简短摘要

准备数据：Excel 文件包含"产品描述"列
选择模型：GPT-4
功能类型：选择"摘要"

摘要提示词 ：

复制代码

请将以下产品描述总结为一句话，突出产品的主要特点和优势。

选择列：选择"产品描述"列
开始处理：批量生成摘要
导出结果：导出包含摘要的 Excel 文件

❓ 常见问题

Q1: 支持哪些文件格式？

A : 目前支持 .xlsx 和 .xls 格式的 Excel 文件。

Q2: 可以处理多大的文件？

A: 理论上没有严格限制，但建议：

单次处理行数不超过 1000 行
文件大小不超过 10MB
如果数据量大，可以分批处理

Q3: 处理速度如何？

A: 处理速度取决于：

选择的 LLM 模型（不同模型速度不同）
数据行的长度和复杂度
网络连接状况

通常每行处理时间在 20-50 秒之间。

Q4: 可以中途停止处理吗？

A: 可以。点击"停止"按钮可以暂停处理，之后可以点击"继续处理"恢复。

Q5: 处理失败怎么办？

系统会自动重试失败的请求（最多 3 次）
如果某行处理失败，会在结果中标记
可以重新选择失败的行再次处理

Q6: 如何保存常用配置？

对于分类任务，可以保存为模板
模板会保存类别名称和提示词
下次使用时直接选择模板即可

Q7: 可以处理多个工作表吗？

A: 可以。系统支持多工作表，您可以在不同工作表中选择不同的行进行处理。

Q8: 选择列的作用是什么？

如果选择特定列，只有这些列的数据会被发送给 LLM
如果不选择列，整行数据都会被发送
建议只选择需要处理的列，可以提高效率和准确性

💡 最佳实践

1. 数据准备

✅ 推荐做法：

确保第一行是表头（列名）
数据格式规范，避免空行
需要处理的文本列内容完整

❌ 避免：

表头和数据混在一起
大量空值或格式不一致的数据

2. 类别设计

✅ 推荐做法：

类别名称清晰明确，避免歧义
类别之间互斥且覆盖全面
类别数量适中（建议 2-10 个）

❌ 避免：

类别名称模糊（如"其他"、"杂项"）
类别之间有重叠
类别过多（超过 15 个）

3. 提示词编写

✅ 推荐做法：

明确说明分类标准
给出每个类别的判断依据
提供示例（如果可能）

示例：

复制代码

请根据产品评论的内容进行分类：
- "好评"：包含赞扬、推荐、满意等正面词汇
- "差评"：包含抱怨、不满、退货等负面词汇
- "中性"：既不正面也不负面，或信息不足

4. 批量处理策略

✅ 推荐做法：

先处理少量数据（10-20 行）测试效果
确认结果符合预期后再批量处理
对于大量数据，分批处理（每次 100-200 行）

5. 模型选择

✅ 推荐做法：

简单分类任务：选择速度快的模型
复杂任务：选择推理能力强的模型（带 Reasoning 标签）
需要理解图像：选择多模态模型（带 Vision 标签）

6. 结果验证

✅ 推荐做法：

处理完成后，抽样检查结果准确性
对于错误分类，分析原因并优化提示词
保存有效的配置为模板

🎯 使用技巧

技巧 1: 利用模板提高效率

如果您经常需要执行相同的分类任务，建议：

第一次使用时，仔细配置类别和提示词
测试确认效果后，保存为模板
后续直接使用模板，无需重复配置

技巧 2: 优化提示词

好的提示词可以显著提高分类准确性：

具体化：明确每个类别的判断标准
示例化：提供典型示例
结构化：使用列表或表格格式

技巧 3: 分步处理

对于大量数据：

先处理一小部分（如 50 行）
检查结果质量
根据结果调整配置
再批量处理剩余数据

技巧 4: 列选择策略

只选择相关列：只选择包含需要分析信息的列
避免冗余：不要选择无关的列（如 ID、日期等）
组合使用：可以将多个相关列一起选择

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数据隐私：处理的数据会发送到 LLM 服务，请注意数据敏感性
网络连接：确保网络连接稳定，避免处理中断
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无配额限制：免费使用